公務員日常不日常 Day134:初進檔案室

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一日,工程同事周哥抱著厚厚一疊文件,請行政課的檔管姐姐協助歸檔。

他身後的桌上還有一疊文件,但檔管姐姐一臉困擾,舉起纏著固定器的左手。原來她前陣子摔倒傷了手腕,目前在復原中。

「我來我來!剛好我沒去過檔案室,順便去觀光一下!」我自告奮勇,抱起那疊沉重文件。

「你沒去過?」「你都來公所多久了。」他倆雙雙瞪大眼,不可置信的模樣。

確實這些年來,我從菜鳥變成老屁股,縱橫本地山區平原各處,就是沒有踏入公所檔案室一步。

我也覺得很神奇。可能是檔管姐姐人太好,每次將調案單給她,需要的文件隔一會就出現在桌上。之前比較趕的案子,也有單工弟或安心上工幫我跑腿。

仔細想想,連比我還晚好幾年到職的小孟跟職代妹,都去過檔案室好幾輪了呢。

身為前輩,真是羞恥。


我隨周哥和檔管姐姐走向後門,推開門後經過廣場,走進矮建物中。一樓是別的單位使用,我們轉往樓梯,朝二樓走去。

我的心撲通亂跳,傳說中的檔案室大門就在眼前。聽聞是個很像圖書館的神秘空間,遍佈灰塵及老舊文件。

開門後左手邊是一張辦公桌,姐姐正是在此辦公,一旁有許多今年度的文件整齊放在置物架上。姐姐告訴我這些文件剛歸檔,等累積一定厚度後才會裝訂成冊。

右手邊則是檔案區的入口,約有兩個教室那麼大。整排可移動式的書櫃已有八成滿,另一側堆疊著泛黃破舊的文件,上頭標示的年代可窺見其四十年以上的歲月。

陳年老文件後方還有許多牛皮紙袋,裝著過於厚重而無法裝訂的公文附件。

檔管姐姐貼心為我解說著,完全當我來觀光無誤,任我發問,一探究竟。

「那些已經過保存年限的公文不能銷毀嗎?」我問,指向泛黃的書頁。這紙張看起來一碰就碎裂,根本沒人會去碰呀。

「關於這點,之前有討論過,但因為沒有電子紀錄,被要求銷毀前需要建檔。」姐姐回答。

我環顧那層層堆疊的文件,夭壽,原來是個大坑啊!

沒日沒夜歸檔也需要數年才能完成吧,而且毫無意義。想必沒人敢處理這些文件,承辦人也不敢蓋章承擔責任。

「公文是民國一百年才正式電子化的……那時沒有請系統廠商掃描建檔?」周哥沉吟了一會,問。

「沒錢。」姐姐給了現實的答案。

好吧,是坑就該放著。

「我們這邊空間算大,這些書櫃撐到我退休還夠放。有些地方的檔案室很小,應該很麻煩吧。」姐姐說道。

「不過濕度跟溫度不太合格呢。」周哥瞇眼看向架上的濕度計。

上頭顯示著「舒適」,但顯然對檔案管理方面而言,不該這樣定義。

「檔案保存濕度要45%,溫度要在21度,不然會脆化更嚴重。」不知為何將這些數據記得特別清楚的周哥搔著下巴,神情複雜的看向自己那些文件。

「沒錢。」姐姐依舊兩手一攤。

對耶,仔細一看這空間沒冷氣,甚至姐姐的辦公空間也只有風扇一只……夏天時的姐姐好辛苦啊!

我頓時無比珍惜自己的辦公室。

參觀完畢,姐姐留下來繼續辦公,我和周哥準備下樓梯。

樓梯口放著一台破舊程度與裡頭文件有得拼的影印機。

「聽說檔案室的影印機都是接收其他人淘汰再淘汰之後的機器,原來是真的。」

周哥又搔搔下巴,看著這台堪稱三手或甚至四手品的影印機。

想想自己座位旁那台出紙速度飛快的機子,我回頭看向檔案室的門,此時對於姐姐充滿敬意。好堅強呀!

每個業務都有其獨特之處,在今日,我得以一窺檔案管理的樣貌。

步出建物,陽光灑落前方的廣場,炙熱的溫度讓前方公所看起來特別遙遠。

……但這路途果然太遙遠了,下次還是讓單工弟幫忙跑腿吧!

菜鳥公務員一枚,現任職於南部某地方公所農業課,過著每天跟農民拼命、拼感情的日子。在這裡紀錄生活,但是很怕被主管抓包。如果哪一天不再更新,可能是被抓去政風室泡茶聊天了。
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