財務領導與監督（下）
小型非營利組織不可輕忽的內部控制
受限於人力，一人身兼數職在小型非營利組織很常見，可能因此埋下舞弊的地雷，造成日後的損失。本章介紹幾項微型組織可行的基礎措施：
首先，領導人如理事長或秘書長必須以身作責。如果不這麼做，例如買東西沒有拿到發票或收據，其他人將如法炮製。在內部控制的觀念裡稱為控制環境，也可以稱為組織文化，文化的形成往往與領導者的個人操守和觀念緊密關聯。鼓勵領導人明確訂下規則來處理跟財產和金錢有關的事務，常在會議中強調遵守規則的重要性，甚至訂下違規的罰則。
其次，工作職掌分派時要能彼此制衡。原則上核准、保管和記錄這三個主要功能要分開，如果一筆交易從頭到尾都由同一個人包辦，就牴觸了制衡原則；例如拿自己負責保管的現金採買電腦，並負責記錄這筆交易。即使是由另一個人紀錄，光是核准和保管財產或金錢都是同一個人，這本身就存在風險。
收到現金，清點時至少同時有兩個人；在義賣或籌款活動結束時更需要如此。如果在實務上有相當的困難，可以用收據開立管理來輔助。收到現金時立刻開立收據給對方，收據應該至少為二聯式，收執聯和存根聯。最好是三聯式，加上會計聯，收據本印製時每張收據都有流水號，裨益查找、核對。若因故作廢，二聯、三聯都要釘在收據本上。每月固定核對存入存簿的金額和開立的收據金額是否相符，若不相符，必須找出原因調整至正確為止。
每個月至少核對銀行提供的對帳單金額和存簿上的金額是否相同。核對銀行對帳單意味著挪用公款的行為不能持續很久。在小型非營利組織中可能沒有會計，如果只有一個人負責做所有事情，其他人（例如理事會成員）應該負責收未開封的銀行對帳單，並在將其交給現金保管人或唯一的工作人員之前進行檢查。
支票簿要妥善保管，鎖在抽屜或保險櫃裡。支票保管人原則上不負責保管印鑑，印鑑至少分大、小章，由兩個人分別保管。如果很難作得到，就只授權支票保管人只能開立小額應急支票，金額不超過某個上限，例如五千元。
其他與財務攸關的內部控制與風險管理
所有現金和支票是否都完整且及時地存入金融機構？現金保管本身存在風險，如果經常性保管的現金金額較高，應暫放在保險櫃裡。如果沒有保險櫃，負責收現的人應盡快將現金或支票存入銀行，除了降低風險，也能提高現金流。避免拿收受的現金去支付開銷，這會混淆現金流動的軌跡，對型塑組織的財政紀律有負面影響。
所有費用是否都事先經過授權主管批准？經費的使用通常會有請購單、請款單、契約及工程驗收單等經過主管審核並批准的表單，即使是最小額的支出，也應有請款單。如果沒有留下依照權限核准經費使用的任何紀錄，很容易給外界負面的印象。依照組織職階設計以不同的金額分層核准的機制，例如多少金額主任級核准即可，可提高行政效率。
是否遵循限制現金的使用，小額現金可申請零用金的政策？隨著多元支付和線上購物的廣泛流行，使用現金的機會較過去少；然而，對於限制現金使用仍不可輕忽，主要是無法追溯其金流軌跡，存在舞弊的可能風險，所以應加強主管的審核力道以防止此類弊端。組織內除零用金託管人之外的其他人應對零用現金進行不定期的盤點，以防挪用公款。
組織是否每年進行實體盤點並更新財產目錄？材物及財產管理是非營利組織較弱的一環，通常受限於經費、人力不足。新添購的財產通常是在盤點時才發現，而不是在一採購進來就列管。這更凸顯盤點的重要性，每年至少一～二次盤點，如果可行，由會計人員依據會計帳處理而隨之更新的財產目錄，進行抽樣式盤點，對資產的保全多增加了一道守護。
會計和專案人員是否了解所有資金來源規則、規定和要求？限制性捐款的收受和支用是否在總帳中明確標示並記錄？從西方進步國家發展的經驗可以了解，社會對非營利組織責信的認知和要求會愈來愈高，組織必須要清楚捐贈者資金限制的規則。捐款系統、會計系統和請、採購流程的作業要能依循其規則，進行記錄並產製徵信報告。實務上稱此為勸募管理，組織承諾將資金使用於限制性用途上，經費運用的成果報告應提交捐贈者以為責信，若擬將募得資金使用於其他用途，原則上應事先徵得捐贈者同意。
本章總結
卓越的領導人具有清晰的策略和財務目標，與達成此雙重底線的能力。具備此能力的管理團隊著重幾項財務領導要素：他經常強調財務健康與永續的重要性，致力於提升組織的財務素養，並帶領團隊朝此方向努力。他了解財務長或委外財務經理人的職責與所需的技能，並能延攬適合的人來擔任。因資源得之不易，建構一套向捐助者傳達財務需求資訊的方法尤其重要，且應導入合理分配和使用資源的系統，以為責信。並相信公開、透明反而會吸引理性的大眾持續地支持組織。此外，許多人不敢投資太多錢在基礎設施上，以為這有違社會觀感，其實社會大眾有時是需要被教育的，幫助對方了解人員、設施或經費的投入符合成本效益，並提升了服務的效率和效能。
非營利組織依靠社會資本而生存，組織信譽一旦受損，小則受傷大則傷及筋骨甚至組織根本，不可掉以輕心；不論組織規模是小是大，應該從一開始運作就導入內部控制的要素和機制，領導人以身作責，形塑誠信正直、守法、制衡的組織文化，不僅為員工創造一個減少試探、安全可靠的環境，也大大降低舞弊發生的可能，從而提升組織的社會信任，累積更多的社會資本。
下一章節將介紹財務健康的標準。敬請支持與指教～
