專案管理不再是噩夢:我的實用工具大公開

閱讀時間約 2 分鐘

延伸上一篇從問題出發:選擇工具的實踐與原則,這裡將用尋找專案管理工具舉例

確定問題

有好幾個專案需要跟進,但總感覺忙中有錯,容易漏掉事。所以我在找一個主要是給個人用的數位工具,不需要和其他人共用這份清單


看看別人怎麼做

相信自己遇到的問題別人也有,除了Google以外,也可以問問看Chatgpt

Google這樣回答我

raw-image

Chatgpt這樣回答我

raw-image
raw-image

理解產品為什麼被設計出來

  1. Notion ⇒Notion is the connected workspace where
    better, faster work happens. Now with AI
  2. Quire ⇒ 是一款專案協同管理軟體,有別於傳統項目管理軟體,Quire樹狀結構的項目列表,可以讓繁多的待辦項目,有層次的分類管理。藉由網路可以與團隊成員線上即時互動溝通、協同合作,也支援離線操作。Quire主要是給大公司的小型團隊或是中小企業使用。主要功能包含:項目清單、看板、時間軸 、代辦事項、暫緩延遲事項、多合一資料夾、屬性過濾、實時協作等其他功能(摘要至維基百科)

設計流程

緩慢地引入生活,不要一次期待太大的改變,有記得用就好逐漸養成習慣,以下分享當時導入TickTick的生活習慣

  1. 當有一個事情需要我完成,我就先記錄下來
  2. 記錄下來後放到對應的專案中
  3. 寫下要開始做這件事情的時間 ⇒ 這個可能比較少見,因為我希望被提醒的時機是這東西需要花心力去完成,不是到真的截止時,才想起這件事情要做


挑選數位工具要滿足的條件

  1. 工具只為特定項目服務:我不喜歡把每個工作都塞在同一個工具內,雖然我也是Notion的愛用者,但我只把它用在共享資料。我更傾向產品為特定的項目服務,這麼一來比較容易養成使用的習慣,不用讓大腦太花力氣思考,例如:待辦事項使用TickTick,心智圖工具用Gitmind,蒐集知識還有寫作使用Heptabase,簡報/圖文使用Canva。
  2. 雲端同步功能,因為我有多個設備-幾台常用的電腦、平板、手機,我希望在這些設備上都能看到資料,且編輯後,可以儲存,每個設備上都是看到最新的


