財務健康(3)
現金流量進階管理方法與工具：
現金流量是指一個組織在特定時間段內現金流入和流出的情況。當現金流動性未達到適當水平，表示組織短期財務狀況存在不確定性，需要導入進階管理的方法與工具，並花費更多時間以為因應。以下是幾個有助於管理的方法，以確保營運資金充足。
設定現金流目標
例如增加現金流百分之二十或能及時支付大額支出，如薪資獎金及應付帳款。由領導階層設定最低現金儲備標準，以應對突發的現金流需求。仔細定義儲備標準和用途，並以現金或短期投資形式持有。假設大道中心規劃設立應急現金儲備，目標金額是提高現金月份數至六個月，與目前4.53個月尚差1.47個月，即4,400,000。這項儲備金計劃使用於非預期的支出如緊急援助需求增加：
服務對象的特殊需求： 突然出現需要額外資源才能滿足的服務對象個案，例如罕見疾病的醫療支持、特殊的無障礙設施需求等。法律訴訟或賠償： 因服務提供過程中的疏失或其他原因而面臨法律訴訟或需要支付賠償金。設施維護或修繕： 辦公場所、服務據點等建築物或設施出現意外損壞需要修繕。保險理賠自付額： 發生意外事件（例如火災、竊盜）需要支付保險理賠的自付額。人事相關的突發狀況：意外的離職潮導致的額外招聘和培訓成本。員工發生意外需要支付的醫療或撫恤金（若保險不足）。勞資糾紛產生的法律費用或賠償金。捐款或補助減少： 主要的捐款來源或政府補助突然減少或中斷，導致組織需要尋找新的資金來源或削減開支。自然災害影響： 組織自身的設施或服務區域受到自然災害的影響，需要進行修復或提供額外援助。公共衛生危機： 疫情爆發可能導致服務模式需要調整、防疫物資成本增加、活動被迫取消等。法規遵循成本增加： 政府法規或行業標準突然發生變化，導致組織需要投入額外資源進行調整和遵循。
制定現金流量預測
非營利組織 (NPO) 在制定現金流量預測時，是一個極為關鍵的財務管理環節，有助於確保組織資金充足，滿足即時與長期支出需求，避免資金斷鏈。制定現金流量預測通常涵蓋以下主要步驟與考量：
一、 預測準備階段明確預測目標和期間：
需要確定現金流量預測的目的，例如用於短期營運資金管理（例如未來 3-12 個月）或長期財務策略規劃（例如未來 3-5 年）。其次，確定預測的時間範圍，例如每月、每季或每年。短期預測通常需要更詳細。格式建議可採「期間預測 + 類別預測」雙軌進行。收集歷史財務數據：收集過去至少 3 年的詳細現金流入和流出記錄。這包括各類收入（捐款、政府補助、服務收入、會員會費等）和支出（人事費用、營運費用、資本支出等）。仔細分析歷史數據的趨勢、季節性變化和異常波動，以及現金收支的「週期性」與「不確定性」。從分析中識別關鍵現金流量驅動因素，分析哪些因素對現金流入和流出影響最大。例如捐款筆數和金額、政府補助的撥款時程和金額、新增服務項目或服務量的變化、重大募款活動、大額資本支出、非計劃中的大額收入或開銷等。
建立現金流量預測模板：使用試算表軟體（如 Excel、Google Sheets）或其他財務預測工具製作模型。設計清晰的格式，因採取「期間預測 + 類別預測」雙軌進行，故將期間設為欄，類別設為列。在第一欄中區分期初現金餘額、現金流入、現金流出和期末現金餘額，並將現金流入和流出按主要來源和用途分類。
案例討論：大道中心為本年度（2025）第二季到下年度（2026）第一季的營運資金管理作準備，開始著手進行現金流量預測的第一步。首先財務人員蒐集2022～2024歷史財務數據，使用試算表製作出模板(表8)。
大道中心現金流歷史紀錄(表8)
從歷史紀錄進一步分析發現，大道中心這三個年度的捐款現金流入第四季最高，其次為第一季，企業捐款和其他捐款都呈現同樣的狀況。補助收入在第二季和第三季特別高，主要是政府的機構服務補助及營運管理費分別集中在這兩季撥付。服務收入在第一季和第三季稍低於另外兩季，原因是二月、八月各有教學準備週，免收服務費。營業收入逐年增加，每年第三季中秋節促銷活動創造更高的營業現金流入。現金流出季節性差異主要出現在第一季發放上一年度的年終獎金，故人事費現金流出普遍在第一季特別高，每年第一季現金淨流出（該季期末現金餘額低於期初現金餘額）的主因。第三季有兩項金額較大的季節性現金流出，一是依契約應以現金償還向理事借款500,000及餐飲工作坊中秋節促銷活動的營業成本。2024年第三、第四季分別採購日照中心園藝設施1,264,000、餐飲工作坊貨車756,000，產生資本支出現金流出，故兩季的現金淨流入較兩個年度低。比較收支餘絀表年度餘絀數和現金流量淨流入數，較大的差異除了資本支出、償還借款的影響，主要是折舊費並未產生實際的現金流出，導致各年度現金淨流入金額普遍高於年度結餘金額，差異在3,300,000上下。其他的影響則是會計原則應計基礎和現金基礎間的差異。
