工具 | 效率提升 | 五個幫助拖延症掌握人生的軟體/APP．無痛改變，產量翻倍

以前有很長一段時間效率老是比預期低，太多事情堆在一起時又會引爆「擺爛」機制，回過神來才在為了浪費的時間後悔。大學以來試過各種安排時間的APP，但最後看著堆積的待辦事項，也有過連APP本身都放棄使用的狀況。

回想起來很有趣，改變的契機是上半年因為各種事件導致的類似於廣泛性焦慮的狀況讓本來還有60的效率幾乎歸零，反而讓我大破大立，在學習療癒自己的同時更徹底地探索如何控制自己。

以下會簡介2個軟體、3個APP，再外加一個沒有直接相關但我覺得也對生活很有幫助的APP。除了分享如何運用，也會說明這些軟體 / APP分別和組合運用的核心思維。

先從只要有Google帳號就可以直接用的2個軟體開始，GO！

1.Excel / Google試算表

一開始整理過去失敗的時間/工作管理工具經驗，發現自己須要可以同時具備以下三點的規劃工具：

1. 較明確指出大約哪段時間應該做什麼，但是保留一定程度的彈性
2. 依照安排甚至提前於安排要有一點點「做到了」、「做得好」的回饋
3. 事後可以得知每件事大約需要多少時間，讓自己未來規劃更準確

第二點很多APP都可以做到，第一點的定下做事時間也是，但通常過了時間就會馬上顯示過期，而且目前也沒有用到可以同時事前安排＋記錄每件事實際需要多少時間的APP。（如果有的話可以告訴我呦！）

最後才決定一次在試算表裡面盡量用最簡單的方式達到這幾個目標，檔案內大致分為「週計畫＋紀錄」、「專案紀錄」、「活力分析」和「每週改進」四個部分。

使用祕訣：

1. 不要高估自己的效率，盡量根據過去經驗安排平均時間正負10%的時長。一開始誤判很正常，不要過度自責。
2. 每天都要留一定的空白，也要留出日常生活的時間（例：先排6~7點吃飯，這不表示一定要完全在這個時間，但表示我們先留了一小時給自己吃飯）。
3. 不要記錄得太細。紀錄只是為了給我們自己參考。
4. 一開始沒完全記到、偶爾忘記都沒有關係，比起往前補，不如向前看吧。

詳情已經有專文分享，以下也會稍微簡介：

週計畫+紀錄

本分頁以時間為中心，時間上以半個小時為單位，一個區塊一天，一頁有七個區塊。每天都會不定時回來檢視。

每個區塊有三欄，左邊是事先安排，中間是實際紀錄，最右邊可以放各種補充、備註、檢討。

事先安排區我通常會在前一天晚上把固定時間的事務先填上去，然後將要做的事情寫出來但等當天開始工作前才迅速安排時間。

實際紀錄區通常是在轉換手上的事情或在其他空檔時才迅速更新，比較可以即時瞭解自己當下的狀況，但可不要一直打斷自己的工作就為了每半小時就填一次喔。

此表的一天設定從一般來說最早醒來的時間（我的話是6點）開始，而非0點。因為對我來說如果從醒來到睡覺的安排每天都得分在兩個區塊的話，實在麻煩又不直覺。

專案紀錄

本分頁以事務為中心，以專案為單位，一個區塊一個月，一頁一年。一週內會有幾天更新（自己的寫作或其他計畫等，以及大學期間的作業、報告），或是當天有接案子的話會更新上來。