常用的數位工具

  • 待辦事項:TickTick
  • 心智圖工具:Gitmind
  • 蒐集知識還有寫作:Heptabase
  • 簡報/圖文:Canva
  • 與他人共享資料:Notion
  • 時間紀錄:Toggl
    18會員
    19內容數
    留言0
    查看全部
    發表第一個留言支持創作者!
    蘇菲林的沙龍 的其他內容
    當選好工具之後,我們可能會迷失在眾多的教學影片之中,什麼都想要嘗試,舉個例子:我們去搜尋Notion 怎麼用? 或是Canva 怎麼用? 大概會找到超級多神人寫的教學文章或是影片,但是讀完之後,我們還是不知道怎麼除了註冊工具,嘗試那些看起來很厲害的功能後,跟我們的工作有什麼相關 設計步驟如下:
    很常被問到兩個問題 平常怎麼決定要用哪些工具? 有好多東西要學,怎麼學得完? 先定義工具這個字,維基百科這樣跟我們解釋 工具或稱裝備、器材、家私,是指能夠方便人們完成工作的器具,它的好處可以是機械性,也可以是智能性的。大部分工具都是簡單機械;例如一根鐵棍可以當作槓桿使用,力點離開支點越遠,槓
    有沒有想過,寫作和閱讀可以跟AI一起完成? 不是說讓AI全部做,而是你和AI成為一個團隊。 在閱讀時,你把文章丟給AI,跟它交換想法,像你的知識副駕駛,幫你找出新的視角和未發現的連結。 在寫作時,你當駕駛,確定你要前往的目的地,然後讓AI副駕駛幫你規劃路徑,將你的破碎想法梳理成一個完整的故事。你可能
    如何利用ChatGPT提升工作效率,以及如何利用它學習新知識。這種現象可能導致知識的"M型加劇",意味著人們在某些領域的知識可能會極度增加,而在其他領域則相對較少。然而,她也認為有些事物是不變的,例如選擇的權力和溝通的能力
    在現代社會,我們面臨著時間管理和任務處理的挑戰。為了解決這些問題,我想分享一種稱為GTD(Getting Things Done)的工作方法,以及如何搭配TickTick使用。GTD 方法由David Allen 提出,旨在幫助人們更有效地管理任務和提高生產力。 GTD工作方法 大腦是拿來生產想法跟
    常常聽到長輩們都說不要有壓力,壓力太大會生病,確實,長期的高壓容易導致身體出狀況,但其實能在壓力與休息間擺盪,可以讓我們更加成長。 我在工作的第二年到美國出差,當時負責導入一個專案,但進行的不太順利,記得當時跟任何業務單位要開始討論前,都會心跳劇快,也無法將訊息準確的傳達給老闆知道。反觀現在,手上有
    當選好工具之後,我們可能會迷失在眾多的教學影片之中,什麼都想要嘗試,舉個例子:我們去搜尋Notion 怎麼用? 或是Canva 怎麼用? 大概會找到超級多神人寫的教學文章或是影片,但是讀完之後,我們還是不知道怎麼除了註冊工具,嘗試那些看起來很厲害的功能後,跟我們的工作有什麼相關 設計步驟如下:
    很常被問到兩個問題 平常怎麼決定要用哪些工具? 有好多東西要學,怎麼學得完? 先定義工具這個字,維基百科這樣跟我們解釋 工具或稱裝備、器材、家私,是指能夠方便人們完成工作的器具,它的好處可以是機械性,也可以是智能性的。大部分工具都是簡單機械;例如一根鐵棍可以當作槓桿使用,力點離開支點越遠,槓
    有沒有想過,寫作和閱讀可以跟AI一起完成? 不是說讓AI全部做,而是你和AI成為一個團隊。 在閱讀時,你把文章丟給AI,跟它交換想法,像你的知識副駕駛,幫你找出新的視角和未發現的連結。 在寫作時,你當駕駛,確定你要前往的目的地,然後讓AI副駕駛幫你規劃路徑,將你的破碎想法梳理成一個完整的故事。你可能
    如何利用ChatGPT提升工作效率,以及如何利用它學習新知識。這種現象可能導致知識的"M型加劇",意味著人們在某些領域的知識可能會極度增加,而在其他領域則相對較少。然而,她也認為有些事物是不變的,例如選擇的權力和溝通的能力
