超實用 ▍深入了解Trello、Notion和Google Calendar三款專案管理工具

在專案的創意激發完畢，我們迎來了協作的階段，而在這個階段，我們通常會陷入一個極其熟悉又糟糕的循環，就像是到了「專案合作災難3階段」如何掌握節奏，執行更有效率呢？

專案合作災難3階段

第一階段(任務交辦資訊，牛頭不對馬嘴)： 一開始會議上，雖然有說了工作分配，好像大家都有了一種神秘的心靈感應。但事實上，你認為已經清楚地交代了計畫 A，結果別人卻自作主張，執行的是超乎想像的計畫 B。等到了項目核對時候，才發現進入撞牆階段

第二階段(時程緊湊，小宇宙爆發)： 你設定了一個合理的時程，覺得可以從容應對，然而當你關注進度時，竟然看到了一堆的「等等等」或是「根本還沒開始」。這種時候，真的深深感受到胃痛到不行，隨著時間的逼近，也更容易產生糾紛和爭吵。

第三階段(信任崩潰，自己一手抓)：隨著時間的逼近，發現曾經你寄予厚望的夥伴，無法準時完成專業工作，隨之而來的是團隊信任瓦解。最後讓只能嘆氣無奈地說：「算了，我自己來吧。」為了團隊的和諧，今天一起來了解Trello、NOTION和Google Calendar，發掘提升效率的秘訣，這些專案工具不僅適用於職場，也適合學生！

有沒有也是這種苦主，為了團隊的和諧，今天一起來了解Trello、Notion和Google Calendar三種專案工具，發掘提升效率的秘訣，這些專案工具不僅適用於職場，也適合學生！

一.Trello：視覺化任務管理軟體

是一個視覺化的專案管理工具，通過看板和卡片的方式，幫助您組織、追蹤和分配任務。它的直觀界面讓您輕鬆建立專案，並將任務按照步驟、優先級等進行分類。您可以創建不同的看板，例如"待處理"、"進行中"和"已完成"，並將任務卡片移動至適當的位置。

Trell視覺化任務管理軟體 /圖片來源：Trell

Trello： 優缺點比較

1.Trello優點：

• 協作和共享和跨平台使用功能： 可以跨裝置使用，除了有電腦版也有APP，不侷限任何地點，更可以邀請團隊成員共同編輯和討論任務，團隊成員能夠在卡片中留言、附加文件、指派負責人，實現即時的討論和協作，減少誤解和信息流失。確保每個人都了解進度。
• 時間管理和提醒： 可以設定提醒和期限，確保任務不會被遺忘，並保持工作進度，掌握遠端工作進度。透過其中待辦清單（Check List）可以更清楚規劃每項工作需要執行的細節，執行後可以打勾並拖曳區塊位置，或是在在任務卡片中添加附件、註釋和評論，輕鬆追蹤任務相關資訊。
• 視覺化展開式介面： Trello操作直覺簡單，以看板（Board）、清單（List）和卡片（Card）的方式呈現，讓專案任務一目了然，並可透過簡單地拖曳操作管理任務的進度、狀態等，也可以在任務卡片中添加附件、註釋和評論，輕鬆追蹤任務相關資訊。

2.Trello缺點：

• 限制於規模和複雜度：Trello的因其簡單的界面無法很好地處理龐大的任務和資源分配。，缺少深入的數據分析和高級報告功能，難以對專案進度和團隊績效進行全面的評估，因此較適合小型和中小型專案。
• 維護大量卡片的挑戰：當專案任務任務和卡片量多的情況下，Trello的界面可能變得雜亂，難以有效地組織和管理，導致使用者的體驗下降。
• 缺乏整合性和自動化：雖然Trello支援Power-Ups來整合其他工具，但整體上缺乏自動化功能，需要手動處理一些重複性任務。

二.Notion：整合型專案管理軟體

是一個多功能的協作平台，不僅可以用作專案管理工具，還可以用作筆記、文件分享和知識庫。它提供了靈活的組織方式，你可以在同一個界面中創建頁面、表格、列表等，並以多種方式查看和分析數據。這使得 Notion成為組織多方面信息的理想選擇。

Notion整合型專案管理軟體 / 圖片來源：Notion

Notion：優缺點比較

1.Notion優點：

• 全面的多功能性：Notion提供了豐富的模板，包括項目計畫、行事曆、日誌、目標設定等，幫助您更快速地啟動並定制您的工作區。此外，Notion還支援各種擴充和整合，如行事曆同步、代辦事項導入等，讓您能更輕鬆地將Notion整合到您的工作流程中。
• 豐富的媒體整合： 可以在Notion中創建知識庫，組織筆記、文件和參考材料，輕鬆查找所需信息。也允許嵌入影片、音頻、地圖等多種媒體，也可以嵌入外部連結和內容，實現更全面的資源整合，提供更多參考來源。
• 團隊協作： Notion支持多人協作，團隊成員能夠即時協同編輯文件、註釋任務、進行討論，促進實時的信息交流和合作。且有支援設置訪問權限，確保不同成員只能訪問和編輯特定內容，維護資訊安全性。
• 個性化工作流程：Notion的靈活性使您能夠打造符合自己工作風格的工作流程。無論您是個人工作者還是團隊成員，使用者可使用模板和內容區塊，來建立多層次的文件夾、頁面，靈活地組織和定置專案內容，適應不同專案的需求。

