數位行銷｜不見面也沒關係，3個工具讓你遠距合作經營社群輕鬆上手
2020/03/12閱讀時間約 5 分鐘
該如何遠距工作又能跟上快節奏的社群經營環境？
我的答案是用Google Calendar、Google Drive和Notion就能遠距社群經營
甚至還能夠完全不用見面！
甚至還能夠完全不用見面！
前言
隨著疫情越來越嚴重，也看到很多文章開始在分享遠距工作的好壞處及該如何執行等等，這篇文章主要針對社群工作者做討論，我會以我個人執行個案的經驗作分享。
首先，你要先準備
適合團隊人數：3-5人
這邊是我個人使用的建議，當然我相信可以繼續延伸下去，但考量到社群案比較少機會會擴編到超過5人，而在這個案子中加上我剛好是3個人，因此就以3-5人計。
會使用軟體：Google Calendar、Notion、Google Drive
我有看過蠻多有人會選擇Airtable，但這個案子裡面我們用Notion比較上手。如果有人沒試用過Notion或是不知道是什麼的，請看以下介紹，就不在此贅述。
如果都準備好了的話，就可以繼續看下去。
Google Calendar用於提醒及時程追蹤
Google Calendar比較像是額外保險，因為可以串接在手機上，大家使用上也蠻習慣的，因此只要在左邊新增一個專屬該案的「日曆」，就可以把上文、審文等重要時間點都擺上去，一看就很清楚。如果還是會擔心的話，也可以開啟Google Calendar的提醒功能或是搭配Google的To do List使用。
只要將這個日曆分享給團隊的夥伴們，這樣大家就可以明確知道什麼時間該做什麼事情。另外，怕忘記負責人是誰的話，可以直接以「貼文主題/負責人」做新增。
關於Google Calendar的使用我就到此打住，相信大家都非常熟悉相關的功能了
Google 雲端和他的好朋友們（文件/簡報/試算表）
Google雲端的功能我應該就不用跟大家多做解釋了，普遍大眾應該都用得很上手，不管是給檔案、文件的，我們主要會用於要給文件或是有一些共同進度的內容呈現時，就會透過Google雲端讓團隊成員們都能進行共筆，看的人也不用多安裝Notion。
但有一件比較麻煩的事情是 —— Google雲端的產品到了手機版都會被強迫要安裝App才能瀏覽或編輯，這部分我是覺得蠻不便民的，有時候在其他案子時候客戶也會反應這個問題。
但整體而言，Google Drive在團隊中使用的頻率應該也是排行前三名的！
團隊的一切運作，都仰賴Notion
Notion的功能教學，可以先往上滑看完文章之後再繼續開始這部分。由於案件還在執行的關係，無法公開相關內容，但我會盡量改以其他範例做探討。
一般執行社群時，不外乎會有幾個主要的部分
- 資料蒐集整理
- 圖片製作
- 文案撰寫
- 貼文管理
這些東西該怎麼在Notion裡一一呈現出來呢？workspace的部分當然就是以專案名稱或經營的平台做命名，而執行的部分在我們的團隊中，主要分成
001會議記錄
記錄每一次大小會議的內容，也會記錄參與者的名稱。這部分我就不多提了，會議記錄內有許多針對Scrum開發所設計的會議模板，這部分如果不會用到的話，可以直接開empty page做紀錄就好。
002貼文/主題企劃製作
這邊主要用於每一個貼文、企劃執行的進度，有多少還沒完成、有多少在審查等，團隊成員們也會隨著進度，將相關的卡片移動到對應的區塊。比起003來說，這邊會多放大型企劃的內容或是甚至還沒排上線的貼文。
事實上這個區塊也可以作為廣告投放、媒體採購的版來使用，很適合瞭解目前有哪些廣告在執行、哪些還沒上等。
003限時/貼文排程
這邊主要用於管理近期（約兩週內）要發布的內容及要上架的平台，這邊不管是圖片、連結、文字等都可以放入，所以可以直接把要上文這邊一起處理，有幾個我覺得一定分享的內容：
人員：對應到圖上的文字是「指派給」，這邊我們會直接當作「指派任務給某個人」用，當你完成你的任務，要交付給對方的時候，會選擇對方的名稱，並更新。更新之後狀態欄就會顯示「Chen Youxun->Yo Chen」。
這樣也就會很清楚上一個人是誰負責，而下一個人又是誰要處理，另外如果有把通知打開的話，也會收到mentioned的通知，這樣就會知道工作進來了。
進度：我們會分成七類，請見附圖。
種類：這部份可以根據自己的需求依據「產品」、「貼文屬性」做區分，以這個個案來說就是。
回應
點進去每篇之後，上半部會像下圖一樣，裡面有一個comment也是一個好用的功能，在審稿或是提供意見時，每個人可以加自己的反饋在下面，這樣也比較不會造成版面過度混亂。
004創意素材
這個區塊主要是用於記錄靈感、發生在社群上的大小事、網路上好用的素材包等，記錄下來之後可以將這些內容變成貼文的靈感。
005的部分就不多說了，就是每週的待辦事項放在上面，定期更新調整，讓大家都能知道這週有哪些事情要完成。
透過這樣的方式，加上通訊軟體溝通，讓我們幾乎可以一整個禮拜不用見到面，也能夠如期完成工作。當然，Notion裡面其實還有功能是我們沒使用到的，網路上也有很多示範用的模板供大家參考。
有興趣瞭解更多的歡迎到我個人的網站
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