因為我自己長時間內會進行多個接案、創作，所以特別需要這個表來統整所有經手的工作，或是直接在這個表把大專案拆成小項目。

可以在此計算達成率，也可以在此表對於同類創作、同類工作進行成果、工時、收入的統計和比較。

活力分析

在大致瞭解「各種事需要花的時間」後，最近新增來瞭解自己一天中「最適合工作的時間」的新分頁。

瞭解自己的活力週期後，更容易安排需要腦力的工作。另外也可以直接看到自己一天的活力時間，耍廢也比較會避開。

每週改進

有列出須改善事項、可能原因、改進措施、每週總結須改善點、措施評值、每週總結措施大原則等欄。

不過不是每件事都需要這麼詳細拆分，所以也有些事情我會直接寫「改進措施」而不在前後補內容。

2.Power Point / Google簡報

其實我會用PPT做的部分本來都是紙本呈現，只是這幾個月常常往返兩地，每次都把放牆上的表帶來帶去、重新佈置實在太麻煩了，所以才研究了一下電子化。

當然，缺點是不能大大一張放牆上，但優點是修改不用剪剪貼貼，也可以隨時用手機打開來看。

我的PPT內有「四象限」、「願景/核心目標」、「夢想板」（短/中/長期）、「未來/或許清單」這幾頁依序排列。

概念上是：先釐清手上每件事→提醒自己往前走的理由和終極方向→視覺化具體的目標給自己更多動力→記下想做但暫時沒有具體安排的事。

以下分別說明。

四象限

這個分類法應該很多人都知道，縱軸是重要程度、橫軸是緊急程度。這個表從還是紙本的時候就大幅提升我事情一件接一件的順暢度。

以前剛結束一件/一堆事（尤其是忙很久或很爆肝的事）的時候，有時會茫茫地有種自己沒有其他事要做的錯覺，然後就會開始休息甚至休息過頭；又或者是決定下一件要做什麼的時候想太久消磨開始的動力。

但這個表強迫我們把代辦事項放上去時就先判斷緊急和重要性（當然可以再改），反而使前一件事完成的空窗期做決定更直覺了。看一眼就知道現在後面還有這些事在等，其中最靠左上或最緊急的又是哪一個。這樣休息起來也比較心裡有底，而不會茫然虛度。

理想上來說，時間安排最好的狀況應該是第三象限盡量少，第二象限的事最多，但我自己習慣上會把不緊急但希望接下來儘速完成的文章放到第一象限，結果第一象限有點滿，哎呀。

之前試過用EXCEL或小畫家電子化，但是Excel要調整每一個事務的位置自由度較小；而小畫家的標籤（長方形）和內文又要分開處理，有時標籤畫太小還得重畫，每次移就得重新選取，方便性不足，所以最後選擇使用PPT可以直接建立有底色的文字方塊，並直接拖曳調整每個標籤的相對關係。

願景/核心目標

這裡用於寫出自己最終想要什麼樣的生活、希望自己的作品/工作可以達到什麼樣的目標。

可以抽象，甚至描述感覺都可以，但是這一頁的目的除了激勵自己往前走之外，也用於在設定具體目標（尤其中、長期目標）時回頭確認這些事是否可以讓自己離願景更近？

未來/或許清單

有些事情屬於有點想做但是短時間內沒有/無法具體安排，卻又不想完全放棄，我會先把它們列在這裡。

就我個人來說，如果要舉例的話可能是學習芳療、考日檢和法檢等等。

多一個這種分類可以避免年度目標中出現太空泛的項目，等下一季或明年要訂目標時可以再看這裡，重新考慮部分項目是否納入規劃。（以及有些項目是否可以直接刪除了。）

夢想板

和願景不同，此處可以分為短、中、長期將自己想要的事物、想達到的狀態以圖片的形式放在裡面，愈重要者愈中心。比如想要房子可以找自己理想中的房子照片、想減重可以簡單把自己的頭P在喜歡的衣服或模特兒上（很粗糙也沒關係），我也會在裡面放影片連結或聲音，是個可以隨時激勵自己，也讓目標更具體的區域。（目標更具體時，也會更好去想像如何達成喔。）

3. ATracker

會使用這個APP是因為可以事先設定事務種類，接著只要在開始時按一下，結束時按一下就會紀錄時間。用手機開試算表比較慢的時候這個就很方便，之後再補記回去就好。也就是說，這對我來說是輔助用。

他還有很多其他功能，比如將不同的事務分在同一個tag（比如我將寫文和翻譯都標上「工作」tag），可以一次檢視同tag的總時數。也可以設定一段期間內（一天、一週、一個月）大於或小於某時數或次數的目標或限制，點開目標分頁就會有很直觀的累計百分比一目瞭然。

