【會議，是職場的平行宇宙】我們今天開會，是為了確認明天要不要開另一個會
職員A：「請問今天的會議的議題是什麼？」
職員B：「如何減少不必要的會議！」
（兩個小時後）
結論是：「以後每週固定開會，來討論開過的每一場會議是否有效。」
🙃 是的，我們又成功開了一場……如何減少會議的會議。
👀這篇文章，我們來討論一下，關於會議，你知道的有哪些呢？
一、會議的本意其實很單純💬
會議的初衷是好的：為了解決問題。
透過會議，讓大家面對面溝通協調、對齊方向、共同決策。
💯優點包括：跨部門協作更順利、避免資訊不對稱、促成集體共識。
❌但壞處呢？
👉時間黑洞、效率殺手，還可能養出一群「會議型職人」：會議上氣勢如虹，會議後一事無成。
如果加上某些「永遠在提問卻從不負責任」的人，就會進化成「精神時光屋」＋「責任分散所」。
二、如何讓會議有意義？🧠
請記得「開會不是目的，而是手段」！
以下是幾個讓會議不再變成職場內耗的關鍵：
🎯開會前：
明確會議目的與議題（沒有議題＝沒必要開會，不是閒聊就叫開會）
確定參與者是解決者（不是所有人都需要在場）
🎯開會中：
控制時間（每段發言都有時限，或許…採取廢話收費制也不錯）
聚焦解方（不是檢討大會，也不是發牢騷時間，對事不對人，不演戲、不拉票、不拐彎抹角）
主持人需引導節奏，不放任話題失控
🎯開會後：
確認行動項目、負責人與期限
用一頁簡報或表單統整（讓「開完就忘」成為歷史）
三、會議結論要「有下文」✅
一句「好，那我們下次再討論」＝毫無結論。
⭕️解法：
📋 會後追蹤表單：條列每個決策與執行人，每次會議後發給與會者
🧭 責任歸屬制度：不是「大家來看一下」，而是「這項你負責」，不再模糊責任
🗓️ 設定回報時間點，定期回報進度：不是交給命運，而是設定時間點；不能只是「之後」，而是「下週三前更新進度」
四、會議檯面上與檯面下的那些事🎭
職場如劇場，台上台下兩樣情。
🎤檯面上：「我們鼓勵多元觀點」
👂檯面下：「不過最後還是照老闆說的」
🎤檯面上：「這是一場開放式討論」
👂檯面下：「結論昨天其實就決定了」
🎤檯面上：「這場會議是為了大家好」
👂檯面下：「是為了某人報KPI用的演出場」
🎤檯面上：「有想法的人都可以提出喔～」
👂檯面下：「先講的那個人你注意一下，他可能會被 assign 任務」
🎤檯面上：「這是集體共識」
👂檯面下：「我根本沒說同意，只是點了個頭」
🎤檯面上：「歡迎發表不同意見」
👂檯面下：「誰敢真的跟當權者持不同意見」
五、沉默的會議現象😶🌫️
最尷尬的場景莫過於：
主持人問：『大家有沒有什麼想法？』
整間會議室：🦗🦗🦗（蟲鳴）
因為——
「誰說話，誰就會被抓去做」
於是會後 Slack／Line／茶水間開始熱絡：「剛剛那一段其實我不太認同」「這根本沒人要執行吧？」
🎯解決方式
改用無記名意見收集（例如Google表單事前填寫）
會議結束後，用1:1 check-in方式聆聽真心話
建立心理安全感：意見不是負擔，而是共創的一環
「發言≠執行」應明確切割，有角色分工表：想法者不等於執行者
六、世界各國的會議文化也大不同🌏
常常需要開跨國會議的你，是不是也有同感呢？
🇹🇼台灣／🇸🇬新加坡／🇲🇾馬來西亞／🇨🇳中國
文化與習慣：會議常時間長、氣氛嚴肅、階級意識重，發言得看身份，重點常靠私訊補充，會議上的結論模糊。
禁忌：直接點破長官錯誤＝毀了面子，會場表現得越平順，反而越可能沒有實質討論 。
🇯🇵 日本
