拿到訂單，只是承諾開始
你是不是也曾經有過這種幻覺：
當客戶終於點頭同意報價，並傳來一張張熱騰騰的採購訂單時
你算了算發現這個月的業績已經達標，瞬間覺得鬆懈認為萬事大吉了？
老實說，我剛入行時也曾經有過這種「訂單入袋，天下太平」的錯誤幻想
那時我覺得業務的職責就是「談判、報價、拿單」
剩下的事情應該是內部工廠、生管和物流部門的事吧？
爭取交易成功，讓營收得以延續，為公司創造利潤的存在
因此，拿到訂單僅僅是「爭取交易成功」的第一步
現實往往不會按照理想的劇本演，這中間可能會發生各種狀況
- 客戶需求端：
「看好市場跡象，我的需求通通要往前pull in，請如期交貨哦」
「市場就不買單啊，通通不准出貨，出貨我也不會收，我還要取消訂單」 - 客戶收款端：
「可是我付錢流程就沒跑完啊，又不是不會付錢，你再等等吧」
「信用狀一定要這麼用字精準嗎？銀行又不會發現，發現了你付瑕疵費就好啊」 - 供應鏈端：
「供應商突然延長這批原物料的交期一個月，我只能爭取看看但不保證成功哦」
「這料突然被別的工單用掉了，所以你這張變成缺料，無法排上線哦」 - 生產端：
「產線良率出問題被QC喊卡，等開會討論解決方案哦，幾時開會幾時出貨我不知道」
「你這張利潤這麼低，我當然優先做別人的單啊」 - 物流端：
「又塞港爆倉了，船期只能延後一周哦，請業務跟客戶說明一下」
「遇到海關查驗，不知道會被扣多久，上不了船了」
如果貨發不出去、錢收不回來，訂單就只是「沒有實現的承諾」
它沒有辦法被列入營收，業績就只是看得到吃不到的數字
為了確保讓公司的營收（我們的業績）落袋為安
靠得並不是運氣，而是我們對訂單流程的掌控力
訂單管理，是承諾的實踐
身為業務，我們必須意識到：拿到訂單，本質上就是一種對客戶的「承諾」
訂單交付的核心邏輯非常直觀：
需要在正確的時間、地點之下，把正確的產品送到正確的客戶手中
確實地從客戶手中收到一分不差的錢錢，才是真正的業績落袋！
這三者之間存在著微妙的牽制關係：
談好的利潤，差不多會賠在這些救火費用裡
- 時間 vs 產品：
如果你答應了一個不可能的交期（譬如生產要 30 天，你卻答應 20 天出貨）
產線為了趕工可能會犧牲品質，導致變成「瑕疵品」要忙客訴與退換貨
或是臨時排加班跟走運輸急件，導致「加班費增加」＋「運費增加」 - 地點 vs 時間：
如果你忽略了運輸天數（譬如海運現在艙位吃緊，卻用去年的航程計算）
貨物雖然做好了，卻被困在港口動彈不得，導致客戶斷線要忙客訴與賠償
如果你不懂流程，「隨口答應、到處許願」
後端部門天天忙著幫你擦屁股，最後你還得獨自面對客戶的怒火
如果你懂得流程，「明確答應、真誠承諾」
即便交付過程出了差錯，也能跟後端一起合作及時修正，確實回應客戶的期待
理解流程，是預判與應對
看到這邊的你可能會想說：
「面對客戶與報價就花我夠多時間了，為何我還要知道後端作業在做什麼？」
請記住：業務作為公司的第一道防線，作為客戶的第一線窗口
懂得流程並不是要跳下去做後端跨部門的工作
而是為了要情報掌握，進而達成風險監控，才能適時在內部搶資源
如果你不懂流程，等於對訂單失去掌控權
發生任何事情都是「被動知道」，遇到主管或客戶詢問，你只能一問三不知
只會等出事了才說對不起救火的業務，充其量只是個「傳聲筒」
如果你懂得流程，等於是專業的訂單專家
可以預先看到可能的風險，並提早找到窗口協調解決方案
能主動告知風險並提供方案的業務，會是個「可靠的夥伴」
常見訊號，發現流程異常
為了能夠當拆彈專家，須建立自己的監控雷達，通常異常訊號會來自兩個方向：
內部：聽懂弦外之音，精準追問
- 產線：我不確定進度到哪邊，晚點再跟你說
現實：出事了暫時無法明說
追問：請在Ｘ點前具體告訴我在哪一道工序，預計幾時可以產出？ - 生管：排程暫時長這樣，明確日期還沒有辦法給你
現實：有插隊還在協調中
追問：我必須於Ｘ日出貨，這個排程要如期上線，有什麼困難請現在提出 - 採購：供應商一直沒有回，我再催催看
現實：原料交貨可能出事了
追問：如果Ｘ日前沒有更新，請直接跟供應商說業務要求開會討論
外部：觀察蝴蝶效應
- 時事/天災：中國軍演導致航線繞道、地震導致供應斷線
即時確認會影響哪個層面，並找相關單位討論解決方案 - 客戶：無意間透漏資訊，譬如FCST可能會有點變化哦！
客戶通常無法明說只能暗示，要懂得套話追問可能的情況
譬如那是會增加還是減少呢？浮動數量能先透漏個大概嗎？
看見全貌，才能落袋為安
所謂的業績成績單，是看「收到一分不差的錢錢」，而不只是「拿到一張簽名的紙」
理解訂單流程，對於業務來說有三個實質的好處：
- 降低摩擦：建立與後端部門的共同語言，讓內部更願意在資源緊張時支持你
- 守住毛利：避免因為各種出事緊急救火，讓額外產生的費用吃掉談好的利潤
- 建立專業：能夠預判並且確實解決問題，讓客戶願意信任放心將訂單交給你
看清楚訂單流程，才能在變化莫測的商業需求與供應鏈中，安穩地把業績送進口袋
