如何寫出用人主管必看的英文求職信

閱讀時間約 8 分鐘
Let's work out the English Cover Letter.
歡迎來到 Warren 的「工作與生活錦囊妙計」 -- 新手英文求職信寫作重點教學,分享英文求職信寫作重點,讓新手們知道如何站在用戶思維編寫自己的英文求職信並提供寫作英文求職信更多的注意事項。目標是教會新手們掌握英文求職信的寫作重點與技巧以及知道如何提升寫作的效率、持續精進、不踩雷坑。預期新手都能照文章中的重點指示、逐步完成自己的英文求職信;英文求職信寫作教學是 Warren 規劃的職場求職四篇系列教學文之二。還沒看過第一篇「如何寫出用人主管必看的英文履歷」的朋友不妨先透過以下連結先閱讀了解喔。
  1. 第一篇:如何寫出用人主管必看的英文履歷
  2. 第二篇:如何寫出用人主管必看的英文求職信
  3. 第三篇:如何拆解 JD 與面試準備須知
  4. 第四篇:Hunter x Hunter,獵頭過招須知(暫定)

求職信就是自我推薦信

上一篇文章我們提到了英文履歷寫作重點,從如何選用適合範本、如何用條列式、簡潔、七個元素框架以及一頁履歷的方式表達自己過去的學經歷,目標就是要用最直接的方式讓用人主管快速掌握我們的專長與經驗是否符合單位要求。可是,如果有過應徵外商公司的朋友就知道,在投遞職缺的時候除了必要填寫(上傳)的履歷之外,往往還會附加一個不打星號、標示「Optional」的求職信欄位要你填寫。Optioanl 意思是不一定要寫,但我們仔細想想,一間制度完善的大公司不會因為無聊開一個可有可無的欄位出來對吧,所以「Optional」帶來的是更多人性的考驗,一方面讓人有選擇,令一方面讓人感受到情感上的彆扭,陷入寫也不是,不寫也不是窘境,因此煩惱不已。以前 Warren 年輕不懂事也被煎熬過,後來當了主管換腦袋思考後也就頓悟了。因為從用人主管的角度來看,找人除了專業以外,人格特質、工作態度與溝通合作也是重要考量指標。於是有寫跟沒寫在人態度上就有明顯差異、認真寫與隨便寫寫(亂寫、錯字.. )更是感受直接。與其自尋煩惱、浪費時間糾結要不要寫,還不如好好的學會怎麼把它寫好來。以後在我們內心裡要自動幫這個欄位打上星號(必填),要用 100% 態度認真地對待它。
說文解字,求職信的英文原文叫做 Cover Letter,就是我們寫給 HR/招募單位/用人主管的一種自我推薦信(自傳也是自我推薦信的一種)。Cover 本身又有「封面/掩護」的意思,就是 HR 或用人主管在翻開我們的履歷前,應該要先看到的第一份文件,目的幫我們的履歷打前鋒,幫助我們吸引 HR/用人主管的興趣。同時也是代表我們自己寫給用人主管,向他們表達對公司、目標職缺有正確的理解、自身能力的評估與對未來職涯展望的信件。簡單說,求職信最終目的就是成功自我行銷,把自己推薦出去,向用人主管表達:「非我莫屬!」

求職信必須客製化

求職信的寫作方法跟履歷條列式的不太一樣。形式上更像我們手寫信件或電子郵件,所以不需要去糾結複雜或華麗的格式。不過,我們依然可以善用網路資源,一樣從網路搜尋開始,關鍵字「求職信」打上去,目標是找找看有哪些版本看起來舒服、乾淨、容易閱讀可以參考當作自己模板的基礎,也可以順便觀摩欣賞一下網路上一些範例。順便收集一些常見、簡單且優美的語句備用。
通常,一份公版履歷可以投遞給多個職缺,不太需要大改。因為履歷上紀錄的都是客觀不可改變的事實,像是過去的學經歷、工作經驗、獲獎事蹟等。可是求職信就沒辦法了,它是有時間性的、是一種個人主觀的、面向未來,職缺針對性很強的文件,因此我們必須得為每個要應徵的職缺打造不同版本的求職信,結果就是每一封求職信產出過程都是艱苦無比、燒腦啊。所以如何正確運用有效的原則方法,來幫自己更有效率的客製化、加速求職信產出過程就是我們這次要討論的重點了。

