如何寫出用人主管必看的英文履歷

閱讀時間約 18 分鐘
Let's work out English resumes.
這篇文章是 Warren 的「工作與生活錦囊妙計」 -- 新手英文履歷寫作重點教學,結合自己用人主管經驗與多年觀察履歷的變化、分享英文履歷寫作重點,讓新手們知道如何改版升級自己履歷,並以用戶思維也就是用人主管的角度提供寫作英文履歷更多的注意事項。目標是教會新手們掌握英文履歷的寫作重點與技巧、知道要如何避開雷坑。預期新手都能照文章中的重點指示、逐步完成自己的英文履歷;英文履歷寫作教學是 Warren 規劃的職場求職四篇系列教學文之一。
  1. 第一篇:如何寫出用人主管必看的英文履歷
  2. 第二篇:如何寫出用人主管必看的英文求職信
  3. 第三篇:如何拆解 JD 與面試準備須知
  4. 第四篇:Hunter x Hunter,獵頭過招須知(暫定)

萬事起頭難

Warren 也算是資深的工作者了,小時候看過的履歷表是文具店賣的簡式履歷表,當時年紀小不知道這張表可以做什麼用。只聽說找工作的人都要「手寫」履歷表。等到自己畢業開始找工作才發現已經沒人在手寫履歷表啦!流行的是數字人力銀行的制式履歷,使用方式也很簡單,求職者建立帳號後只要照著系統表單的提示欄位逐步填寫,完成後系統就可以幫你排版列印(每個人都是一樣的格式),自傳這個欄位可是當時的魔王關卡,我想有經過這個年代產物的人都會懂的。
至於為什麼找工作需要寫履歷呢?Warren 現在的看法是,對於現代人而言,履歷已經變成一張「工作」身分證了。面對越來越嚴苛的求職環境、層層人事關卡的企業環境。像我們這樣的普通人類面對如此嚴峻的求職環境時,就更需要一份能夠幫你說話、爭取用人主管注意力,進而獲得面試機會的武器... 也就是你的履歷。
既然履歷對於我們是如此重要,要怎樣寫好一份履歷呢?特別是英文履歷,也是我們這次要聊的重點。我想提到英文履歷時,肯定很多人會倒抽幾口涼氣:「天啊,我英文不好,英文好難,一定要英文嗎?」「我是新手剛畢業,完全不知道怎麼寫、要寫什麼?」「我很急,數字人力銀行有樣板,直接套用可以嗎?」... 會有這些疑問都是正常的。Warren 自己的英文也是慢慢磨練起來的,也經歷過新手懵懂無知、只會套樣板、道聽途說的時期,經過不斷學習摸索逐漸成長為能夠編寫自己的英文履歷的老手,而這樣的能力也確實讓 Warren 順利拿到多個外商面試機會與外商工作機會。我敢保證,這是一個絕對學得會的技能。
當然啦,除非你打定主意只找國內的工作,或者像公職,不考慮外商,那麼使用中文或制式履歷就足夠了。不過隨著未來台灣國際化程度提高,國內企業也會逐漸學習外商制度,慢慢要求英文履歷,甚至是英文求職信。所以我們千萬不要處於被動,等到被要求才開始行動。不管你是新手老手,馬上動起來按照 Warren 提供的履歷寫作重點教學開始製作一份適合自己風格的英文履歷吧。

善用網路力量 - 搜尋引擎

我相信你暖身完畢已經準備好要衝了對吧,等等,我們需要策略。要記得千萬不要拿出紙筆或電腦就開始猛寫,因為無的放矢的「亂做」肯定快速達成失敗的最佳途徑。首先,我們要善用網路的力量,讓搜尋引擎來幫助我們,先透過關鍵字「英文履歷」查詢,很快瀏覽一下前幾個搜尋結果頁面,我們的目標是先要找到可以當作參考的範本,不要讓自己從零開始。找範本的時候最好挑選排版整齊,眼睛看起來舒服順眼的版本。新手們往往很容易被各種酷炫排版風格的履歷給吸引,產生「全都要」、「一把抓」、「小孩子才做選擇」的排版陷阱裡,不自覺陷入花費大量時間再研究各種排版技術、風格組合的迴圈裡面,反而忘記扎實的履歷內容才是我們追求重點。(注意!從網路參考格式時不可以抄別人的履歷內容喔)

