013生活紀錄:時間管理黃金7秘訣!

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時間不夠用,應該是很多人的共同問題,但是每個人的時間都是一樣24小時,為何同樣的時間,有些人可以完成很多事情,有些人一直說「沒時間」?
自從開始每天寫文章,我擔心的其實不是沒東西寫,而是我的寫文章時間不夠!雖然我已經很善用上班空檔構思題材和架構,但是晚上才開始書寫,有時候還是會影響到我的就寢時間,為此我一直無法改善,也讓我有點苦惱。
也因為這樣,我對於「時間管理」的課題,就會特別敏感,像是網路文章、相關書籍、影片,或是一些Podcast節目,只要牽扯到這個題目,我就會特別注意。因為我認為別人既然可以,我也可以參考,並且嘗試看看。
今天想要來分享Dr. Selena楊倩琳老師的Podcast,這一集是2022/07/29的節目:「小資必學:時間管理黃金7秘訣!」。
楊倩琳老師開設了課程、錄製Podcast、寫了很多書籍,因為她一直都很鼓勵小資族學投資理財。在這集中她特別強調,無論職場或人生,時間都是最珍貴的資產,我們要把時間當作是身上最寶貴的財富,浪費時間,就是浪費自己的財富!
在這集中,楊倩琳老師分享了7個秘訣,如果我們想要學好投資理財,就要先將這7個時間管理技巧學會!雖然這7個感覺很常見,但是我們其實也常常忽略,為了避免自己忘記,我就記錄下來,也寫一下想法,分享給大家做參考!

(1)訂定明確的目標

其實我很佩服楊倩琳老師,去年底老師的新書直播節目中,有提到她的夢想計畫都已經實現了,全都拜她的超強執行法。我突然想到我的研究所論文,能夠在我的計畫內一年完成,也是因為我有個時間計畫,然後我將每個月該完成的進度列出,然後按時間進行得以完成。
但是我近年來列的計畫,卻一樣也沒有實現,就是因為目標不夠明確!因為不夠明確,會連接下來切分小計畫都沒辦法,這樣也會造成執行的困難,所以這也是我自己要改進的部分。

(2)要事先計劃每一天

就像第一點說,有目標後,就可以訂出每月、每週、每日計畫,因此可以藉此列出每天必須要完成的事情。做計畫有個好處,清楚地知道每一個時段的行程,如果行程中間有空檔,還可以安排一些可以順便處理的雜事,排好優先順序,妥善運用每一分鐘。就像出門一趟,把出門這段時間要拜訪的客戶、順道要買的東西、要處理的事情等,路線全部規劃好,可以省下交通時間,也無形中增加可以運用的時間。

(3)凡事運用80/20法則

百分之20的投入,可以產生百分之80的效益,所以我們要找出人生中百分之20的事情,這就是我們要優先處理的關鍵事情!而不是將時間浪費在那些百分之80的瑣碎事情上面!
就像一個業務人員,目標應該是提升業績,而不是去做一些雜事,但是自己業績卻達不到上司的要求,這就是沒有善用80/20法則,把時間精力投注在關鍵之處。因此,我們要很清楚自己的目標優先順序,而去思考,該把時間花在哪些重要事情上!

(4)找出高效率的精華時間

很多成功人士都有早起習慣,因為那段時間,比較不會被打擾,他們可以完成很多重要事。把自己最重要的事情,放在自己最高效率的時間,這樣比較可以有高優質的產出,因此找出適合自己的高效率時間,可以優化我們的工作效率。
如果不知道自己在哪一個時間比較高效率,楊倩琳老師也提供一個方式,將自己最重要的事情,分配在一週當中不同時段,像是早中晚,分別去紀錄完成的時間,持續一週,檢視自己的狀況去判斷。固定養成重要的時間做重要的事情,讓大腦去習慣,也培養這個習慣!

(5)番茄工作法,專注!

