年後上班第一週，祝各位開工大吉。今天滑 Facebook，一堆人都還沒回到工作崗位，外頭天氣舒適、萬里無雲，真是不適合上班的日子啊，中午忍不住跑去散步、用餐，嚴格說來，我今天整天除了一個簡短例行會議，並無其他事。
按原先日程，今天要檢查並發兩篇稿子給媒體，寫幾封需要思考的工作信給客戶，理應是得忙整天，不過我在大年初七就把工作做完，今天空出來的時間，就待在 LINE 上，等候客戶有問題 cue 我討論，晚上不必加班就打電動。
能把工作消化完，不僅是因為提前做，其實去年以來，我在工作上培養了一個新習慣，我甚至覺得，只要把這件事做好，一個人工作的確能當多人用（不是鼓勵，但忙人需要），降低工作焦慮感。這個習慣真的一點都不特別、不創新，而且難度很低，透過這篇要跟各位分享，那就是電子郵件的「預約寄信」，除了 Microsoft outlook、Gmail，在去年 8 月，Mac 內建郵件也跟進預約寄信功能，只要把信寫好，決定何時寄出信件即可，有沒有很簡單？一剛開始，別人以為我有多勤奮，早上 8 點就在寄信，久而久之小把戲就被看穿。
預約寄信的好處太多了，幫助最大的一塊就是掌控時程，沒有辦法在工作上掌控時間的人，最終就會被時間追著跑，相信很多人都碰過，明明是要交辦出去的工作，卻忙到無法交辦，通通卡在自已身上一團亂，只要花一點時間預約寄信，效率會瞬間提升好幾倍。
哪種情境「預約寄信」會讓效率提高？
如何使用「預約寄信」功能就請諸位自行 Google，應有很多教學，有人誤以為預約寄信是想到什麼工作，就打在信上寄出，如果要確認的訊息很簡單，在 LINE 群組 or Messenger 就能確認清楚，那便不用寄信，另外，過於複雜的工作或溝通，也不宜只用信件確認。
「預約寄信」是把時間掌控權奪回來的最佳良方，我認為有 3 種情境最合適使用：
第一：每週例行公事
我每週固定有 3-4 個客戶例會，通常我會在每個星期日傍晚檢視隔週工作，並把該週要執行的工作重點列出，預約信件於週一早上 9:00 寄給每組客戶，這樣客戶在一週的開始就立刻能掌握一週工作重點，看起來是小事，但能省去很多潛在溝通問題。
第二：被河蟹掉的工作
有些工作在不同管道上被交辦（e.g. 老闆口頭說、LINE 群組討論等）資訊散落四處，透過訊息提醒卻久久未果，最後甚至被忘記，這時就能錯開訊息提醒的時間，以「預約寄信」方式提醒對方，如此一來，也不用擔心群組訊息被洗掉、往返間誤解訊息等，透過信件也能讓收信者有時間消化、回想被交辦的工作，若自己是 PM or 控管時程的人，也不用懸著一顆心擔心資訊沒對接好，畢竟能做的都做了。
第三：用預約寄信讀空氣
假設你的合作對象是朝九晚五的上班族，碰到週末，自動呈現半失蹤狀態，這時請暫時別再奪命連環傳。我曾經在處理一篇重要稿件，隔週一就要發布，急需客戶確認之時，客戶就在 6 點兩手一攤淡出群組，7 點整打了喝酒的限動。
由於我是屬於工作焦慮型的人，像是這種狀況，在過去我會思慮很多，甚至會把「確認稿件」的事情掛心到週一，但若提前寫了預約寄信，週一早晨再溫馨提醒一下客戶，便能分擔自己的焦慮，換句話說，瑣事繁多之下，我也能避免自己忘記。
預約寄信，其實就是你的無限分身。
回到文章開頭提及的，在週一的早晨，我的預約寄信匣就有 5 封信寄出，寄出前我會再看一眼，接著邊吃早餐邊看今日大事，從科技線看到娛樂線（宋仲基居然火速結婚還要當爸），下午邊思考明後天的工作，一邊專心回覆客戶在收信後，需透過 LINE 討論的訊息，同時也有預留時間給需緊急處理的事。
假設我在週一才開始準備寄信或 LINE 轟炸確認，想必會變成手忙腳亂的開工日（:P）從今天起，請各位務必試試「預約寄信」的效果，用自己的分身幫自己提高工作效率，成為時間管理大師吧！
