圖／Unsplash
你有沒有過以下類似的經驗嗎：
覺得事情好多怎麼都忙不完？
學了時間管理法卻總是無法落實？
知道要行動但壓力好大一直拖延？
我也是這樣的人，想做好多事情，但卻一直總是處在在瞎忙的感覺，或是知道要行動卻過於恐懼做不好而無限拖延的狀況，也曾經努力自學工具想讓自己變得更有效率，卻反而變相加重自己的壓力；聽了很多時間管理方法跟技巧，但都還是沒有辦法改善自己的情況。
直到因緣際會下在STI永續人才培訓計畫中，聽到交大數位實驗室創辦人查理的一堂講座《使用Notion管理好個人生活和工作》，我才恍然大悟，在使用工具之前，我們應該先退回一步，先從認識自己開始，問問自己：「你遇到了什麼樣的困難？」
你遇到了什麼樣的困難
發現問題（觀察）>尋找理論方法（認知）>利用工具解決（實作）
「你遇到了什麼樣的困難？」
首先，我們應該先釐清自己遇到的問題是什麼，就像看診時醫生也會先詢問我們的症狀，我們也應該問問自己，覺得可能是哪裡出了問題，或是花一週的時間觀察自己可能是哪個環節覺得卡卡的。
確立問題之後才能夠進一步對、症、下、藥！
「你遇到什麼困難？」根據遇到的問題進一步尋找解決方案
查理舉大家最常遇到的三個困難做舉例：
如果是「目標貪婪」，找尋關於如何「拆解目標＆設定DL」。
如果是「行動拖延」，找尋關於如何「每日待辦＆順序」。
如果是「窮忙退步」，找尋關於如何「每週覆盤」。
重新定義問題之後，這時候再開始找尋適合的「工具」，而不是一開始就直接套用使用工具，否則，很容易就會變成頭痛醫頭、腳痛醫腳的狀況。
💡 釐清問題（觀察）⇨ 尋找理論方法（認知）⇨ 利用工具解決（實作）狀態切分
將大腦分成三個狀態「設計者、執行者、優化者」。
切分成三個角色：設計 > 執行 > 優化
設計一套工作模式，並實際去執行，接著根據個人狀況優化改善。
跟寫一份企劃書、自主學習計畫、Bucket List都有異曲同工之妙。我們有了目標，就要問問自己，具體來說要怎麼做？需要哪些資源？預計會有哪些成效？時間如何規劃？
這樣的好處是，可以讓我們的大腦專心地做好一件事情。最忌諱的是我們東碰西碰，花了很多時間在狀態的切換，而沒辦法深度有產能的完成一件事情，很有可能只是會變成：花了很多時間看起來速度很快，但浪費掉很多時間，或是看起來很努力，但實際效能不高。如果能夠將狀態做有效的切分，將決策、執行、覆盤三件事情拆開來，就能夠更加有條理且效率地運作。
釐清問題以及狀態切分後我們可以發現，「理論」其實是幫助我們「設計」一套好的解決方案，再利用「工具」協助我們「執行」以及「優化」，進一步解決「問題」。
總結
上完課之後有種茅舍頓開的感覺，過往總是直接拿工具亂套用，但卻曾未釐清自己遇到的問題是什麼，查理用很簡單明瞭的方式為大家上了一堂管理生活的通識課，是一堂我認為在使用notion或是任何數位工具之前的時間管理概論課。
適合給總是覺得生活亂糟糟毫無頭緒的你，在解決問題之前，讓我們先一起釐清問題，再進行有效率的行動吧！
【關於講座】
▻講座主題：《使用Notion管理好個人生活和工作》
▻課程講師：蘇鈺程（查理）
▻講師經歷：
- CIA 科系星球｜創辦人
- 數位工具實驗室｜創辦人
- Notion Your College｜共同創辦人
【關於STI永續人才培訓計畫】
▻官網網站：111學年度STI永續人才孵化計畫
▻發起人：何則文
▻主辦方：TYCIA 社團法人臺灣青年職涯創新協會