這個就是25分鐘工作,休息5分鐘,總共30分鐘一個循環。因為人的注意力有限,因此妥善切割時間,適當的休息也提升專注力,可以讓效率提高。就很像我在上國文課,因為知道學生注意力有限,一堂課50分鐘,切25分鐘小考測驗,25分鐘專注上課,效果比較好。所以無論是工作,或是唸書學習也是,善用番茄工作法,提升每一分鐘的效率!

(6)排除干擾

我想這個部分,就是大家要去找出,什麼事情會干擾自己工作?如果不揪出來,那我們肯定會因此分心,無法專注在工作上,就必須要再安排更多時間去完成!很明顯的,現代社會最大的干擾源就是手機,我想大家都不會否認,一打開社群媒體,半小時一小時的時間就不見了!所以,建議大家要專注工作,或是唸書學習之時,請務必移除干擾源,才能專心提升效率。

(7)學習心中典範人物

找一個仰慕的目標人物,或是標竿對手,隨時提醒自己,對方那麼厲害,也是持續珍惜時間,並且努力學習,或是努力創作等,如果他認真一天,但我荒廢一天,這樣其實就是「兩天」的時間差,久了就會越差越遠。用這樣的時間概念,去提醒自己,每一刻的時間都不能浪費。
時間是每個人最珍貴的資產,但是越年輕的人,越容易浪費時間!我常常看到學生考前抱佛腳的樣子,都為他們浪費的時間深感惋惜。不過,回想自己近年來的目標,達標率似乎也不高,也許我自己應該也要重新審視,調整自己運用時間的方式。
這種「時間管理」的相關節目或文章,真的很多,我列在心中的目標典範人物,每個人都有自己的一套方式,但其實都很相像。而我隨時翻閱、收聽,其實也是不斷地強化自己,提醒自己,時間一去不復返,誰能妥善利用時間投資在自己身上,誰就是最大贏家!
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寫作是需要長時間訓練,希望用這個方式,建立每天良好的寫作習慣。
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既然ChatGPT可以代替創作者去搜集知識點,那我們身為創作者,就必須為自己的生命創造更多的故事,去體驗世界上的事情,這樣我們才有更多靈感來源。知識無限,生命有限,因此把握有限生命,去體驗世界,創造更多與人的互動,讓生命故事更多彩,而不是只追求知識累積。
回到閱讀這件事情上,我也必須要重新去看待「書籍」這項物品。因為出了社會之後,閱讀這件事不是為了要應付考試,也沒有比賽,而是應該要解決生活中的事情,所以書籍應該是「為我所用」,因此寫重點、貼標籤在書上,其實就是建立「自己的資料庫」,以方便隨時可以提取使用。
當初在設定這個目標的時候,並不會覺得很困難,因為我看到很多人也是每天寫文章。但是實際上在執行的時候,還真的會遇到寫不出來的情形。於是參考了歐陽老師的方法,大致把文章分為三種,分別是工作專業教學文章、日常分享文章,以及閱讀心得文章。想要日更文章,也可以參考這三個方向,每天應該都會有題材可以書寫。
因為在大量日常練習的過程,我們會去修正,我們文章會隨著時間,影響力會逐漸發酵,會變得更有價值。就像那些金牌的奧運選手,絕對不是一夕成名,他們背後絕對付出好幾年的辛苦練習。所以,如果我們要成為金牌的寫作者,也應該如此,維持每天一定程度的練習,持續一段長久的時間。
自從出社會上班後,其實生活圈就可能會限縮。除此之外,周圍相處的人都是同樣職業,彼此話題一樣,就很難激盪出很棒的創意點子。所以,跟不同的領域互相學習,是激發創意的好辦法!這世界可以學習的事情太多了,多方去涉獵,有助於開拓自己的眼界,激發不同的思維。
在做任何事情之前,不妨先多花一點時間,問自己為什麼要做這件事,深入地去與自己對話,也許我們更能釐清自己生命中的價值順位,當我們知道為什麼要去做這件事,目標明確,態度專注,動機強烈,結果一定有大大不同。
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