【職場】小故事｜ㄧ個讓我印象深刻的德國採購

今天來聊聊讓ㄤ妮印象很深的ㄧ個德國採購人員，就稱呼他G好了。G是ㄤ妮客戶公司的採購人員，負責跟ㄤ妮接洽訂單及詢價事宜，G剛接手公司業務時，ㄤ妮就對他的來信印象很深，因為他是少數的，會寫長篇email的人，字數至少500字以上。我一直奉行著寫信簡短扼要的原則，有時候遇到字多一點的信，大部分是對方對於他要詢價的產品規格不太確定，所以需要把自己確定的，不確定的資訊都打上來，因此字數多不代表描述的資訊多，有時候ㄤ妮還需要問幾個問題讓客人理個頭緒，減少不必要的資訊，才有辦法著手處理，因此G的長篇信件讓我印象深刻。

長期跟G交談下來，ㄤ妮觀察G雖然是工具界採購新手(G的上一份工作是國小老師)，但是他具備了許多成熟的能力，以下就來說說ㄤ妮跟G的幾個小故事吧。

ㄤ妮客戶公司(也就是G的公司)跟新客戶洽談了一個新專案，需要請ㄤ妮針對這個專案開始作大量新品報價，這對於ㄤ妮來說是一件浩大工程，因此來信通常會對這個專案做些說明，讓ㄤ妮知道做這些報價的必要性，如果是一般的採購來信，內容可能如下:

嗨ㄤ妮，我們公司最近洽談了一件新專案，是跟客戶合作XX主題產品系列，此專案若談成預計會帶來多少營業額，是一個非常重要的專案。附檔是我們有興趣的產品，請在這星期盡可能提供報價，客戶很重視價格，請提供有競爭性的價格。

G的來信是這樣的 :

嗨ㄤ妮，我們公司最近洽談了一新專案，主題是XX系列產品。我們公司為了這個專案作了很多的努力，最後終於讓客戶願意考慮我們的提案，客戶是走DIY市場及零售門市，這個專案若洽談成功，將在全國門市鋪貨，預計營業額有多少。但是，這個客戶有很大的時間壓力，價格也非常競爭，因此我們作了市調後，提供可能提案的產品如附檔，請盡可能地提供報價給我們。我們非常希望爭取這次的專案，若爭取到對我們公司及你們公司來說，都會帶來巨幅的營業額。

客戶非常重視價格，因此我們公司也接受大陸產品，只要品質不會太差。第一階段客人想要先從配件工具類的產品開始，因此組套會是我們的重點產品。組套工具不一定要跟表格全部一樣，功能類似也可以接受，重點是價格不能相差太多。

因為客戶無法等太久，報價請先統一報吊卡包裝。產品表格分為3個顏色，藍色是第一階段，綠色第二階段，黃色第三階段。請在3天內先提供幾個藍色報價，我收到後會回覆你的報價跟客人目標價相差多少，再麻煩你依據修正幅度去準備其他的未報價品項。

以上應該可以很清楚地看出Ｇ的長篇信件跟一般信件的差別，Ｇ針對許多面向來描述這個專案，包含客戶端的要求，G公司對專案的想法，以及G自己設定這個專案的三個階段，看完後ㄤ妮對這個專案的概念就立體了起來，也非常知道第一階段需要先處理哪些報價，收到G回饋後又要怎麼作修正。這是G的執行能力。

對於供應商，G也自有一套應對的方式。當G的客人向G提出客訴產品交期遲交太久，G跟生產端反應要求處理，總是會有遇到供應商雙手一攤，跟他說交期就是這樣，無法改善，我也無能為力。G的方法是催促供應商生產，並跟供應商業務談判產品完成後空運費由供應商負擔。如果產品怎麼催就是出不來呢 ? G曾經對供應商放話，會動用所有人脈，封殺供應商的訂單，讓他的訂單量驟減，當作是一種懲罰。這當然不是一個值得效仿的辦法，但至少G清楚自己在這個位置的份量如何，也知道如何發揮自己的影響力。這是G的溝通談判能力。

