如何高效設立可交付成果：提升每日成效的秘訣

摘要

你是否有過這種感覺，忙碌了一整天，感覺好像做了許多事，但又好像沒有留下什麼具體成果？本文將與你分享如何在日常工作和生活中設立具體可交付成果，透過簡單易高效的步驟，讓每一天變得更有意義，積累更多有價值的成就。

✨閱讀後你將學會：

1. 理解可交付成果的概念：學會如何設立具體的可交付成果。
2. 應用實用的方法：掌握將日常任務轉化為具體成果的方法。
3. 提升工作和生活成效：透過設定可交付成果，提高每日的成效和成就感。

「只有具體的行動才能帶來具體的結果。」— 海倫·凱勒
"Only concrete actions can bring concrete results." — Helen Keller

忙碌一天，為何感到沒什麼收獲？

你是否有過這種感覺：每天忙得團團轉，參加無數會議，處理一大堆電子郵件，完成各種待辦事項，卻在一天結束時感覺沒做出什麼實質性的成果？這種感覺讓人沮喪，似乎每天都在原地打轉。卻是許多職場人士的生活寫照。或許你不妨可以在「例行性」的工作與活動中，加入一點點「專案管理思維」。專案管理裡有一個重要的概念，稱為「可交付成果（Deliverables）」。

解密可交付成果

可交付成果的核心概念

「可交付成果」顧名思義就是你在專案執行的過程中或結束後，可以看得見、摸得著的具體結果。它們是你努力工作的證明，也是你產出的標誌。無論是在工作還是生活中，設立可交付成果可以讓我們更清楚地看到自己的成就。

日常生活與工作中的可交付成果

舉例來說：

• 工作報告：每天寫完一份詳細的工作報告，這就是一個可交付成果。
• 家務清單：完成今天所有的家務清單，比如打掃、洗衣、做飯等，這些具體的成果讓你看到家裡變得整潔。
• 產品開發：一個新產品研發專案團隊的最終可交付成果，就是那項新產品；一個SOP制度建立專案團隊的最終可交付成果，就是那些SOP。

若將一生、一年、一天中的許多「例行性」事項用專案管理的角度來看待，試著增加一點「可交付成果」，我們將會發現，生命中多了許多美好的回憶。

就拿吃飯來說，韓劇《金牌救援：Stove League》裡的金牌教練白勝秀，每次吃飯時都要拍一張餐點照片傳給媽媽，讓媽媽知道他有好好吃飯，請媽媽安心。原本吃飯這件「例行性」的事項，因為加入了孝心，讓每次吃飯都展現出不同的「可交付成果」（不同的餐點照片，並讓媽媽每次都安心）。

看書也是。一位職場工作者每週看一本書，看書已經變成她的「例行性」事務。但她不僅僅只是看書，還將所看的書籍內容整理成一張張的心智圖，進而讓看書這件「例行性」事情，有了具體的「可交付成果」。

這些都是在「例行性」的事項中，加入一點點「專案管理思維」的良好範例。

這樣的概念也可以複製到工作上。無論是將每次在會議中，所觀察、學習到的內容，整理成自已的「經驗學習（lessons learned）筆記」。或是將每週例行性繳交的週報，變成自己的「學習紀錄」。

一段時間下來，當某一天我們不經意地回顧自己累積下來的可交付成果時（無論是經驗學習或是學習紀錄），會突然發現，其實自己在處理這些例行性事務的過程中，不知不覺地已留下了許多足跡。

高效設立可交付成果的五步驟

在日常生活和工作中，我們可以透過以下五個步驟，高效設立具體的可交付成果，確保每一天都能有所成就。

第一步：定義目標

首先，為每一個例行性任務設置一個明確的目標。這個目標應該是具體的、可衡量的。

步驟：

1. 設定清晰的目標：確保目標具體且明確，例如今天的目標是「完成一篇報告」，而不是簡單地說「做工作」。
2. 確保目標可衡量：確定你能檢查並驗證是否達到目標，以評估進度。

第二步：分解任務

將大的目標分解成可管理的小任務，並為每個任務設定具體的可交付成果。

步驟：

1. 列出所有子任務：將大的目標分解成多個可管理的小任務。例如，完成報告的子任務包括資料搜集、草稿撰寫、校對和提交。
2. 設定子任務的可交付成果：為每個子任務設立具體的可交付成果，如資料搜集的可交付成果是一份資料清單，草稿撰寫的可交付成果是一份初稿。

第三步：制定計劃

制定一個實際的計劃，分配時間和資源，確保每個任務都有足夠的時間和資源來完成。

步驟：

1. 安排任務時間表：為每個子任務分配具體的時間段，確保每個任務有足夠的時間完成。
2. 確保資源均到位：確認你擁有完成任務所需的所有資源，如資料、工具和支持。

第四步：執行追蹤

按照計劃執行每個任務，並不斷追蹤進度確保任務按時完成。

步驟：

1. 實際追蹤進度：使用工具（如To-do list或行事曆）追蹤每個任務的進展，確保計劃如期進行。
2. 定期檢查與調整：定期回顧計劃，確保所有任務都在正軌上，及時調整計劃以應對變化。

第五步：回顧反思

在完成所有任務後進行回顧和反思，總結經驗教訓為未來的任務改進方法。

步驟：

1. 總結成功的經驗：在任務完成後，總結哪些方法有效，並記錄下來以便優化未來流程。
2. 分析失敗的原因：找出未達成目標的原因，並提出改進方案，避免在未來的任務中重蹈覆轍。

高效工作的實際應用

這樣的概念很合適應用於工作上。無論是將每次在會議中所觀察、學習到的內容整理成自已的「經驗學習（lessons learned）筆記」，還是將每週例行性繳交的週報變成自己的「學習紀錄」。

一段時間下來，當某一天我們不經意地回顧自己累積下來的可交付成果時（無論是經驗學習或是學習紀錄），會突然發現，其實自己在處理這些例行性事務的過程中，不知不覺地已留下了許多足跡。

下回，不妨在例行性的事項中，加入一點點專案管理思維吧！透過設定具體的可交付成果，不僅能夠提升每日的成就感，還能在不知不覺中累積許多有價值的成果，讓每一天都變得更有意義。希望這些建議能幫助大家在日常工作和生活中，找到更多的成就感和滿足感。

作者：黃博駿（臺灣高效能創新研究公司的創辦人）、羅凱揚（台科大企管博士）

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