文書編輯軟體 - Word/Pages

當我們找到順眼的格式範本後,就可以用電腦的文書編輯軟體 Word 或 Pages (Mac) 開始安排自己想要的章節段落與微調舒適的閱讀版型的一些細節,例如行距、字體大小調整。可是你會問:「網路上有好多、好美的線上履歷編輯軟體耶,不用嗎?」同意!線上的履歷編輯軟體也很好,就是要是否符合自己編輯習慣、或是缺少想要功能(或缺字型)、需要額外付費開 Pro 版本、空間容量等問題。電腦裡的文書軟體功能齊全,也是我們最熟悉的操作界面,對於新手們來說也不需要額外投入學習成本與適應時間,電腦文書編輯軟體是最經濟、效益最高的選擇。若未來真的有需求再來評估轉成線上履歷也不遲啊。

善用七個元素框架

寫英文履歷就像蓋房子,萬丈高樓平地起,蓋房子也要先挖地基、建樑柱。所以 Warren 提供七個履歷元素作為寫作框架,這七個元素也是 Warren 一直有在用的元素框架。每個履歷元素都是獨立的,[必] 代表必要元素,是履歷裡面一定要有的元素;[選] 代表選用元素,可以按照自己的狀況選用。元素彼此間的先後排版順序可以調整,等熟悉七個元素框架用法後也可以試著針對自己的特殊需求新增或自訂所需要的元素。針對這七個元素框架的使用方式,簡述如下:
  1. [必] 個人基本資訊:包含你的姓名、電子郵件、電話以及通訊地址。讓 HR/用人主管很快知道你是誰,怎麼稱呼你。當你有機會被評選為潛在候選人時,讓 HR 可以聯繫到你。
  2. [選] Professional Summary:個人專業簡介。如果你是剛畢業的新鮮人,這部分可以先跳過吧。如果你也跟 Warren 已有多年的工作經驗,就可以條列簡述自己過去的工作領域、技術經驗、管理經驗。例如: 網站與視窗程式設計 8 年;資料庫、資料倉儲、數據分析 8 年... 。目的是讓用人主管很快知道你的最擅長的領域以及熟悉程度大概到哪裡。
  3. [必] Professional Experience:個人專業經驗,指的是過去每一份的工作經歷。用一個文字區塊為單位,每個文字區塊單位裡包含過去一份工作經歷,裏面至少要列出任職公司、職務頭銜、工作職責與在職服務期間資訊。用空白行分隔每段不同的工作經驗。個人專業經驗是必須審慎處理重點區域,因為用人主管會從這裡「仔細」觀察你過去的工作內容、產業經驗是否有相關聯、包含你的工作習性與穩定性評估。我們在應徵職缺的時候也可以再對照自身過去的經驗,看看哪些工作經驗最有關聯,這是面試一定會特別拿來問的重點。
  4. [選] Leadership:領導能力。現在公司分工越來越細了,特別是外商。至少把區管理職與技術職區分開來。如果你擔任過管理職有帶團隊經驗就可以在這裡 Highlight 一下。技術職的人也可以寫喔,因為很多資深的技術人員也會有領導角色,像是擔任師傅帶徒弟、帶技術專案負責溝通協調等經驗。要寫的內容包含你當時的任職公司、職稱、職責。千萬不要客氣,通通寫上去。因為具備領導能力的工作者並不多,具備領導能力就有機會幫用人主管省下很多溝通協調的成本,肯定要好好的畫一下重點。
  5. [選] Honors:個人榮譽事蹟。包含過去的得獎獎項、獲獎專利等個人榮光時刻,像 Warren 自己經常代表事業單位去做產品發表、擔任技術論壇演講者的事蹟也會放上來。簡單敘述年份、場合、事蹟項目。不要小看這些榮譽項目,你的創意解決問題能力可以再次被顯現出來,是能讓用人主管在心裡加分,因為像 Public Speaking,專利技術研發都是很珍貴的技能。
  6. [必] Education:教育程度,就是學歷。寫上自己的最高學歷也可以加入次高學歷,包含學校名稱、主修項目、拿到的學位與修課的期間。特別是職場新鮮人,在還沒有工作經驗加持下,主修科系會是主要的印象之一。Warren 以前要找軟體工程師的時候也會考慮剛畢業的新人,因為是做系統研發,就會特別關注資訊工程系,當作重要的條件之一,因為學校的訓練會比其他科系更符合工作單位需求。
  7. [必] Technical Skills:個人技術專長。簡單條列寫下你的技術專長。像 Warren 是從事軟體相關工作的,技術部份會程式設計也會資料庫設計,就會分類把自己熟悉的程式語言與資料庫寫上去。目的讓用人主管很快評估技術專長是否符合用人單位的開發環境與技術要求。非技術職也可以把 Technical 拿掉試著寫寫看。

