【專案管理必備】Notion 與 6 種 App 整合應用，輕鬆打造高效率工作流程
不論是任何職能、領域的工作者，在快節奏的專案執行過程中，時間總是極為寶貴的資源。若要追求專案的高效進度和準時上線，不僅要善用各種工具來有效地管理任務細節，同時也要找到方法來節省寶貴的人力作業時間。然而在尋找資料、建立專案事項、資訊同步等等工作上，卻往往需要耗費大量的時間和精力 …
不論你是熱衷於使用 Notion 的愛好者，還是對專案管理充滿興趣的人，這次以專案管理為情境主題，分享如何透過 Notion 與 6 種不同類型 App 的整合，協助你更輕鬆地掌握專案管理的複雜性，進而更好地應對專案管理所帶來的各種挑戰，打造高效率工作流程！
NoCode 放大鏡 - 專案管理必備！ Notion 與 6 種 App 整合應用
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Notion 與 6 種 App 整合應用
01 - Notion 整合 Slack 雙向同步，掌握最新專案進度
假設你是一位的專案經理，你們公司使用 Notion 作為專案管理工具、Slack 來進行團隊溝通。在專案執行過程中，你經常需要即時掌握專案的進度，同時確保團隊成員之間的協作和訊息溝通無間斷。
在這樣的情境下，Notion 與 Slack 的雙向串接功能變得非常實用。當有任何專案的狀態變更，例如某個任務完成或是新增了一個里程碑，Notion 可以自動觸發一條通知訊息，即時地傳送到你們的 Slack 頻道。這讓整個團隊都能立即知道進展情況，無需主動查詢或等待會議。
同時，如果在 Slack 中有新的任務分配或重要討論，你可以在該訊息上一鍵操作，自動在 Notion 建立相關的任務卡片，並將其歸納到對應的專案規劃中。這樣，你不僅能迅速將資訊轉換為具體行動，也能確保相關訊息的有效整理和紀錄。
這樣的實際使用情境中，Notion 與 Slack 的整合為你節省了大量的操作時間，同時保證了團隊的即時溝通和專案進度的透明度。不論你是在辦公室、遠端工作，或是跨時區協作，這個整合功能都能夠確保所有人都能夠即時了解專案的狀態，並迅速作出反應。
自動同步 Slack 訊息至 Notion 示意
02 - Notion 整合 Google Form，運用表單輕鬆蒐集並快速彙整回饋
雖然 Notion 與 Google Forms 尚未直接整合，但透過自動化工具 Make 或 Zapier，每當有用戶在 Google Form 中提交一則回覆 (e.g. 一個新的功能許願)，自動化工具將自動針對表單回覆的內容，根據預先設定的資料庫格式，在 Notion 中自動創建一個相關的任務卡片 (issue)。
這樣的自動化流程能夠極大地節省時間和精力。不再需要手動複製貼上、調整格式，亦不需要手動開立工單。而是通過自動化工具的協助，將用戶提供的意見直接轉化為專案管理中的具體行動。這不僅能確保需求的即時紀錄，也更方便地統整用戶需求，幫助團隊優化從想法轉化為實際結果的流程。
歡迎回顧自動化工具介紹文章: 🔗3 款 NoCode 自動化工具推薦給你！
於 Make 中將 Google Form 整合 Notion 的流程示意
03 - Notion 整合 Jira，快速同步專案任務
想像一下專案團隊通常會使用 Jira 來追蹤各種任務、問題和專案進度。同時，團隊也在 Notion 中建立了一個資料庫，用於整理專案相關資訊和文件。
當你或團隊在 Jira 上更新任務的進度或資訊，這些變更會自動同步至你的 Notion 資料庫中，讓團隊成員在查詢、瀏覽相關資訊文件時，也能夠輕鬆地瀏覽和了解專案的進度，減少資訊落差。這種無縫整合不僅節省了手動同步的時間，也確保了資訊的一致性，讓團隊在執行專案時，能夠更好地規劃和分配任務，提升團隊的溝通效率。
Notion 整合 Jira，快速同步專案任務示意
04 - Notion 整合 Zoom，在 Notion 同時進行線上會議與記錄
如果你也是使用 Zoom 來進行線上會議，這個功能對你來說應該會非常方便！想像一下，每次會議時，你需要在 Notion 中查看議程和相關資訊，同時打開 Zoom 來進行視訊通話，並同時維護會議紀錄。這樣來回切換不僅耗時，還容易使你分心和手忙腳亂。
當 Notion 整合 Zoom 後，你可以在 Notion 資料頁面中直接開啟並加入 Zoom 會議。這意味能在同一個界面上，同時進行會議通話和記錄會議內容。你無需在不同視窗間來回切換，這能幫助你更專注地參與會議，同時確保會議討論和決策得到完整記錄。
在 Notion 同時進行 Zoom 線上會議與會議記錄示意
05 - Notion 整合 Google Drive，輕鬆檢視雲端檔案內容
這個情境可能比較常見，工作中經常面對龐大的文件和資訊量，需要快速查找特定內容。團隊除了使用 Notion 作為主要的專案管理和協作工具，也同時在 Google Drive 中存了大量的檔案。
以前，若要查詢、了解過去的專案資料、進展，經常需要跨平台於 Notion、Google Drive 搜尋、打開一個個檔案，進而花費大量時間來尋找特定的內容…
現在有了 Notion 的整合，你可以將 Google Drive 中的檔案連結直接貼至 Notion 頁面，並選擇預覽模式嵌入顯示。讓你無需開啟 Google Drive 檔案，就能在 Notion 專案頁面中同步預覽並檢視檔案內容。這對於追蹤專案的歷史記錄、尋找資訊都非常有幫助！
於 Notion 中檢視 Google Drive 檔案示意
06 - Notion 整合 Google Calendar，自動化雙向同步 Notion 和 Google 日曆行程
如果你喜歡使用 Notion 來組織和追蹤任務，想像一下，你擬定了一個專案的重要截止日期，並在 Notion 中的專案項目卡片上設定了 due date。然而，為了更全面地掌握專案及你自己的工作行程，你想要將這些專案任務自動同步到你的 Google 日曆中。
現在，你能夠透過自動化工具 - Make 設定 Notion 與 Google 日曆的雙向同步，讓你的專案任務自動出現在你的日曆中。再也不需要手動將每個專案的 due date 複製到日曆，一切都會自動處理。方便你更輕鬆地管理工作和個人時間，同時確保不會錯過任何專案的重要截止日期！
關於這個情境，我們之前也有分享過雙向同步的工作術，歡迎回顧 NoTime NoCode 工作術 #002 🔗如何自動化「雙向」同步 Notion 與 Google Calendar 日曆？
Notion 雙向同步 Google 日曆示意
總結
你最喜歡 Notion 與哪種 App 的整合應用情境呢？或是你已經有運用 Notion 整合或自動化工具來實現哪些應用了呢？
不論是任何職能、領域的工作者，專案管理都是工作中很重要的能力，而你可能面對著協作、資訊管理和時間規劃等挑戰，如何有效地整合工具和資源將會是幫助自己更容易勝任的關鍵。
而透過 Notion 的整合功能將成為你工作中的得力助手，無論是與 Slack、Google Forms、Jira、Zoom 和 Google 日曆的無縫串接，都能更輕鬆地掌握專案管理的複雜性、高效地協作、追蹤任務、進行會議，甚至更好地應對專案管理所帶來的各種挑戰。
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