如：一個月看影片滑手機不超過X小時、每週學習大於Y次、每天運動大於Z小時等。

雖然很好用，但以我自己來說，因為我的試算表已經包含大部分所需資訊，所以雖然我也會參考它跑出的圖表，但不會花太多心力將直接記在試算表的內容補記在這裡。

個人建議同時運用多個工具時最重要的是釐清主要與輔助、使用某個功能的目的為何，否則會花太多時間在重複的事情上

這個APP如果付費的話可以連動電腦版＋設定更多目標（免費版8個），但我目前只使用免費功能就已經很夠用了。

安卓　蘋果

4.專注森林

這個想必大部分的人都有所耳聞，可以在專心時阻止自己打開會分心的事物（比如下意識想滑一下FB等等）。

我自己是付費使用者，付費一次終身使用。以下會以付費體驗作整體說明，付費內容會特別標出：

支援手機APP、瀏覽器擴充功能（Google Chrome、Microsoft Edge都有），可以切換【白名單／黑名單】以及正／倒計時（瀏覽器只能倒計時）。【雖然有時候需要手動同步，但手機和瀏覽器進度可以同步沒問題】。

基本規則是開始專心時就會種下一顆樹，期間設定黑名單（或不在白名單）的APP或頁面都會被遮蔽，如果提前中斷遮蔽狀態（正計時的話是十分鐘內中斷）樹就會枯萎（枯萎的樹會留在使用者的森林裡）。

【這也可以設定標籤和不同樹種，用圖表統計自己在哪些事用最多專注時間、一週哪一天／一天什麼時候專注最多時間、這個月／年和上個週期比起來專注時間有什麼變化等等。（統計是付費版功能）】

不過原則一樣，雖然這些統計都可以參考，但這只是輔助自己專注用的APP，如果我本來就動力滿滿開始工作，就不會中斷工作跑去打開這個APP紀錄。

我自己會在手機開正計時+白名單，瀏覽器開倒計時+黑名單。因為瀏覽器在工作時會需要查很多資料，白名單反而綁手綁腳。

安卓　蘋果

（輸入邀請碼44Z7U4MSG可以得到500金幣，金幣可以購買更多樹種）

Google Chrome　Microsoft Edge

5.水球清單

之前有買過一年期專業版，現在已經回歸一般版。

這和試算表的功能基本上是重疊的，只是有提醒任務時間功能（當然，缺點一樣是超過時間就會顯示成過期），以及它的機制給人更多動力去完成目標事項。所以如果以試算表為主的話，這個輔助性質是最高的，甚至不一定要使用。

基本規則是每個任務都是一個水球，完成五個水球後可以得到一個鑰匙，鑰匙打開寶箱可以得到金幣（解鎖更多島嶼）或是讓目前的島嶼更完整的道具。收集道具可以簡單地讓島嶼升級（不複雜這點必須大推！通常有變項的話頂多只會有二選一的選項。）島嶼升級滿了之後可以看島嶼上的居民的故事／日記，內容不多，一個人大約只有三則，不同島上的人可能隱約有聯繫，很有趣。

不過因為新島嶼內容更新比較慢，所以雖然這裡也是以日為單位提醒使用者，但我覺得這裡的水球比較適合以較完整的作品或是少數每日規律事項為單位，不適合把一件事拆成每天的進度都是一個小水球，不然太快把島嶼看完就會完全失去動力哈哈。

安卓　蘋果

+1. Plant Nanny

這是個督促自己每天喝足夠水量的APP，植物可以跟著喝水成長。再喝水的時候同時記錄當然比較準，但我覺得有空再補紀錄也不影響。

我是付費版使用者，但如果不執著於植物種類的話，免費版也很夠用。

我自己使用這個APP後深切感覺到：

1. 之前喝的水真的不夠多
2. 水有喝夠精神真的會比較好，情緒也比較不敏感焦躁，皮膚和身體狀態都會比較好。

所以以工作效率、提升自己的生活來說，這個APP雖然和時間管理沒有直接關係，但也有所幫助，推薦給大家！

安卓　蘋果

其實不管使用什麼工具，好好釐清自己拖延的原因，並且從小行動開始改變也非常重要喲！願意看完這篇文的你就已經很厲害了，不要太苛責自己，我們一起往更好的人生前進吧。

（因版面因素，個人網站會放更多截圖，感興趣的話可以移步呦。）