修改/撰寫文件小技巧

在這邊的技巧僅限於使用 Microsoft 的 Word 還有就是使用電子簽核。真的遇到問題時 Microsoft 的支援和搜尋會比這篇有用。

1. 追蹤修訂
   如果是電子簽核的話，在做修改文件時，有一個不成文的規定就是必須開啟 Word 中的「追蹤修訂」，必須讓文件的審核人員知道你改了哪些東西，不管是字型變更或者是格式變動還是內容修改，都必須留下痕跡。追蹤修訂還有個好處是可以知道自己改了哪些東西，所以即使不走電子簽核仍然滿推薦使用。
2. 追蹤修訂_檢視者
   啟用追蹤修訂後，不同檢視著的修改、備註都會以不同顏色標註，如果兩位以上審核人員對同一版本進行修改 (少量) 需要合併版本時，或者想要看特定人員給的建議時，可以進針對其中一個審核人員修改的內容做檢視。
3. 對比/合併 版本
   對比：同時開啟兩個版本做對比
   合併：如果兩位以上審核人員對同一版本進行修改 (大量) 需要合併版本時，可以使用它來做合併，不一樣得地方就會顯示合併者的標記，原本其他人的修改標記都會消失。
4. 拼字檢查
   如果錯字太多或內容龐大的話，拼字檢查會自動關閉，但在送審前最好再手動開啟做最後確認，避免錯字太多。
5. 跨頁問題
   屬於格式調整，通常在「段落」裡可以找到解決辦法，若使用的為表格，則在「表格內容」裡。
6. 標號問題與階層
   標號會建議一並使用「多層次清單」方便後人做修改，但如果就是應急用的話就一直用「定義新的數字格式」就好。
   有時候標號還會牽扯到階層，這時候「大綱模式」就很好使用，上下階層調一下多層次清單的標號就整整齊齊了。