習慣：非常重視準時與時間精準，每個報告剛好時間結束就必須停。會議現場頻點頭無人反對，會後逐一打電話再反對、私下修正。
會前準備：提前幾天把會議議程和資料送給所有人，實體文件厚如論文，現場毫不拖泥帶水 。
禁忌：開會遲到 or 發言超時＝職業大扣分！
🇩🇪 德國／🇦🇹 奧地利／🇸🇪 瑞典／🇫🇮 芬蘭
習慣：務實高效率，瑞典、芬蘭人完全不Chit‑chat，認為所有無關議程的講話都是浪費時間 。
德國特色：鼓勵提出批判性意見，附和會被看成沒想法；講話時不能插袋、手要擺桌上，否則被視不禮貌 ，會議資料詳實、每一個結論都條列得像戰術指令。
🇮🇹 意大利／🇫🇷 法國／🇪🇸 西班牙
習慣：開會時間靈活，常有人中途進出，喜歡熱鬧、討論很自由 ，辯論是必要儀式，過程比結果重要，結論可延後，思辨最美。
禁忌：若你做的簡報太沉悶，恐怕看的人早就神遊了。
🇰🇷 韓國
流程：基層成員先發言、最後主管下結論。不做逐位職位介紹，很容易搞錯誰是誰
禁忌：溝通需含蓄尊重強階級文化；注意名片與禮節雙手遞送
🇺🇸 美國
風格：直呼名字、提案速度快、效率導向，30分鐘不解決就丟給email。
禁忌：沉默不出意見被視作沒貢獻；强調時間價值＝遲到超 10 分鐘得道歉
🇬🇧 英國
習慣：正式但不拘謹，重禮貌也有靈活發言空間。
禁忌：「手心向內的V 手勢」在英國不代表和平，而是粗口，千萬別亂用 。
🇮🇳 印度
文化：尊重階級與人際關係，常用故事輔助表達意見。大家都說「OK~OK~」，但不一定表示「好我懂」，而是「我聽到了」。
禁忌：不要用左手遞東西或握手（被視爲不潔）；亦避免談宗教、種姓等敏感話題 。
🇸🇮 斯里蘭卡
文化特點：會議前有供茶儀式，象徵尊重與歡迎。
習慣：尊重長者與身份，發言得先經年長者認可。
🇲🇲 緬甸
文化背景：國內有強烈的方向與座位排序禁忌（如東方吉祥、長者座東頭頂部）；會議中尊長者優先發言，年輕人不輕易插話。
🇳🇱 荷蘭
文化風格：直率和平等主義，強調透明與開放討論，職級界線模糊。
習慣：與會者可以直言反對或建議，即使是面對上級也不見得被視為無禮
📝 對於跨國開會的小Tips：
每個國家的會議風格背後都有種文化價值觀，只要事先做好功課，就可以放心傳達資訊。
會前先確認對方文化偏好（準時？熱烈討論？嚴肅正經？）
尊重發言秩序與節奏（別隨便插話或冷場）
注意細節禮儀（如：用雙手遞名片、避免使用左手…）
七、別小看「座位安排」的心理戰🪑
開會時坐哪裡，其實透露很多職場潛規則：
✨坐主位者：通常是主持人／權責最大的人，像董事會中的王座
✨主位左右兩側：親信區，坐的是副手、意見補槍手或打氣的人
✨主位正對面：潛在敵對勢力（或者是想爭主位的人）
✨最邊角座位：隱形人區，有很高的高機率是「被拉來湊人數」
✨進門口第一排：安全帶區，隨時可逃，不太容易被 cue
八、更多真實會議場景補充🧨
❗️「這會議太重要了，請每個部門都派人來」→ 結果大家都派菜鳥來
❗️「我們開會是為了對齊認知」→ 認知對齊完，方向還是沒共識
❗️「讓我們進行頭腦風暴」→ 最後還是照主管的意思執行
⭐️ 總結：
一場好的會議應該是–資訊清晰、意見交流、決策明確、執行可追，每個人都知道「為何而來、說了什麼、要做什麼、什麼時候交」；而不是「大家輪流說，最後沒人做」。
所以，開會前，請先想一下，這場會議到底是「開來做事」還是「開來逃避做事」？
你也開過令你記憶深刻的會議嗎？歡迎留言分享哦！ 😂