知己知彼,百戰不殆

孫武說:「知己知彼,百戰不殆」。是的,要寫好一封求職信真的就跟打仗一樣,只有充分暸解對手跟了解自己,才有辦法成功。動筆前準備工作包含:
  1. 了解目標公司所處的行業別、主要做什麼產品或提供什麼服務
  2. 深入 JD 的工作職責與技術要求,做筆記把關鍵字與自身學經歷關聯起來
  3. 從過去工作經驗找出一個可以被數據量化產出結果的實際案例(時機與實績)

一三五原則

動筆前的 JD 研究與準備工作是每一封求職信最辛苦的階段,素材準備完成後就可以套用「一三五原則」正式開寫了。所謂的一三五原則就是:目標一頁、架構三段, 內容五百字以內。求職信寫作哲學跟履歷寫作基本一樣,「少就是多」,所以目標一頁、內容五百字這兩個原則容易理解。那什麼又是架構三段呢?分別是「好的開頭」、「案例助攻」與「禮貌收尾」。
好的開頭 => 成功的一半
「好的開頭」一定要做好三件事:
  1. 先跟用人主管打招呼
  2. 扼要說明你是誰,你要應徵的職缺以及是怎麼知道這個職缺的?
  3. 簡單摘要一下自己專業經驗為什麼適合這個職缺?
正常來說,我們是不會有機會知道用人主管的名字並且直接寄信到他的信箱的(除非有暗樁),所以目標對象設定寫給 Hiring Managers 就是我們的預設答案。有時候一個積極擴編的單位會同時開好幾個不同類型的職缺,說明一下自己要應徵的職缺內容與自己的專業摘要,可以讓用人主管知道你沒有跑錯棚。另外,已經寫好英文履歷的朋友只需要參考七個元素框架裡的 Profession Summary 就可以了。
案例助攻 => 真實案例強化印象
正所謂道理講得再好,都不如拿出實績來。案例助攻是重點區,所有前面辛苦的分析工作都是為了在這段落把自己的精彩的實戰故事跟職缺關鍵字關聯起來給講通講順。比如說:我們現在想要應徵一個軟體開發團隊的專案經理職缺,專案經理需要主導 SCRUM 開發流程、技術使用 C++ 程式語言與 MySQL 資料庫。我們就可以利用這些關鍵字尋找自己過去擔任專案經理的相關經驗串接起來說明,還記得數字的力量嗎?運用 STAR 原則+數據量化的方式,簡短描述當時的專案背景、自己的角色職責、遇到的困難/挑戰/目標、危機處理,以及經過數據量化的最後結果(千萬不可以捏造數據喔!)。從「案例助攻」中,用人主管看的不只是求職者是否有實戰經驗,同時也在看邏輯思維、組織與表達能力。
禮貌收尾 => 保持正向積極態度
禮貌收尾,好好地向花時間看你求職信的用人主管表達感謝,也可以再次表達自己對這份工作的熱情以及想加入公司一起成長的積極態度。記住,職場上沒有人喜歡跟沒禮貌、無理的人一起合作。最後記得補上自己的聯絡方式喔。
Good habits lead to success.

一樣要幫自己養成好習慣

到目前為止,Warren 已經把英文求職信寫作要點全部交代完畢囉。有跟上的朋友們現在手上都有一份英文求職信成品了吧。好習慣的養成與地雷區跟上一篇有很大共同之處,可以回頭參考上一篇文章。這裡 Warren 只針對差異的部分再多提醒一下:

職缺分類+日期命名保留不同版本

寫過的每一封求職信都要妥善按照職缺類型分類保存,雖然每一封求職信都有時間性、只針對當下某個職缺而生的,卻也是我們燒腦花費大量時間得來不易的智慧結晶。在我們的一三五原則下,也把求職信主要的變化點限制在「案例助攻」區,如此便容易按照職缺類型幫求職信分門別類管理。等到下次又有機會再應徵不同公司或類似的職缺時,就可以馬上直接從自己提取寫過的範本出來參考或直接拿來修改喔。

結語:一樣要學會用戶思維

最後,求職信是幫著我們打前鋒的重要文件,目的就是要讓 HR/用人主管感受到我們的積極的態度、對工作的熱情,並且用實績證明來打動用人主管的心。一份好的求職信一定要經過認真的思考過、生動且注重細節,彷彿我們自己就在用人主管面前講話一樣。所以寫完後一定要換位思考用:「如果我是這單位的用人主管」的眼光在看一次,看看是否夠感受到自己寫的文字傳達過來的情感波動,如果有,那就成功了。願大家都能順利學會,完成自己的英文求職信,繼續為自己的職涯加分。如果看完文章或實作起來有遇到問題,歡迎找我喔!
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