【9分閱讀】問題解決五步驟:作出正確的關鍵決策 TH高杉尚孝法 《麥肯錫寫作技術與邏輯思考》作者-高杉尚孝

閱讀時間約 8 分鐘

問題解決五步驟:作出正確的關鍵決策 TH高杉尚孝法

 

解決問題的步驟

 

《麥肯錫寫作技術與邏輯思考》一書中提到:

當我們設計各式各樣的商業溝通文書,例如:簡報、演講、電子郵件、報告......等等時,如果用解決問題的程序,來描繪它們的展開方式,整理起來會非常容易。如此一來,不但接收者容易理解內容,文書也更具說服力。

 

  1. 發現問題。
  2. 設定具體的課題。
  3. 列舉並檢測此課題的各式替代方案。
  4. 給各式替代方案下評價。
  5. 實施解決策略。

 

嚴格說起來,在實施解決策略之後,還有一個步驟:必須檢視整個過程的來龍去脈,並修正軌道。

 

一、發現問題

所謂「問題」,就是現狀與期待狀況之間有落差

如果沒有發現問題,便無法啟動解決的過程。

問題的本質都是所期待的狀況與現狀之間的乖離。只要這個「乖離」越大,問題的強度也就越大。所謂「很大的問題」,是指現狀與期待狀態之間的差距太大。

 

問題分三種:「恢復原狀」﹨「防杜潛在」﹨「追求理想」

I、恢復原狀型問題

恢復原狀問題的狀況是:當下不良狀態非常明顯。因此,解決之道是恢復原狀,只要恢復成原來的狀態,就能弭平鴻溝、解決問題。簡言之,這類問題是指將以損壞的事物修理好的問題。

 

II﹨防杜潛在型問題

防杜潛在問題的狀況是:現在沒有大礙,但未來將發生不良狀態的問題。解決之道是預防不良狀態的發生,也就是維持現狀。這類問題,是指雖然當下沒有出現鴻溝,但如果放任不管,未來會產生不良結果的問題,可說是有如一顆定時炸彈。解決這類問題的重點在於,如何在爆炸前拆除引線。

 

III﹨追求理想型問題

追求理想型問題的狀況是:當下並無大礙,即使放置不管,也不會發生不良狀態,但是期望現狀能夠往更好的方向發展;解決之道就是實現理想。追求理想型問題,是指缺乏緊急性,容易被延後處理的問題。

 

實際上,在大多數的情況下,數種類型的問題會同時存在,並且互相關聯。

例如,某件事發生不理想的狀況時,一開始我們會想要復原。復原後,可能會想未來該如何預防,或是追求更好的成長。

 

數種類型的問題多半是並存,而且相互關聯。但是,我們要先確立核心的問題類型,將提案定位成對方面臨問題時的解決策略。要是提案能讓對方覺得是重要問題的解決策略,一定會引起他的興趣。當然,也取決於你的對方是誰,有時候可能是自己,就算是自己的問題,在提案時也要讓對方覺得跟他有關,不管是對內還是對外做報告,最重要的是解決對方的問題。

 

二、設定具體的課題(問題的背後,所要解決的課題是什麼)

 

一旦確定了核心問題的類型,並將課題範圍依照順序排列,反映在文書設計上,你就可以進行簡明易懂的故事展開(對方一下子就明白你看出問題是什麼,也知道你提出什麼解決方案)。

 

主題的設定方式,可以詳見:

金字塔結構:文章寫作邏輯思考整理術,5分鐘想出問題結構,寫出三種觀點。

 

針對「恢復原狀」,你的核心課題是「掌握狀況」

 

「恢復原狀」即是將損壞的東西,恢復原來的狀態。步驟大致如下:

 

掌握狀況→是怎麼損壞的?

緊急處置→如何防止狀況惡化?

分析原因→為什麼會壞掉?

根本處置→知道原因後,如何做才能復原?

防止復發→應該怎麼做,以後才不會又損壞?

