把PPT寫成一篇故事

在寫這篇文之前，其實我一直很糾結要不要針對PPT寫一篇文，因為現在市面上有太多PPT的教學書以及教學文了，但即使有這麼多的資源，我還是看到很多小細節是可以再被提及與可以更加掌握的。今天這篇文不是在聊可以做多美的畫面或是PowerPoint軟體能用什麼強大的功能，今天想聊的是可以把PPT講好故事的小細節。

POWER – 用一句話陳述你的重點

我們都知道在打開PPT時，在空白的頁面裡面都有一個大大的標題框，標題其實在簡報裡面非常重要，它代表的是這一頁所要講的內容，用最簡單的方式來表達。有幾種方式可以傳達：

1.目錄撰寫形式：用目錄的方式來當作標題是最常見也是最簡單的，舉例而言有點像是「背景」、「產品介紹」、「商業模式」這樣的方式來當作標題，但這樣的方式其實是我比較不推薦的，因為這樣的標題並無法讓讀者馬上知道這一頁所要表達的內容，但有時候確實還是需要用到這樣的方式，那我會建議多一點形容詞並且與內容作連結，譬如說「背景」可以寫成「市場發現的機會點」，「產品介紹」可以寫成「獨家開發產品」，「商業模式」可以寫成「難以複製的商業模式」，如此讓讀者對本頁產生興趣，並且重點就會放在「獨家」、「難以複製」等，就可以理解你想強調的是你的公司護城河做得很好的概念。

2.本頁所要講的目標：這種方式的概念為把這頁想講的內容用一句話來解釋，比如說你想要講一個活動介紹，那就是把整個活動要傳達的概念用一句話解釋，讓讀者即使還沒閱讀下面的內容，也知道你想傳達的事情，比如你想做一個室內滑雪場，可以寫成「讓消費者不用上山就能體會滑雪的快樂」，去體現這頁想表達的中心思想。這麼做的目的是很多聽眾或讀者的注意力是無法太持久的，如何在第一句話就能表達想要傳達的事情，就會變得格外重要。

3.直接把結論當成標題：這種做法比較偏向是分析類的簡報，通常分析類的簡報會有很多的圖表，一時之間無法馬上看懂所要表達的東西，很多人的做法會把結論寫在頁面的最下方，而標題會寫得很寬泛，譬如「消費分析」、「通路分析」等，但其實另外一種做法是直接把結論當成標題，譬如「消費者對於精品的期望值已降低，漸漸地偏向輕奢的路線」（這只是舉例，沒有任何根據與價值），如此讓讀者直接知道重點是什麼，可以直接取信於你，或是再仔細研讀下面的分析圖表。

POINT – 列點的細節

講完了POWER，接下來當然就是要講POINT，列點這件事在一份簡報裡面非常重要，它可以言簡意賅的知道主題的方向，後續也可以跟著展開細節，但很多人對於列點的方法理解並不明確，常常都是一語帶過讓讀者或聽眾印象較低，這邊就分享一些列點的細節：

1.列點需要周延而互斥

周延指的是所有點加起來可以包含所有要講的事，不會遺漏，互斥則是每一個點都是獨立的，不會混淆。周延的概念比較好理解，簡單來講就是從1到100每一個東西都要講到就是了，互斥的概念定義上好懂，但作法上相對較難，在作法上，每個用字就會變得很重要，譬如說「獨家活動」與「晚會表演」就無法變成並行的兩個點，因為「晚會表演」就是「活動」的一部分，它應該是「獨家活動」下面的內容，如果混淆使用的話，就會讓讀者與聽眾混淆整份簡報的邏輯性，其實乍聽之下也不會有什麼問題，但互斥性做好的話則更能讓讀者與廳中對簡報的印象更深。

2.詞性很重要

詞性講的就是名詞、動詞、形容詞等，它會很有力的指出重點。首先先講什麼時候該用什麼詞性，如果講的是「產品內容」，那就是名詞開頭，如果是「特性」，那可以用形容詞開頭，如果講的是「策略作法」，那就是動詞開頭，不同的內容就要用不同的詞性開頭，並且在同一等級的列點，那就不能詞性混用，比如說今天講的是「策略作法三大重點」，第一個是「打造」消費者專屬購物空間，第二個是「利用」合作品牌權益創造綜效，第三個如果是「獨特的」護城河系統，那就不行，因為獨特的護城河系統是一個「東西」，不是一個「作法」，正確的寫法應該是「維護」護城河系統，或是「更新」護城河系統，那才是一個策略的「作法」。其他的詞性也是一樣的需要一致，才能更清楚地去表達是內容，還是獨特性，還是行動作法。

3.排版上要有輕重緩急

在文字的排版上其實也有很多的細節，比如說同一個等級的列點，字體、大小、顏色就應該要一致，但如果是不同等級的列點，那就應該要不一樣，去代表不同事情的輕重緩急，讓邏輯可以更順暢。

要寫多詳細？字要多還是要少？

到底一份簡報的字要多還是少真的是一個大哉問，每個人的講法都不一樣，這邊我的經驗大概可以分為以下：

1.如果是要演講的簡報，並且整個場子人很多的話，那盡量以字少圖多的方式，演講的形式氣氛很重要，而且大多數的人不會很仔細的看PPT裡面的小字，因此盡量以一句話或是簡單的列點來強調重點。

2.如果這份PPT是不演講的，或是會後要寄給聽眾讓他們後續可以翻閱參考的，那就是盡量寫得愈清楚愈好，通常這種狀況比較常發生在顧問業，一份顧問給的商業分析或是解決方案通常會把簡報給客戶存底以便客戶之後可以再度翻閱參考，這時客戶沒辦法隨時詢問顧問當初說了什麼，即使當初有錄音也不一定方便參考，因此簡報上的內容就是愈詳細愈好。

在寫這篇文的時候我真的是反覆修改了很多次，因為很多事情也是沒有標準答案，其實都是個案探討應該怎麼做比較好，通常最快速的方式是檢討已經做好的PPT，但如果知道基本的製作邏輯，那就不會在檢討的時候需要做大幅度的更改。另外最後想說的是，有時候製作PPT其實並不一定要有觀眾，PPT的邏輯可以幫助自己在釐清問題或發展方案的時候能想得更清楚，簡而言之，在所有的PPT給到別人看之前，第一個觀眾，都是自己。