二、 執行預測階段現金流入預測：
清楚列出各類收入來源。預測各項現金流入的「可預測性（確定程度）」、「金額大小」、「匯入或撥付時間」。以捐贈為例，估算首次為本組織捐款的企業，需要考量可能捐贈的機率，即所謂的「現金到位率」，並將機率納入預估值的計算式中。根據服務合約或量體預估補助和服務收入，依據金融機構存款的種類和平均帳戶餘額預估利息等。如果存在較大的不確定性，可以依據過去經驗設定保守估計與樂觀估計來進行情境分析 (Scenario Analysis)，情境分析有助於了解潛在的風險和機會，並制定應對計畫。
現金流出預測：首先根據現有薪資福利、預計調整、新聘計畫預測人事費用，其次依據新年度計劃，並參考歷史紀錄預測非人事費用。餐飲工作坊營業成本預估，是將支出分類為「固定性支出」（人事成本、租金、水電等）與「變動性支出」（原物料、進貨等與銷售量呈現等比例變動的支出）。募款費用是依據募款計畫和投入人力預估；此外，尚須預測未來預計的資本支出和時間。若有專案，根據專案預算和計畫詳細預測專案執行費用。
納入非現金項目和時間差異：通常，現金流預測是依據當年度預算，愈瞭解不影響現金流的項目與其性質，愈能準確預測現金流。要特別注意收入和支出發生的時間與實際收到或支付現金的時間可能存在差異（例如應收帳款的收款期、應付帳款的付款期）。
案例討論：大道中2025年四月初完成3月31日當天的資產負債表後，擬進一步預測第二季到下年度第一季，共四季的現金流量。根據2025年第二季～2026第一季的計劃，日照中心服務人數增加2人，員工人數與上一個年度相同，由於剛導入幾項電子支付捐款方式，預期捐贈收入較上一年度增加200,000。餐飲工作坊針對銷售量較高的商品進行促銷活動，預計營業現金流收入增加約250,000；在不增加人事成本的情況下，預計增加進貨及原物料、行銷成本約105,000。考量近幾年收支營運趨於穩定，現金儲備量較過去更有彈性，將年終獎金預算提高至六個月。大道中心使用與歷史紀錄相同格式的試算表產製出(表9)。
大道中心現金預測表(表9)
現金流預測顯示，大道中心2025年第二季期初現金餘額為13,600,000，第二季～2026第一季的期末現金餘額分別是15,354,000 、16,664,000、18,284,000、16,033,720，跨年四個季度的現金淨流入金額2,433,720，亦即現金餘額從13,600,000提高為16,033,720。現金增加率（Cash increase rate，現金增加數÷期初現金餘額）達17.89%（2,433,720÷13,600,000），相當可觀。但尚未達到提高現金月份數至六個月，離4,400,000的目標額尚短差約二百萬元。
三、 預測監控與調整階段定期追蹤實際現金流量：
將實際的現金流入和流出與預測數據進行比較，可使用現金預測誤差率（Forecast Error Rate，（現金實際流量－現金預測流量）÷現金預測流量），定期（例如每季）審查差異，找出偏差的原因。深入了解預測與實際結果的差異是暫時性還是趨勢性的，評估差異對組織財務狀況的影響。
及時調整預測：根據實際情況的變化和新的資訊，定期更新和調整現金流量預測。現金存量較吃緊的組織，建議設定現金存量的安全下限（如現金可用月數不低於一個月），設計可視化圖表或看板，當現金流預測低於警戒線時，看板發出現金缺口警訊。並開始著手進行「現金缺口補償策略」，如臨時調度基金、臨時借款、提前請款、遞延支出等因應措施。
整合會計系統與預算系統：現金流預測大量使用會計部門提供的資料，因此若能與會計系統整合，使用分類帳、專案別、部門別等維度分析，將能大大提高效率和準確性。領導者的重要職責在於促進財務部門與專案單位協同編列現金流預算 (bottom-up 方式)，並盡可能提供便捷的系統與工具。
案例討論：大道中心計算最近年度和2025年已結算的第一季，分別計算現金可用月數，並繪製為(表10)計算2025年已結算的第二季現金預測誤差率，（現金實際流量15,501,947－ 現金預測流量15,354,000）÷ 現金預測流量15,354,000得出0.1%，相當優異的預測結果。
大道中心可用現金月數可視化圖表(表10)
總之，現金流管理不是一次性的活動，應堅持將每月或每季的現金流預測和討論作為經常性業務。越早預測現金流問題，就越容易解決。