 

當然在某些比較緊急的情況下,會先思考如何做「緊急處置」,以防止狀況繼續惡化。

 

「防杜潛在」時,你的核心課題是「誘因分析」和「預防策略」

 

「防杜潛在」就是目前沒有明顯的問題,但放任不管的話,事情會變得糟糕。

 

假設不良狀態→不希望事物以何種方式損壞。

誘因分析→何種誘因導致損壞。

預防策略→如何防止不良狀態發生。

發生時的因應策略→發生時,如何將不良的程度降到最低。

 

在思考防杜潛在型問題的解決課題範圍時,經常會將預防策略與發生時的因應策略混唯一談。預防策略的目的,是降低不良狀態的發生機率,而發生時的因應策略,則是為了將已經產生的傷害減至最低。

 

「追求理想」時,你的核心課題是「選定你的理想」和「實施策略」

 

「追求理想」,是指某事物未來不會發展成不良狀態,但仍想改善現狀。

 

資產盤點→自己的強項和弱項為何?

選定理想→依實力決定目標。

實施策略→決定達成目標的順序。

 

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三﹨確定課題後,要列舉替代方案

 

構思替代方案時可採用腦力激盪法

「腦力激盪」在構思替代方案時非常有效,一九三九年,美國的亞歷克斯.奧斯本(Alex Osborn)提倡這個方法,專門用於激發出團體的創意。為了讓各方自由地提出意見,腦力激盪法有以下四個基本規則:

 

一﹨不能批評別人的想法。

二﹨盡量提出大量的想法。

三﹨歡迎自由奔放的發言。

四﹨發展別人的想法。

 

其中最重要的規則是,不能隨便批評別人的想法。從頭到尾都不要進行評論,只管提出想法,重點在於清楚的區分發想的選取與評價的程序。想要讓大家毫無顧忌地提出意見,營造出輕鬆自由的氛圍是很重要的。

 

四﹨評價各替代方案

 

根據必要項目和優先項目來評價

選出幾個替代方案之後,接下來的步驟是評價這些方案,也就是評估方案的利弊得失。

在列舉評價項目時,最好把其中的必要項目與優先項目分開,分別評價替代方案。所謂「必要項目」,是解決方案當中不可或缺的項目,如果一個提案沒有涵蓋必要項目,那麼你不必考慮其他項目,就可以直接剃除。而「優先項目」則是雖然並非一定要具備,不過有的話會更好。

 

替代方案不能只評估好處,風險也要評估

所有的行動都帶有風險,要一併考慮伴隨而來的不確定性與風險。有的風險可能是為了將提案付諸實現,所進行鉅額的資進調度;有的風險則是提案有可能無法順利推動,而且就算順利進行,也很確保沒有副作用。

 

五、實施解決策略

不論是恢復原狀型問題的根本處置,還是潛在型問題的預防策略,如果沒有付諸實施的解決策略,都只是畫餅充飢。

不管什麼策略,實行不外乎五步驟:

 

一、訂定實施的終止期限:即使具有監控和調整方向的機制,還是一定要記得設定幾決策略的完成期限。

二、選定實施項目:要清楚實施幾決策略時的必要條件是什麼。此時,可以運用腦力激盪法。

三、習得知識或技能:了解需要學習什麼樣的必要知識和技能,才得以完成實施策略的工作。

四、製作時施工程表:從終止期限逆推回去,把各個實施項目的相互關係呈現出來,同時列出相關人員學習知識和技能的工程表。

五﹨修正期限以及開始行動:根據步驟四的作業結果,修正預定終止期限,然後開始行動。

 

依照以上的實行步驟,可以排除許多實施解決策略時的阻礙。只是,步驟三的習得知識或技能,或許不能盡如人意。如果執行團隊的能力不足﹨沒時間習得必要的知識與技能,那就只能配合他們的執行能力,修正解決策略。

即便解決策略再怎麼完美,假如實施的比率過低,效果也必定不好。即使是滿分的實施方案,如果只做到兩成,效果也只有二十分。所以,必須衡量執行團隊的能力,把實施方案的滿分降到七十分,如果實施了九成,那麼效果就有六十三分,實質上增加了四十三分。就現實層面來說,與其追求完美的解決策略,倒不如把目標放在實質的效果。

 

動腦的別忘了和動手的溝通

執行團隊並沒有參與決策過程,所以有時候會沒有實施動機。決策者與執行團隊必須充分溝通,清楚交代這些決策是怎麼來的,以提升執行團隊的實行意願。

 

以上內容整理自《麥肯錫寫作技術與邏輯思考》中某部分的文章,有些內容加入了筆者Daniel的個人見解與想法與大家分享。

 

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作者-高杉尚孝

 

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