目標貪婪?行動拖延?用解決問題的思維管理個人生活!

2022/09/16閱讀時間約 3 分鐘
圖/Unsplash
你有沒有過以下類似的經驗嗎:
覺得事情好多怎麼都忙不完?
學了時間管理法卻總是無法落實?
知道要行動但壓力好大一直拖延?
我也是這樣的人,想做好多事情,但卻一直總是處在在瞎忙的感覺,或是知道要行動卻過於恐懼做不好而無限拖延的狀況,也曾經努力自學工具想讓自己變得更有效率,卻反而變相加重自己的壓力;聽了很多時間管理方法跟技巧,但都還是沒有辦法改善自己的情況。
直到因緣際會下在STI永續人才培訓計畫中,聽到交大數位實驗室創辦人查理的一堂講座《使用Notion管理好個人生活和工作》,我才恍然大悟,在使用工具之前,我們應該先退回一步,先從認識自己開始,問問自己:「你遇到了什麼樣的困難?」

你遇到了什麼樣的困難

發現問題(觀察)>尋找理論方法(認知)>利用工具解決(實作)
「你遇到了什麼樣的困難?」
首先,我們應該先釐清自己遇到的問題是什麼,就像看診時醫生也會先詢問我們的症狀,我們也應該問問自己,覺得可能是哪裡出了問題,或是花一週的時間觀察自己可能是哪個環節覺得卡卡的。
確立問題之後才能夠進一步對、症、下、藥!
「你遇到什麼困難?」根據遇到的問題進一步尋找解決方案
查理舉大家最常遇到的三個困難做舉例:
如果是「目標貪婪」,找尋關於如何「拆解目標&設定DL」。
如果是「行動拖延」,找尋關於如何「每日待辦&順序」。
如果是「窮忙退步」,找尋關於如何「每週覆盤」。
重新定義問題之後,這時候再開始找尋適合的「工具」,而不是一開始就直接套用使用工具,否則,很容易就會變成頭痛醫頭、腳痛醫腳的狀況。
💡 釐清問題(觀察)⇨ 尋找理論方法(認知)⇨ 利用工具解決(實作)

狀態切分

將大腦分成三個狀態「設計者、執行者、優化者」。
切分成三個角色:設計 > 執行 > 優化
設計一套工作模式,並實際去執行,接著根據個人狀況優化改善。
跟寫一份企劃書、自主學習計畫、Bucket List都有異曲同工之妙。我們有了目標,就要問問自己,具體來說要怎麼做?需要哪些資源?預計會有哪些成效?時間如何規劃?
這樣的好處是,可以讓我們的大腦專心地做好一件事情。最忌諱的是我們東碰西碰,花了很多時間在狀態的切換,而沒辦法深度有產能的完成一件事情,很有可能只是會變成:花了很多時間看起來速度很快,但浪費掉很多時間,或是看起來很努力,但實際效能不高。如果能夠將狀態做有效的切分,將決策、執行、覆盤三件事情拆開來,就能夠更加有條理且效率地運作。
釐清問題以及狀態切分後我們可以發現,「理論」其實是幫助我們「設計」一套好的解決方案,再利用「工具」協助我們「執行」以及「優化」,進一步解決「問題」。

總結

上完課之後有種茅舍頓開的感覺,過往總是直接拿工具亂套用,但卻曾未釐清自己遇到的問題是什麼,查理用很簡單明瞭的方式為大家上了一堂管理生活的通識課,是一堂我認為在使用notion或是任何數位工具之前的時間管理概論課。
適合給總是覺得生活亂糟糟毫無頭緒的你,在解決問題之前,讓我們先一起釐清問題,再進行有效率的行動吧!

【關於講座】
▻課程講師:蘇鈺程(查理)
▻講師經歷:
  • CIA 科系星球|創辦人
  • 數位工具實驗室|創辦人
  • Notion Your College|共同創辦人
【關於STI永續人才培訓計畫】
▻發起人:何則文

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    柯盈如
    柯盈如
    成大外文系,喜歡音樂、閱讀,關心教育、貧窮、性別議題,希望能為社會盡一份心力。
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