目標一頁履歷

有時候求職者求好心切,Warren 以前也一樣,不自覺得想要一口氣把所有過去的「豐功偉業」全部交代清楚,一發不可收拾地把履歷越寫越長,搞得好像在寫作文一樣,特別是「自傳」的部分。要注意英文履歷寫作邏輯跟過去我們熟悉的中文履歷不太一樣,也絕不是要拼長度的。英文履歷寫作目標是要在一個頁面把自己交代清楚,所以盡量利用條列式、關鍵字,簡單的詞句的表達方式是絕對必要的。Warren 曾經看過求職者把自己的履歷、畢業證書、論文著作、過去的專案報告書、參賽紀錄、榮譽狀等資料全部集成一份,就算雙面列印出來也是厚厚一大疊。用人主管或許能理解我們「求好心切」的心態,顧及彼此專業背景不同就算認真看了也不一定能在短時間理解「真正的用意」,資料量太多也容易造成閱讀者的觀看壓力感到「阿雜」而選擇全部跳過,浪費了彼此的時間,萬一弄巧成拙反而得不償失。記住!寫英文履歷「少就是多」、「少就是多」、「少就是多」,很重要所以講三次。

追求目標也要保留彈性

「可是 Warren,我就是經驗太豐富了(做過很多工作),一頁真的塞不進去怎麼辦?」恩!一頁履歷絕對是我們要努力的目標。按照 Warren 當用人主管的經驗,單位開缺招募的時候已經十萬火急了,很不得立馬天降適合的候選人直接 onboard。為了找到適合的對象,只能以量取勝,期望量變產生質變。所以招募期間每天要看幾十個候選人的履歷都是正常的,每個候選人最多平均也只能分配到 1~2 分鐘。所以兩頁的履歷還是可以接受的(三頁以上就真的母湯,太多了)。為了更好達成一頁履歷的目標,也可以試著用以下三個方法調整看看:
  1. 只列出與目標職缺相關的工作經歷。凸顯最關聯、最重要的工作經歷是明顯優勢,缺點也很明顯,你的履歷會看起來很「跳躍」,也會很容易被問「消失的那幾年」去哪裡了?XD
  2. 改變履歷排版或版型,例如:移除佔據大量空間的排版元素(圖片/縮排)或是縮小文字、改變行距或改用 compact 字型來增加行數。英文字體大概在 10~11 點還可以有不錯的閱讀效果,不能再小了,要考慮用人主管的眼睛。使用小於 10 點以下的字型或過於緊密的排版也會讓人產生閱讀困難。
  3. 保留所有工作經歷,把距離現在太遠的,例如:五年以上的工作經歷,改以簡單條列出公司、職稱、期間即可,職責等細節就直接省略掉。這是一個折衷的辦法,我會建議優先選擇這個方案。
寫英文履歷的眉角就是整握技巧多練習,每次邊修完畢就回顧一下寫作原則是否有被正確滿足?隨著寫作次數經驗增加,不斷總結自己的想法,精煉自己的遣詞用字,最終達到一頁履歷的目標。