    在現代社會,我們面臨著時間管理和任務處理的挑戰。為了解決這些問題,我想分享一種稱為GTD(Getting Things Done)的工作方法,以及如何搭配TickTick使用。GTD 方法由David Allen 提出,旨在幫助人們更有效地管理任務和提高生產力。 GTD工作方法 大腦是拿來生產想法跟
    常常聽到長輩們都說不要有壓力,壓力太大會生病,確實,長期的高壓容易導致身體出狀況,但其實能在壓力與休息間擺盪,可以讓我們更加成長。 我在工作的第二年到美國出差,當時負責導入一個專案,但進行的不太順利,記得當時跟任何業務單位要開始討論前,都會心跳劇快,也無法將訊息準確的傳達給老闆知道。反觀現在,手上有
    你可能也想看
    Thumbnail
    「設計不僅僅是外觀和感覺。設計是其運作的方式。」 — Steve Jobs 身為一個獨立文案,許多人會以為我們的生活只需要面對電腦,從無到有,用精巧的文字填滿空白的螢幕,呈現心目中獨具風格的作品。 ——有的時候可以如此,但其實這是我們夢寐以求的偶發日常。 更多的時候,白天的工作時間總被各種繁雜
    Thumbnail
    在執行一項專案前,我們會先定義專案的影響範圍(Scope)、預估完成這項專案的期限(Deadline),為了要達成這項專案會拆分成多少的工作項目(Task)、每個工作項目的檢核點(a.c)是什麼、每個項目預估要花多少的人天(Man-day); 這些是身處在專案管理當中的專案成員經常碰到的。
    Thumbnail
    我們的上一篇講完了自主學習是什麼, 主題如何制定、主題如何說清楚以及以終為始的預期成果 接下來就要進到實際操作面上的:工作節點、進度記錄、省思與復盤啦
    Thumbnail
    「自主學習」是108課綱後出現的前所未有新課程, 大學申請入學時,「自主學習」是多數校系會列入採計的項目 而所謂的「自主學習」究竟是什麼呢?自主學習和自習又有何不同呢? 我們該如何看待及進行呢?
    Thumbnail
    我們往往需要在指定時間內處理來自工作、生活上的各種專案,但根據我的經驗,若沒有專案管理的思維,我們很容易陷入「窮忙」的困境。當我用自己的專案來實際跟著「專案管理」課程一步步操作後,我不但學到了更多、更扎實,課堂更幫助我建立許多有價值的文件,促使我進一步將專案思考的更全面!
    Thumbnail
    本文同步刊載在敝人任職的 五倍紅寶石軟體開發 官網上。 只可惜夢想永遠豐腴,現實卻經常骨感。 統整這幾年客戶分享的,他們過去的慘痛踩雷經驗,大致可歸納為幾種: 1.開發品質低下 2.危機時找不到人解決 3.做完三不管,業主變孤兒 1.是否有確實評估 2.是否能跟你討論並給建議 3.相關作品
    Thumbnail
    我前陣子在 Linkedin 上看到一篇有趣的推文,表現軟體開發時,從企劃階段到實際成品的巨大落差。這是永遠無法解決的難題嗎?我分享過去做專案和產品的經驗,希望能帶給各位思考解法的參考。
    講到專案管理,你會想到什麼 甘特圖、專案組織圖、專案計畫? 這些都只是專案管理的工具 回歸到專案管理的目的 就是要讓專案如期完成 以前的我不斷追求工具的效率化 希望用看板管理、快速畫出甘特圖的工具 因為這些是專案管理者,也就是PM能獨自完成的事 但,專案絕對不止是PM的事 與其埋頭苦幹這些計畫,不如
    Thumbnail
    講到專案管理,你會想到什麼 甘特圖、專案組織圖、專案計畫? 這些都只是專案管理的工具 回歸到專案管理的目的 就是要讓專案如期完成 以前的我不斷追求工具的效率化 希望用看板管理、快速畫出甘特圖的工具 因為這些是專案管理者,也就是PM能獨自完成的事 但,專案絕對不止是PM的事 與其埋頭苦幹這些
    Thumbnail
    1. 子彈筆記、日誌、每日待辦清單checklist 把當天要做的進度列出來,如果有事情延後就挪到隔天繼續紀錄(用雲端文件打字複製項目很快,要搜尋以前的紀錄也很方便)。自己使用覺得的缺點是可能比較沒有大局觀(沒有設一個確切的完成時間,只能用體感估計)。優點就是能夠集中於當天要做的事,如果是主管處理事
    Thumbnail
