善用工具管理你的時間

你對於自己的時間管理滿意嗎？會不會覺得每天的行程非常忙碌，卻非常沒有效率。這是因為你缺乏管理技巧，現今的資訊變化非常快速，如果沒有善用手邊的工具，你會讓自己忙得焦頭爛額。

我們可能會使用不同工具來管理時間，像是電子工具或紙本工具，第一原則就是「簡單」，使用不同工具時，必須注意不要有重複的功能，例如不要同時使用兩份月曆。把時間用工具具體的分開，這樣可以方便管理，常見的管理方式有以下五種：

1. 月計畫表

當你知道某件事或活動在未來某個時間會發生，那就記錄在計劃表上，包含所有的行程、日期、期限，這樣你就會意識到它的存在，如果不刻意記下來，等時間接近時你會抽不出時來來處理。不只是公事，最好把私事也一起記錄，同時使用兩個計劃表，會無法掌握所有行程。

2. 待辦清單

待辦清單與月計劃表相似，雖然還不確定發生時間，但在未來某一個時間必須完成，這時就可以把它記在月計劃表旁邊。不做待辦清單的人，常常手忙腳亂，因為做了很多便條紙，但是重要時間卻找不到。把所有代辦事項作成一份待辦清單，減少記憶的空間，每天早上確認一遍，把他安排進月計劃表，提升自己的效率。

3. 日計畫表

前一天做日計劃表，安排隔天要做的的活動及行程，這樣可以減少你花太多思考時間要做甚麼。當然不會每天的行程都照你所想的進行，有時會突然發生一些狀況或臨時有事插進來，導致你的計畫被打斷。這時你就要思考是否修改計畫去處理其他事，或是要加快進度去進行等等。總而言之，當你有做，日計畫表，你會知道今天的行程是否有照著進度，幫助你追蹤各個事項的進度。

4. 隨手筆記

我們一天中會收到各種訊息，很難靠腦力去記憶所有事，所以必須靠筆記去記錄。許多人隨手記錄在便條紙上，然後就到處扔，最後遺失的風險很高。所以你每天必須將這些記錄完的事項，寫進你的記事本中，可以依照日期、種類來分類，否則會讓管理工作變得更混亂。

5. 溝通工具

大多數人使用的溝通工具就是電子信箱，雖然電子信箱是溝通最常用的工具之一，但是人們常常會為了關注信箱是否有新的信，導致我們分心，中斷手邊的工作。對於檢查信箱的工作，一天兩到三次就足夠，不要為了收信影響任務的進度。

這五種工具，不論你選擇電子工具或紙本工具，只要選擇你習慣並會持續使用的形式就好了，不必在意別人的想法。隨身帶著這些工具，並且每天檢查並更新，可以減少出錯的機率，做好時間的管理。