Rich your resume

豐富履歷小技巧

還有一種狀況也很囧,就是內容太少很乾!例如剛出社會新鮮人或者換工作經驗較少也會造成一頁都寫不滿的困擾。頁面看起來空空的也不行,硬寫一些與工作無關的經驗也不會加分,此時就可以運用小技巧來幫助自己增加履歷豐富程度。

善用數字點亮成就

數字有一種神奇的力量,可以讓原本平淡無奇的論述變的一鳴驚人。所以我們可以在原本的工作經歷區塊內再增加一小段 Archivement 小節,並且善用數字的力量說明在這個職位服務期間你所獲得的重要成就。比如 「Warren 曾經主導過一個工廠測試段效能改善專案,利用重組產線物理架構與應用軟體平台提升了產品近 50% 的測試效能,把原本 260 秒的測試時間降低為 150 秒」 相較於 「 Warren 執行了一個改善專案提升了工廠測試效能」。你看前面的論述,加入數字後的加持後,是不是看起來更具體更有感覺?尤其是數字超越一班人的認知後,更會讓人驚呼,想知道更多細節對吧。所以仔細的把自己過去開發過的突破性的產品或執行過的專案效益寫下來並且善用數字量化,也能讓用人主管感受到你強大的企圖心與戰鬥力。不過也要記得,引用數據應用時一定要確認一下真實性,切勿就造假灌水,因為公司 HR 多少都會做 Reference Check 來詢問求職者的經歷真實性與主管評價。一但被發現「名不符實」而失去一次機會事小,個人品牌因此嚴重受損就得不償失了(永遠記得業界很小,要留一點給人探聽)。

配合職缺增加佐證資料

一頁履歷永遠是我們的目標,也是我們最早會提供給公司企業的主要文件。其他資料像證明文件、論文報告等都可以先歸類為佐證資料。當我們的履歷成功抓住用人主管目光並為帶來下一步的面試機會時,有時候用人單位也會有所謂的「內規」需要求職者提出更多佐證資料來進一步了解求職者。就像 Warren 以前招募機電整合人才的時候,因為現場電力施工的需求,就會特別請求職者提供技術證明,讓我們確認求職者符合技術資格,避免工安事件發生;又或者你跟 Warren 一樣有豐富的專案與產品管理工作經驗,未來規劃想找專案主管或技術專案主管的職缺,就可以先把過去執行過的重要專案清單、角色、職責等資訊先整理好,另外製作檔案存放維護,當有用人主管提出佐證資料要求時,就可以再提出給用人單位作為參考。

Good habits.

幫自己養成好習慣

到目前為止,Warren 已經把英文履歷寫作的重點交代完畢了。如果你也有一步步扎實的照上述的步驟執行,恭喜!你已經獲得一份屬於自己的英文履歷了喔。接下來就可以把手上這個版本當作公版正式保留下來以便日後維護。就像軟體工程師要定期維護程式碼一樣,英文履歷的後續進版或分支版本也都可以用這個版本為基礎下去修改。接下來 Warren 想再提醒幾個好習慣,可以幫助我們更好的維護自己的履歷。

每年都要更新

我們的履歷就像一間房子,每隔一段時間就會需要重新油漆裝修,或者家具汰舊換新改變屋內的擺設。所以每半年就留點時間幫自己進行工作覆盤,也順便增修一下自己的履歷。原則上 Warren 是不鼓勵一直跳槽啦,但是我們需要為隨時可能出現的更好機會做好準備。

日期命名保留不同版本

前面提到維護履歷也要像維護程式碼一樣有進版(Version)與分支(Branch)版本的概念,我們不用特地去弄一個版控軟體,只要簡單的利用檔案命名方式來做區隔,例如:Warren 分支了一版履歷要給 ABC 公司的 XYZ 職缺的話,就會把檔案命名為 20221028_Warren_Resume_ABC_XYZ.doc,利用日期、關鍵字、分隔符號區隔開來,保留增修紀錄方便搜尋管理,隨著時間累積,也可以看出自己進步成長的軌跡。

