專案管理不再是噩夢：我的實用工具大公開
更新於 發佈於 閱讀時間約 2 分鐘
延伸上一篇從問題出發：選擇工具的實踐與原則，這裡將用尋找專案管理工具舉例
確定問題
有好幾個專案需要跟進，但總感覺忙中有錯，容易漏掉事。所以我在找一個主要是給個人用的數位工具，不需要和其他人共用這份清單
看看別人怎麼做
相信自己遇到的問題別人也有，除了Google以外，也可以問問看Chatgpt
Google這樣回答我
Chatgpt這樣回答我
理解產品為什麼被設計出來
- Notion ⇒Notion is the connected workspace where
better, faster work happens. Now with AI - Quire ⇒ 是一款專案協同管理軟體，有別於傳統項目管理軟體，Quire樹狀結構的項目列表，可以讓繁多的待辦項目，有層次的分類管理。藉由網路可以與團隊成員線上即時互動溝通、協同合作，也支援離線操作。Quire主要是給大公司的小型團隊或是中小企業使用。主要功能包含：項目清單、看板、時間軸 、代辦事項、暫緩延遲事項、多合一資料夾、屬性過濾、實時協作等其他功能(摘要至維基百科)
設計流程
緩慢地引入生活，不要一次期待太大的改變，有記得用就好逐漸養成習慣，以下分享當時導入TickTick的生活習慣
- 當有一個事情需要我完成，我就先記錄下來
- 記錄下來後放到對應的專案中
- 寫下要開始做這件事情的時間 ⇒ 這個可能比較少見，因為我希望被提醒的時機是這東西需要花心力去完成，不是到真的截止時，才想起這件事情要做
挑選數位工具要滿足的條件
- 工具只為特定項目服務：我不喜歡把每個工作都塞在同一個工具內，雖然我也是Notion的愛用者，但我只把它用在共享資料。我更傾向產品為特定的項目服務，這麼一來比較容易養成使用的習慣，不用讓大腦太花力氣思考，例如：待辦事項使用TickTick，心智圖工具用Gitmind，蒐集知識還有寫作使用Heptabase，簡報／圖文使用Canva。
- 雲端同步功能，因為我有多個設備－幾台常用的電腦、平板、手機，我希望在這些設備上都能看到資料，且編輯後，可以儲存，每個設備上都是看到最新的
常用的數位工具
- 待辦事項：TickTick
- 心智圖工具：Gitmind
- 蒐集知識還有寫作：Heptabase
- 簡報／圖文：Canva
- 與他人共享資料：Notion
- 時間紀錄：Toggl
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設計想法
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第四步驟 :建立自己的任務管理系統
白話一點說，任務管理系統 = To Do List
說實話，我一直以為自己的工作內容算是單純，沒有特別想過要使用To Do List，後來拆解每天的代辦事項之後，驚覺於公、於私，每天超過30項代辦事項，但是神(ㄓㄨ)腦(ㄊㄡˊ)如我，想靠著好記性去記憶所有事情
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