專案管理不再是噩夢：我的實用工具大公開
更新於 2024/10/04閱讀時間約 2 分鐘
延伸上一篇從問題出發：選擇工具的實踐與原則，這裡將用尋找專案管理工具舉例
確定問題
有好幾個專案需要跟進，但總感覺忙中有錯，容易漏掉事。所以我在找一個主要是給個人用的數位工具，不需要和其他人共用這份清單
看看別人怎麼做
相信自己遇到的問題別人也有，除了Google以外，也可以問問看Chatgpt
Google這樣回答我
Chatgpt這樣回答我
理解產品為什麼被設計出來
- Notion ⇒Notion is the connected workspace where
better, faster work happens. Now with AI - Quire ⇒ 是一款專案協同管理軟體，有別於傳統項目管理軟體，Quire樹狀結構的項目列表，可以讓繁多的待辦項目，有層次的分類管理。藉由網路可以與團隊成員線上即時互動溝通、協同合作，也支援離線操作。Quire主要是給大公司的小型團隊或是中小企業使用。主要功能包含：項目清單、看板、時間軸 、代辦事項、暫緩延遲事項、多合一資料夾、屬性過濾、實時協作等其他功能(摘要至維基百科)
設計流程
緩慢地引入生活，不要一次期待太大的改變，有記得用就好逐漸養成習慣，以下分享當時導入TickTick的生活習慣
- 當有一個事情需要我完成，我就先記錄下來
- 記錄下來後放到對應的專案中
- 寫下要開始做這件事情的時間 ⇒ 這個可能比較少見，因為我希望被提醒的時機是這東西需要花心力去完成，不是到真的截止時，才想起這件事情要做
挑選數位工具要滿足的條件
- 工具只為特定項目服務：我不喜歡把每個工作都塞在同一個工具內，雖然我也是Notion的愛用者，但我只把它用在共享資料。我更傾向產品為特定的項目服務，這麼一來比較容易養成使用的習慣，不用讓大腦太花力氣思考，例如：待辦事項使用TickTick，心智圖工具用Gitmind，蒐集知識還有寫作使用Heptabase，簡報／圖文使用Canva。
- 雲端同步功能，因為我有多個設備－幾台常用的電腦、平板、手機，我希望在這些設備上都能看到資料，且編輯後，可以儲存，每個設備上都是看到最新的
常用的數位工具
- 待辦事項：TickTick
- 心智圖工具：Gitmind
- 蒐集知識還有寫作：Heptabase
- 簡報／圖文：Canva
- 與他人共享資料：Notion
- 時間紀錄：Toggl
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*合作聲明與警語：
本文係由國泰世華銀行邀稿。
證券服務係由國泰世華銀行辦理共同行銷證券經紀開戶業務，定期定額(股)服務由國泰綜合證券提供。
剛出社會的時候，很常在各種 Podcast 或 YouTube 甚至是在朋友間聊天，都會聽到各種市場動態、理財話題，像是：聯準會降息或是近期哪些科
這篇文章分享了專案管理的基礎知識，透過14個常見問題幫助對專案管理不熟悉的人了解其重要性。文章涵蓋了為何學專案管理、如何自學、專案管理所需的技能與實踐方法，並強調專案管理對職涯和生活的益處。內容適合新手，鼓勵以實踐累積經驗，強調從問題定義到成果實現的全過程，並提供資源與學習建議。
公民團體/NGO以倡議議題為核心，採用不同方式在社會各階層努力擴張影響力，常需要與相關夥伴團體合縱連橫，但同時也須在競爭激烈的權力競技場中，找到存續下去的運作模式。作為一個曾擔任組織結盟20週年大活動的主責，分享一點學習與看見。
為活動安排適合的工作分組，不僅可以幫助活動流暢，往更遠一點看，能幫助大家提升其專業分工上能力，例如一開始只能當一位接待員，但經驗累積後，主管就可以放手給其承擔各大領導角色。這樣的思維可能顛覆傳統職場上對下關係，但對一個組織長遠發展跟經驗傳承是好的。本文以一場200人研討會規格，試著列出所需人力分組。
帶你深入了解如何精確地挑選專為個人需求設計的數位管理工具。
從確定你的問題，到如何有效地查找解決方案，再到工具選擇的最佳實踐，這篇文章將一一為你解答。別再讓繁雜的事務打亂你的節奏
