試算：照亮你的帳務盲點
這裡是小新讀book，小弟會不定期分享會計知識、閱讀心得與投資理財相關文章，希望文章內容能夠作為一個「起點」，帶領有緣的朋友們進一步思考與閱讀，讓自己的思維更加地豐富唷！歡迎大家按下「追蹤」按鈕，就不會錯過最新的文章囉。另外喜歡觀看影片的朋友，歡迎訂閱Youtube頻道小新讀book，希望我們在學習的路上可以共同成長。
先前的文章我們介紹了登帳與過帳，還沒看過的朋友可以參考這篇文章：期中會計程序：登帳與過帳｜日記簿｜分類帳。
本文要來談談試算。正式介紹前，請大家先想像一個情境。假設你是一位商人，你的生意非常好，每天有許多交易需要處理，帳目也變得越來越複雜。當一年即將結束時，你需要製作報表來評估你的生意狀況，但你不能確定之前所有的交易記錄和帳務處理是否正確，這時候你就需要「試算」這個方法了，它就像是一個探測器，可以初步探測哪些帳目可能有錯，讓我們在製作報表前修正可能的錯誤。
試算的內容原理
在這裡，我們運用了「借貸法則」的原理來執行試算的動作。借貸法則是「有借必有貸，借貸必相等」。因此，我們可以得知，先前作帳的所有帳戶的借方總額會等於貸方總額。循著這個原則，讓我們進一步思考：
- 借記的科目裡，其實有兩種可能：一種是正常餘額本來就是在借方的科目，例如現金；另一種是正常餘額為貸方的科目，例如應付帳款。舉例來說，像我們歸還欠別人的帳款時，分錄就是借：應付帳款，此時應付帳款就會出現在借方的科目中。
- 同樣的，貸記的科目也有兩種可能：一種是正常餘額本來就是貸方的科目，例如薪資收入；另一種是正常餘額為借方的科目，例如現金。用我們剛剛所舉歸還別人欠款的例子，分錄就會是貸：現金，此時原本正常餘額是借方的現金，就會出現在貸方科目了。
- 我們做簡單的移項後，可以得出一個結論，就是借餘科目餘額合計數會等於貸餘科目餘額合計數。
試算表的樣貌
有了這個結論後，我們就可以列出各個會計科目及其餘額，並按照借貸方分別列示金額，接著我們可以試著計算借方與貸方餘額的總數，並檢查它們是否相等。上面所列出的內容就是「試算表」。
我們以先前影片中提到的春日公司為例，來說明試算表的內容。以下是春日公司發生的三筆交易經過帳後的分類帳資訊。
首先，我們計算各個分類帳的餘額，接著填入表頭相關資訊，包括公司名稱：春日公司、報表名稱：試算表、及日期欄位。需要注意的是，試算表所列示的是各個會計科目的借貸方「餘額」，所以是一個「存量」的概念，描述的是「特定時點」的金額狀態，因此，在填寫日期欄時，需要填入特定日期，而非一段期間。
此外，分類帳會按照資產負債表與損益表的順序排序相關帳戶，因此在試算表中，我們也會依據這樣的帳戶順序排列，並依序填入各會計科目帳戶的名稱與對應的借貸方餘額。
最後，我們需要分別計算借方餘額合計數與貸方餘額合計數，若兩者相同，你應該就能稍微放心了，表示這些帳務處理「應該」是沒問題的。
試算的功用：發現影響平衡的錯誤
要驗證帳務處理是否正確的一種方法是從頭檢查交易分錄、登帳與過帳的內容，但這種方法很花時間。相較之下，我們通常會採取一種簡便的做法，就是將所有科目及其餘額列出來，並檢視借貸餘額是否相等。如果借貸餘額相等，也就是達成平衡，那麼我們可以得到一個初步結論：帳務處理應該是沒有明顯錯誤。請注意，這裡說的是「應該」而非一定，因為在少數情況下，試算表雖然平衡，但仍可能存在某些錯誤，這個問題稍後會提到。
既然「試算」是依據借貸法則所發展出的驗證程序，那麼它能發現的勢必是影響平衡的錯誤。哪些原因可能會導致借貸不平衡呢?
