資訊處理｜儲存格分佈對齊，3個進階使用方法
閱讀時間約 5 分鐘
「商業簡報只等於好看專業的投影片」其實是一種誤解，我在各地的跨國銀行、企業的親身經驗，在需要討論細項、數字的時候，簡報的載具也會混有試算表來作靈活運用。單一地強化投影片的技巧，就忽略了實戰中商業機構的需要。相對起投影片強調空間運用，上班族在預備試算表的時候，內容更容易出現密麻麻、難以快速看清的情況。這一次我們就來探討一下，在經典的靠左靠右設定以外，分佈對齊如果令內容更易讀。
投影片可以透過視覺化，闡述抽像的概念；相反試算表透過畫面滑動，有相對更大的內容面積，可以承載更多的數據和內容，加上可以內嵌函數算式，更容易表達商業邏輯。需要細緻層次討論的簡報，因此就會運用試算表於討論計算邏輯、分析原生數據、追蹤細項進度、記錄商業案例等用途。
試算表中的對齊設定(Format Cells > Alignment > Horizontal Alignment)中有一項選擇為Distributed (Indent)，是以空格為條件，平均分割儲存格的內容，直到左右兩端。最常見的基本應用，就是平衡不規則長度的名詞，例如是個人名字或是地方名，「香港」、「新加坡」、「馬來西亞」長度各不同，靠左排未必是最好，採取分佈對齊可以減壓當中的差異：
Distributed (Indent)中Indent的意思，不是從左面或是右面，而是同時從左右兩面縮排，遇上密集內容的時候，這個設定可以協助建立內容與邊框之間的距離，透過留白營造呼吸的空間。
談過了基本的用途，以下將會為大家介紹，三種分佈對齊的進階應用情境。
進階應用1：選擇性分割內容
分佈對齊是無差異地，每一個在儲存格中出現的空格，也會觸發分割和分佈，例如是「馬 來 西 亞」當中有三個空格，就會分佈成四個部分。你可能會在想，要是原本的內容有多於一個空格，例如是「二零二三年 二月十六日 星期四」，如果只是想分佈成二，亦即是「二零二三年 二月十六日」與「星期四」兩部分，這種選擇性的分割方式，又該如何做到呢？
這時候我們先來認識一個惱人的存在：Non-breaking space (Windows中是CHAR(160), Mac則是CHAR(202))本意是防止內容自動跳行，看上去是個普通空格，但是又不能透過TRIM、CLEAN等函數公式移除，在數據處理上經常會令上班族頭痛，像是擦不掉的空格一樣。
當然，現在我們了解到non-breaking space的代碼，就可以輕鬆地利用SUBSTITUTE公式把它換掉；然而，要是我們反方向來想，non-breaking space看上去是空格，但又不是個空格的特性，不正正是選擇性分割的解決方法嗎？把不想分割的空格換成non-breaking space，用來避過無差異的分割不就可以了嗎？
把上期實戰題的銀行名稱與市值拿來做個例子，就可以說明如何做到：
值得一提的是，分佈對齊只是影響儲存格內容的顯示方式，如果你把行的寬度拉大，分佈會作自動調整，所以要做到數據標籤的左右對齊，還是需要依賴上一次教學的自訂函數呢。
進階應用2：斜向分割儲存格
處理和顯示大量數據，表格都是常用的方法，然而為了壓縮空間，我們會用上斜向分割來標出行與列的內容：
分佈對齊，其實能讓你輕易做到更好看的斜向分割方式呢。再次找來non-breaking space幫忙，充當空格的代替品，例如在第一行，以non-breaking space與「產地」作為內容，兩者之間加上一個普通空格，分佈對齊便會針對這個空格來進行分割，non-breaking space變成靠左出現，「產地」則會變成靠右出現，而因為non-breaking space長得像空格，整個第一行看上去就好像是只有靠右的「產地」二字一樣。
採取CHAR(10)強制分行，並運用同樣的道理來設定第二行，只是方向是相反的，令「年份」最終成為靠左顯示。處理好第一及第二行的內容，記得啟動wrap text以及分佈對齊，效果就已經很接近了啊！
儲存格的透框設定，有些人會以為只能夠控制上下左右四邊的邊框，其實它也可以影響儲存格內的斜向線條。在已經設定好「產地」和「年份」分佈對齊的儲存格上，選擇從左上往右下的斜線，就可以達到想要的斜向分割效果。
進階應用3：連結按鈕更好用
在試算表中，我們可以自訂儲存格的連結，好像是連接到外部文件、同一文件的特定地方、外部網址、甚至是電郵地址等。自訂連結完成後，文字內容下方便會出現橫線以表示連結。
然而，就如普通互聯網連結一樣，你必須按到連結的文字，才能夠觸發連結。運用分佈對齊的設定，你就可以把這個儲存格輕易轉化成按鈕，而不需再另外再畫形狀，甚至是插入macro的按鈕。做法其實很簡單，只需要把儲存格設定為分佈對齊便可，一步到位，方便在簡報時更容易按得到連結，過程更為順暢。
結語
分佈對齊的設定簡單，卻可以在不同的實戰情境發揮到作用，無論你是想選擇性分割內容、斜向分割儲存格、或是建立連結按鈕，把實用的工具學會了，應付辦公室簡報自然有多一道板斧。
我的第一本簡報書「全圖解！避開99%簡報地雷：職場商業簡報實戰懶人包」現已在台灣、香港、新加坡、馬來西亞各大實體書店有售，電子書版本亦已經在各大平台上架。
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人人也說要大圖大字，簡報是否只有一個模式？
在企業框架內、上司要求下如何發揮設計創意？
我不想聽「你要這樣做」，我要知「為什麼」！
遙距簡報的世代，設計上又有什麼雷區要避免？
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