在執行一項專案前，我們會先定義專案的影響範圍(Scope)、預估完成這項專案的期限(Deadline)，為了要達成這項專案會拆分成多少的工作項目(Task)、每個工作項目的檢核點(a.c)是什麼、每個項目預估要花多少的人天(Man-day); 這些是身處在專案管理當中的專案成員經常碰到的。
我們的上一篇講完了自主學習是什麼，
主題如何制定、主題如何說清楚以及以終為始的預期成果
接下來就要進到實際操作面上的：工作節點、進度記錄、省思與復盤啦
「自主學習」是108課綱後出現的前所未有新課程，
大學申請入學時，「自主學習」是多數校系會列入採計的項目
而所謂的「自主學習」究竟是什麼呢？自主學習和自習又有何不同呢？
我們該如何看待及進行呢？
我們往往需要在指定時間內處理來自工作、生活上的各種專案，但根據我的經驗，若沒有專案管理的思維，我們很容易陷入「窮忙」的困境。當我用自己的專案來實際跟著「專案管理」課程一步步操作後，我不但學到了更多、更扎實，課堂更幫助我建立許多有價值的文件，促使我進一步將專案思考的更全面！
講到專案管理，你會想到什麼
甘特圖、專案組織圖、專案計畫？
這些都只是專案管理的工具
回歸到專案管理的目的
就是要讓專案如期完成
以前的我不斷追求工具的效率化
希望用看板管理、快速畫出甘特圖的工具
因為這些是專案管理者，也就是PM能獨自完成的事
但，專案絕對不止是PM的事
與其埋頭苦幹這些計畫，不如
*合作聲明與警語：
本文係由國泰世華銀行邀稿。
證券服務係由國泰世華銀行辦理共同行銷證券經紀開戶業務，定期定額(股)服務由國泰綜合證券提供。
剛出社會的時候，很常在各種 Podcast 或 YouTube 甚至是在朋友間聊天，都會聽到各種市場動態、理財話題，像是：聯準會降息或是近期哪些科
這篇文章分享了專案管理的基礎知識，透過14個常見問題幫助對專案管理不熟悉的人了解其重要性。文章涵蓋了為何學專案管理、如何自學、專案管理所需的技能與實踐方法，並強調專案管理對職涯和生活的益處。內容適合新手，鼓勵以實踐累積經驗，強調從問題定義到成果實現的全過程，並提供資源與學習建議。
公民團體/NGO以倡議議題為核心，採用不同方式在社會各階層努力擴張影響力，常需要與相關夥伴團體合縱連橫，但同時也須在競爭激烈的權力競技場中，找到存續下去的運作模式。作為一個曾擔任組織結盟20週年大活動的主責，分享一點學習與看見。
為活動安排適合的工作分組，不僅可以幫助活動流暢，往更遠一點看，能幫助大家提升其專業分工上能力，例如一開始只能當一位接待員，但經驗累積後，主管就可以放手給其承擔各大領導角色。這樣的思維可能顛覆傳統職場上對下關係，但對一個組織長遠發展跟經驗傳承是好的。本文以一場200人研討會規格，試著列出所需人力分組。
帶你深入了解如何精確地挑選專為個人需求設計的數位管理工具。
從確定你的問題，到如何有效地查找解決方案，再到工具選擇的最佳實踐，這篇文章將一一為你解答。別再讓繁雜的事務打亂你的節奏
在執行一項專案前，我們會先定義專案的影響範圍(Scope)、預估完成這項專案的期限(Deadline)，為了要達成這項專案會拆分成多少的工作項目(Task)、每個工作項目的檢核點(a.c)是什麼、每個項目預估要花多少的人天(Man-day); 這些是身處在專案管理當中的專案成員經常碰到的。
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而所謂的「自主學習」究竟是什麼呢？自主學習和自習又有何不同呢？
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我們往往需要在指定時間內處理來自工作、生活上的各種專案，但根據我的經驗，若沒有專案管理的思維，我們很容易陷入「窮忙」的困境。當我用自己的專案來實際跟著「專案管理」課程一步步操作後，我不但學到了更多、更扎實，課堂更幫助我建立許多有價值的文件，促使我進一步將專案思考的更全面！
講到專案管理，你會想到什麼
甘特圖、專案組織圖、專案計畫？
這些都只是專案管理的工具
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以前的我不斷追求工具的效率化
希望用看板管理、快速畫出甘特圖的工具
因為這些是專案管理者，也就是PM能獨自完成的事
但，專案絕對不止是PM的事
與其埋頭苦幹這些計畫，不如