親朋好友來相助

有時候當局者迷,會突然感覺「我不知道自己寫得好不好?沒什麼信心?」會有這樣的疑問這是正常的,如果不會感到不好意思的話,找親朋好友來幫忙 Review 也是不錯的 Idea。特別是找有擔任過主管職務、有招募經驗親朋好友。切記,千萬不要拿給你現在的同事還有現任主管,此舉肯定會觸動他們敏感的神經,認為你可能有要落跑的意圖,而造成不必要的流言蜚語或困擾。

PDF 寄出前檢查再三

找到心儀的公司與職缺後,在確定要寄出履歷給求職公司前,一定要再三檢查。確認是否有錯字,或者語意不通順的詞句。利用線上翻譯軟體來幫你二次確認是很好的方式,有錯別字、文法問題的話軟體也會幫建議修正,也能對照看翻譯後的結果是否有詞不達意,或者超乎自己的非預期結果?及時發現及時修正。寄出去的版本要使用 PDF 檔,能提供更好的閱讀體驗。除了可以大幅降低檔案大小、避開電子郵件附件上限的好處外,還可以讓 HR 與用人主管不會遭遇編輯器相容性問題,導致你辛苦編排的格式跑掉、或字型不支持產生亂碼的窘境。
Avoid traps.

避開迷人的陷阱

現在我們已經理解英文履歷有順應潮流趨勢、本土商外商都兼用的好處。更能凸顯求職者在專業度、邏輯思維與語言能力的差異。再關注以下幾點注意事項,會更有效率。

絕對不要貼照片

傳統的中文履歷都會附有照片,大家習以為常。但是只要外商職缺,不管是美洲、歐洲或其他地區的外商,千萬記得不可以把你的照片附在履歷上。不是照片帥不帥,漂不漂亮的問題。而是外商對這部分有嚴格的要求,不希望有招募過程出現「以貌取人」的問題發生,導致求職機會不公平的現象發生。

不需要寫英文自傳

自傳對英文履歷來說是沒有必要的,這點也跟中文履歷衝突。而且寫自傳對求職者更是一種困擾,很多人因此不自覺把自己家裡狀況鉅細靡遺全盤拖出,用人主管看了著實也感到尷尬(或倍感同情?!)。這些與你的工作不相關的私人資訊就會變成干擾求職的雜訊,影響到用人主管的判斷。

不需要花俏的排版

Warren 同意華麗的履歷排版有可能會在第一瞬間吸引眼球,覺得這位求職者怎麼這麼有辦法把履歷做的這麼漂亮而感到讚嘆不已。不過,對於有經驗的用人主管來說,反而會自動忽略掉這些華麗排版專注在你的履歷內容上,與其花費大量實在研究排版的技術活,不如把時間投資在如何豐富履歷的質量上可以獲得更多,對不對?

不需要艱深的單字/文法

Warren 有看過一些網路上的建議,讓求職者琢磨用哪個單字比較「適合」、「專業」,這也是沒必要的。大道至簡,能用簡單的詞句就把話說清楚的英文,就是好英文!我們的目的是把話說清楚,讓用人主管更快掌握你的原意,而不是出題要考用人主管的英文程度。

Conclusion

結語:學會用戶思維

英文履歷是要幫助我們取得 HR/用人主管的注意力,進一步爭取到面試機會。所以一定要具備用戶思維,要學會站在用人主管的角度來思考。要深入了解為什麼一頁履歷、版面舒適、簡潔用字的英文履歷這麼重要?因為 Warren 深知擔任用人主管期間要海選找人是多辛苦... 所以學習如何讓用人主管用最短的時間,最省力的方式了解你就成了必修的功課。 Warren 在這裡也提供過去用人主管經驗來幫助大家更好的建立自己的英文履歷。願大家都能順利學會,完成自己的英文履歷,為自己的職涯加分。
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