- 第一種情形是登帳時產生的錯誤。這表示在日記簿中記載分錄時，登錯金額。例如，應該是借記現金50,000元；貸記薪資收入50,000元，卻不小心錯誤地記錄成借記現金5,000元；貸記薪資收入50,000元。
- 第二種情形是過帳時產生的錯誤。例如在過帳時應該將某筆交易過到薪資收入科目的貸方，但不小心過到了借方；或者應該將交易過到現金科目借方50,000元，卻不小心記成5,000元，又或者發生遺漏或重複記錄等錯誤。
- 第三種情形是分類帳內容計算錯誤。也就是在計算分類帳餘額時不小心算錯了。例如在計算下面這個現金分類帳時，正確餘額應該是49,500元，但不小心算成了49,950元。
- 第四種情形是分類帳抄錯。例如金額抄錯、借貸方抄錯，或是漏抄了某科目的餘額。
- 第五種情形則是試算表中借貸方金額加總錯誤。
在日常的會計帳務處理中，由於人類的思考和計算並不像機器一樣精準無誤，較容易犯錯。這些錯誤可能出現在登帳、過帳、試算等程序中，並且會導致借貸不平衡。因此，試算可以協助我們及時發現影響平衡的錯誤，從而確保會計記錄的準確性和可信度。
借貸不平衡時的揪錯方法
如果很不幸地，最後試算的結果不平衡，那該如何揪出錯誤呢?既然帳務處理的正常流程是：登帳、過帳、計算分類帳餘額以及最終的試算。如果試算結果出現不平衡，可以考慮按照這個流程反向檢查回去，以幫助找出錯誤。
- 第一步是重新檢查試算表。再次計算試算表借貸方金額是否正確，如果仍然不平衡的情況，再進一步計算差額，這個差額可以提供尋找錯誤的線索。
- 第二步是檢查各分類帳餘額抄寫至試算表的過程是否正確。如果某科目餘額剛好與借貸方差額相同，有可能是重複抄寫了。如果某科目餘額剛好是差額的一半，則有可能是借貸方弄錯了。
- 第三步是重新計算各分類帳的餘額，並檢查它是否與試算表相符。
- 第四步是檢查過帳是否正確。這與第二步的檢查方式類似，需要比對差額，檢查是否有重複過帳或借貸方金額過錯方向的情況。
- 第五步是檢查登帳是否正確。這包括檢查日記簿中每個分錄的借貸金額是否相同，以及核對會計憑證登載至日記簿的內容是否正確無誤。
借貸不平衡時常見的錯誤型態
在以上的過程中，我們利用試算表借貸方的「差額」搭配可能的錯誤態樣和歷史經驗，可以歸納出下列幾種常見的錯誤型態：
- 第一種錯誤型態是當差額能被2整除時，有可能是某科目的借貸方向錯誤。例如，現金分類帳中應該是借記X元，但卻眼殘貸記為X元。這將對試算表產生什麼影響呢？首先，借方金額會少記X元，而貸方金額會多記X元。將兩者相減後得到-2X元，它剛好可以被2整除。在登帳到試算的過程中，可以通過檢查X元的數字以確認是否存在借貸方向的錯誤，並進行修正。
- 第二種錯誤型態是某一方遺漏或重複的情形。在登帳到試算的過程中，可能會出現遺漏或重複的情況，如漏登帳、漏過帳、漏抄寫，或是重複登帳、重複過帳、重複抄寫。這種情況下，差額就會恰好是出錯項目的金額，此時可以尋找與差額相同的金額，並進一步檢查是否出現了遺漏或重複的情形。
- 第三種錯誤型態是「換位」的錯誤。所謂的換位就是相鄰的數字填顛倒了，例如將6,300寫成3,600，兩者相減為2,700，恰好可被9整除。
- 第四種錯誤型態是「移位」的錯誤。移位是指數字多一位數或少一位數的情形。例如，6,300寫成630，這樣做會導致差額為5,670，這個數值也剛好可以被9整除。
- 若找不到上述錯誤型態的情形，那麼差額很可能就是單純的計算加總錯誤。
試算的限制
試算可以幫助我們發現借貸不平衡的錯誤。但卻無法發現不影響借貸平衡的錯誤。例如：
- 第一種情形：交易重覆做分錄或是分錄重複過帳。
- 第二種情形：交易漏做分錄或是分錄漏過帳。
- 第三種情形：會計科目記錄錯誤。例如：收回款項的分錄為借記：現金；貸記：應收帳款。貸方卻錯誤記錄為應付帳款。
- 第四種情形：借貸方發生等額的錯誤。例如：收回款項10,000元的分錄，借貸方同時被錯誤記錄為1,000元。
- 第五種情形：借貸一方發生相互抵銷的錯誤。例如：現金帳戶借方多記500元，應收帳款帳戶借方少記500元，兩者恰好相互抵銷。
- 第六種情形：原始憑證錯誤。當前端的憑證金額錯誤時，後端的作業也都將出錯。
試算結論彙總
最後我們總結一下，試算表會產生兩種結果：一種是借貸平衡，另一種是借貸不平衡。若是不平衡的情況，表示帳務處理上一定有哪個環節出了錯誤。此時可以採用逆查法找出錯誤，也可以利用借貸方的「差額」推估可能的錯誤金額。若是借貸平衡的情況，表示帳務處理「應該」沒有錯。但仍有可能存在不影響借貸平衡的錯誤。
今天的分享就到這裡了，如果這篇文章對你有一點幫助，請幫我點愛心並歡迎追蹤，這將是我繼續分享的動力，如果覺得內容不錯，也可以分享給身邊的朋友知道，讓我們一起變得更好喔。
參考資料： 《會計學新論》 作者：李宗黎．林蕙真 著
52會員
87內容數
留言0
查看全部