2.Notion缺點：

• 功能繁雜進入門檻高：Notion 的彈性和功能眾多，對於初學者來說可能需要花費較多時間來學習如何運用不同的功能。這可能會導致一些初學者在摸索軟件時感到有些困惑和無所適從。
• 無繁體中文版本：目前 Notion 尚未完全支援繁體中文介面，這可能對部分使用繁體中文的用戶造成不便，都是英文單字，因此在使用介面上需要一段時間適應。
• 需要網路連接：Notion 是一個雲端應用程式，必須連接到網路才能夠使用。這可能對那些在沒有網絡連接的地方需要使用的用戶造成不便，限制了他們的使用場景。
• 資料庫多時載入速度較慢：隨著資料量的增加，Notion 的載入速度可能變得較慢，特別是在處理大量內容時。這可能影響用戶的使用體驗，使他們在導航和操作時感到有些遲緩。

三.Google Calendar：時程同步、專案日曆

Google Calendar其實就是常說的Google 日曆，它是一個簡單而強大的時間管理工具，也是最好入手門檻最低的工具。學電腦第一堂課應該就是建立一個Google 帳號，因為頻繁使用且介面簡單，也是許多人使用時第一選擇。近年來Google Calendar為了更好區分活動項目，也推出了時間深入分析 (Time Insights) 功能，透過標籤和顏色可以輕鬆地創建事件、設定提醒，並與他人共享你的行程，也可以更加精細知道時間上的分配。

Google Calendar優缺點比較

1.Google Calendar優點：

• 整合Google生態系統： Google Calendar與其他Google工具（如Gmail、Google Meet等）無縫整合，方便快速地在行事曆中添加會議、任務等。也支援與Google Tasks整合，讓任務管理更加便捷，提高專案的整體效率。
• 跨平台訪問和同步：Google Calendar 能夠在不同設備間實現同步，無論您使用的是電腦、手機更甚是IOS 和 Android等不同系統，還可以串聯不同的Google工具，設定後可以隨時查看和更新日程安排，且同步功能更能確保所有設備上的行事曆信息保持一致，避免信息重複或不一致的問題。
• 即時共享和協作： 您可以輕鬆地與團隊成員共享您的行程和日程，並邀請他們參加會議或任務。這有助於促進團隊的協作和合作，確保每個人都保持在同一頁面上。
• 精確的時間管理： Google Calendar提供直觀的日曆界面，讓使用者能夠輕鬆地規劃、安排和監控專案任務和活動的時間。畫面也支援按天、周、月等多種視圖，因此可以更清晰地看到專案的時間軸和時間分配。
• 提醒和通知功能：Google Calendar支援設置提醒和通知，確保不會錯過重要的會議或任務截止日期。這有助更好地掌握專案的進展情況。

2.Google Calendar缺點：

• 有限的專案管理功能： 雖然 Google Calendar 提供了基本的專案管理功能，但對於複雜的專案，可能會顯得有些不足，無法提供詳細的任務追蹤和進度管理。也缺少缺乏進階的專案管理功能，如甘特圖、工作流程自定義等。
• 缺乏團隊協作工具： 雖然可以共享行程，但 Google Calendar 在團隊協作方面相對有限，缺少詳細的專案任務管理功能，難以深入追蹤和監控任務的狀態和進度，且無法像其他專案管理工具那樣提供即時的協作功能和討論區。
• 安全和隱私問題： 使用 Google Calendar 需要與個人 Google 帳戶相連接，可能引發安全和隱私方面的顧慮，尤其是在商業環境中。

總結：三種專案工具比較(Trello、Notion和Google Calendar)

這邊我也將三種專案功能做了一個更詳的功能評比表格，大家可以透過表格來看出差別，三種都各有優劣勢，建議大家可以根據需求，選擇最適合的工具

畢竟沒有不能打仗的兵，只有不會打仗的將 。

三種專案管理工具比較表

總歸來說，Trello以直觀的看板方式，協助任務可視化，提升團隊協作。Notion多功能且靈活，結合任務管理和協作，但需學習成本較高。Google Calendar精確的時間規劃與整合功能，是專案時程的可靠伴侶。

綜合而言，選擇Trello可提升任務管理效能，Notion適合複雜專案需求，而Google Calendar是絕佳的時間管理工具。視專案需求選擇，將有助於有效執行專案，促進團隊協作。最終還是根據你的專案需求，挑一個開心又好用的吧！