G對自己手中的供應商是有計畫的，今年的新產品分配給A供應商30%，B供應商30%，C供應商20%，不偏重某個供應商，若A供應商今年已經拿了太多新產品訂單，G就會把接下來的新產品報價機會提供給其他供應商，因此他手中的供應商都平均發展，並且業績都有所成長。而這也是G談判時的籌碼，當交期或是價格方面需要幫忙，這就是G邀功的好時機。這是G的管理能力。

每次ㄤ妮跟G聊天，ㄤ妮發現G對工具界的歷史，及現在工具界的幾個巨頭的動態都非常了解。不只如此，他對手中的供應商每間的強項，以及供應商老闆的經營想法都有一定程度的了解。這是如何辦到的呢? G不只跟供應商信件往來，也常常電話溝通，跟供應商業務聊天，也跟供應商老闆聊天，聊物料價格動向，聊消費指數，聊經濟，聊股票，也聊日常，因此G對供應商老闆的想法有一定了解，也從供應商老闆這邊聽到了幾個有用的建議，進而改進的G公司的某些報價跟出貨流程，奠定G在公司的價值。這是G的觀察力。

在疫情剛開始的期間，G猜想未來訂單可能會面臨交期延遲以及價格上漲(物料上漲+供應商幣別升值)的問題。G觀察了2017年物料大漲價，那時候G還沒有進公司，他研究了公司以前的採購人員作了什麼樣的措施，那個時候採購人員怕訂不到貨，在物價上漲時刻就拼命下單，造成G公司到現在都還在平衡那個時後衝動下單的高成本。於是G提出了新的方案 : 提前下單，並提供供應商匯率補助，渡過匯率不好的時期，當匯率回復，匯率補助停止，產品還是保留在原價。ㄤ妮解釋一下，若G沒有提供匯率補助，供應商會因為價格無法cover上漲的成本而漲價，而漲上去的價格就很難再往下調了。時至今日，結果證明了G的策略方向是對的，他成功幫公司把產品的價格保留了一段很長的時間，雖然G的公司也損失了匯率補助，但是匯率回覆後，別的公司只能用上漲的新價格下單，G公司卻可以用扣掉匯率補助的原價下單，當然最後供應商還是因為物料成本而調漲價格，但G的公司已經因為中間原價下單的好幾張訂單從中得益。這是G的佈局能力。

不知道你在腦中對於G的個性是怎麼樣的想像呢 ? 就這幾個片段我可能會猜想G個性精明又能言善道、據理力爭。但其實G本人很有親和力呢，有耐心溝通，細心，有著諄諄教誨的老師個性，常常跟ㄤ妮聊聊易經（其實他是德國籍的中國人），聊聊自己的菜園，是個和善又非常有自己風格的人。

ㄤ妮透過跟G的互動，看到了一個採購人員可以如何發揮影響力，如何佈局自己手中的事業。當初ㄤ妮成為國外業務的那個小小聲音又出現了，我以後一定要當個很厲害的業務。厲害兩個字要怎麼具體化呢 ? 那時候我也不知道，對於那個時候的我來說，可以飛來飛去參加展覽獨當一面，就是我對厲害的具體化印象。經過了好幾年，我遇到G，他不過是一個採購人員，卻事事都作到主管階層的高度，讓我對厲害兩個字，有了新的視野。現在想想，以前的我對於厲害兩個字的具體化就是不平凡，但現在我知道了，厲害不在於作不平凡的任務，而在把平凡的事作到不平凡。

同時ㄤ妮也問自己，最終自己想要成為哪一種業務？經過了幾年的職場洗禮，ㄤ妮心中已建立一些must do and not to do. 正在看文章的你，有沒有問過自己這個問題呢？而你心中是否有答案呢？

不想錯過ㄤ妮最新文章，請追蹤按讚FB：https://www.facebook.com/smileonnie

讀者意見與商業合作請寄信箱：z8032332@gmail.com