    哥布林殺手面對哥布林的態度 所謂的專案管理,其中一個很重要的目的就是將風險與意外降到最低。 有專案管理經驗的人應該都有深刻體會這一句話「計畫永遠趕不上變化」。 縱使事前規劃再縝密、過程是如何的小心翼翼,永遠都會發生意料之外的事情。
    Thumbnail
    「設計不僅僅是外觀和感覺。設計是其運作的方式。」 — Steve Jobs 身為一個獨立文案,許多人會以為我們的生活只需要面對電腦,從無到有,用精巧的文字填滿空白的螢幕,呈現心目中獨具風格的作品。 ——有的時候可以如此,但其實這是我們夢寐以求的偶發日常。 更多的時候,白天的工作時間總被各種繁雜
    Thumbnail
    在執行一項專案前,我們會先定義專案的影響範圍(Scope)、預估完成這項專案的期限(Deadline),為了要達成這項專案會拆分成多少的工作項目(Task)、每個工作項目的檢核點(a.c)是什麼、每個項目預估要花多少的人天(Man-day); 這些是身處在專案管理當中的專案成員經常碰到的。
    Thumbnail
    我們的上一篇講完了自主學習是什麼, 主題如何制定、主題如何說清楚以及以終為始的預期成果 接下來就要進到實際操作面上的:工作節點、進度記錄、省思與復盤啦
    Thumbnail
    「自主學習」是108課綱後出現的前所未有新課程, 大學申請入學時,「自主學習」是多數校系會列入採計的項目 而所謂的「自主學習」究竟是什麼呢?自主學習和自習又有何不同呢? 我們該如何看待及進行呢?
    Thumbnail
    我們往往需要在指定時間內處理來自工作、生活上的各種專案,但根據我的經驗,若沒有專案管理的思維,我們很容易陷入「窮忙」的困境。當我用自己的專案來實際跟著「專案管理」課程一步步操作後,我不但學到了更多、更扎實,課堂更幫助我建立許多有價值的文件,促使我進一步將專案思考的更全面!
    Thumbnail
    本文同步刊載在敝人任職的 五倍紅寶石軟體開發 官網上。 只可惜夢想永遠豐腴,現實卻經常骨感。 統整這幾年客戶分享的,他們過去的慘痛踩雷經驗,大致可歸納為幾種: 1.開發品質低下 2.危機時找不到人解決 3.做完三不管,業主變孤兒 1.是否有確實評估 2.是否能跟你討論並給建議 3.相關作品
    Thumbnail
    我前陣子在 Linkedin 上看到一篇有趣的推文,表現軟體開發時,從企劃階段到實際成品的巨大落差。這是永遠無法解決的難題嗎?我分享過去做專案和產品的經驗,希望能帶給各位思考解法的參考。
    講到專案管理,你會想到什麼 甘特圖、專案組織圖、專案計畫? 這些都只是專案管理的工具 回歸到專案管理的目的 就是要讓專案如期完成 以前的我不斷追求工具的效率化 希望用看板管理、快速畫出甘特圖的工具 因為這些是專案管理者,也就是PM能獨自完成的事 但,專案絕對不止是PM的事 與其埋頭苦幹這些計畫,不如
    Thumbnail
    講到專案管理,你會想到什麼 甘特圖、專案組織圖、專案計畫? 這些都只是專案管理的工具 回歸到專案管理的目的 就是要讓專案如期完成 以前的我不斷追求工具的效率化 希望用看板管理、快速畫出甘特圖的工具 因為這些是專案管理者,也就是PM能獨自完成的事 但,專案絕對不止是PM的事 與其埋頭苦幹這些
    Thumbnail
    1. 子彈筆記、日誌、每日待辦清單checklist 把當天要做的進度列出來,如果有事情延後就挪到隔天繼續紀錄(用雲端文件打字複製項目很快,要搜尋以前的紀錄也很方便)。自己使用覺得的缺點是可能比較沒有大局觀(沒有設一個確切的完成時間,只能用體感估計)。優點就是能夠集中於當天要做的事,如果是主管處理事
    Thumbnail
    哥布林殺手面對哥布林的態度 所謂的專案管理,其中一個很重要的目的就是將風險與意外降到最低。 有專案管理經驗的人應該都有深刻體會這一句話「計畫永遠趕不上變化」。 縱使事前規劃再縝密、過程是如何的小心翼翼,永遠都會發生意料之外的事情。