科技x生活│透過三個免費數位利器,成為時間管理高手!

更新於 發佈於 閱讀時間約 6 分鐘

前言

現在這個時代,由於各種科技產品、數位應用,導致我們每天非常容易被各種資訊拉走注意力,也因此時間管理對於現代人們成為必須具備的能力之一。
正所謂「水能載舟;亦能覆舟」,科技拉走了我們的注意力,但同時我們也可以透過一些數位應用,協助我們更專心地完成當日事務,而這就是科技加速器的初衷,希望將生活與科技進行更好地結合,主宰工具而非被工具所控制。
因此本篇文章,將和大家分享,如何透過三種不同的工具,讓我們更好地控管自身的時間!

時間管理該怎麼做

在我們介紹數位應用前,也別忘了,工具只是種輔助,是幫助我們更輕易地完成想做的事;然而關鍵仍然是做時間管理的"mindset",因此 Eddy 仍是先和大家介紹一些時間管理概念,幫助大家理解怎麼做時間管理,再進一步說明為何透過這些工具可以達到這樣的目的。

專案思維,讓你的時間管理更有效

很多時候,我們容易有拖延症,想進行時間管理卻心志不堅,常常容易滑個手機就過了大半對吧?大家或多或少都有些惰性,因此當開始做事就容易感到排斥、厭倦,但根據 Eddy 的經驗,如果我們先完成一些小任務,通常就會大幅增加想完成的動力喔!而這也是專案管理中很重要的一步。
舉例來說,當我今天計畫要完成一篇文章,起初很多時候容易無從下手,因此就會東摸西摸,而讓原先所預計的時間浪費掉,但若我先將它進行拆解,像是要
  1. 先確認主題
  2. 構思文章架構段數
  3. 撰寫各段大標
  4. 撰寫各段內容
  5. 設計SEO和排程
透過這樣的方式拆分成數個小任務,就能幫助我們更容易進入到工作狀況,並更好地完成當天事務。

設定 Deadline

設定 Deadline,可說是進行時間管理必備的一環。
相信每個人一定都有過類似的經驗?暑假作業總在最後一天才完成、隔天期末考卻前一天才將書本打開。就是因為這些事情有著明確且必須的 Deadline,因此在那之前的一段時間,就是我們抱佛腳、效率最佳的時刻,因此同樣地也盡可能將所規劃的事情安排一個 Deadline,抱著一定完成的決心喔。
像是上面所提的文章寫作小任務,Eddy 就習慣利用平日每天睡前完成一項,唯有做完當天才可以睡覺,透過這種方式,讓自己的文章寫作習慣得以持續進行。

睡前規劃隔天行程

Eddy 最後想分享的時間管理心得,就是盡可能在睡前,先構思一下明天要做的事情、行程、聚會等,並根據優先序或時序加以排列。
這樣不僅可以幫助我們在一天開始時,更容易了解有甚麼需要完成的,可以更快進入狀況,也能讓我們每天有個時段和自己對話,梳理有哪些事要做以及為何要做?進而優化自己的事務安排和行程。

三個時間管理不能不知的數位利器

在我們了解上面的時間管理小訣竅後,那麼有哪些數位工具可以幫助我們更好地執行呢?因此接下來,Eddy 將分享自己最主要使用的:Notion, Google Calendar 以及 Keep!

Notion

Notion 是這幾年逐漸熱門的數位管理工具,不僅可以像Evernote 完成各樣的筆記管理,也可以像 Trello 進行專案的管理和拆解,因此也是 Eddy 主要的日常數位助理!
而 Notion 雖然有付費版本,但自從2020年提供免費版用戶可以無限擴增區塊後,其實與付費版的差異已經不大,對於一般使用者來說都是相當綽綽有餘,無論是記帳、日曆、撰寫子彈筆記等,都可以在 Notion上實現。
也正如上面所提,Notion 有著非常彈性的操作,因此我們也可以做成如下圖的表,將自己所要做的事情拆解成一項一項的小工作並變成卡片,便可以做到如上一部分所提的專案思維,協助我們更有效率地安排每日工作。
Notion筆記的RoadMap模板,專案管理工作專用 | 飛行のJack (jackskyhigh.com)

Google Calendar

Google Calendar 是另一個大家常用,但卻容易忽略的工具。不僅可以和Google 許多的應用程式串接,像是 Gmail、Google Meet(疫情安排線上會議時非常好用)等,也可以自由拖拉行程,而有相當大的彈性!
在這部影片中,更可以看到網紅阿滴便是透過 Google Calendar 規劃自己的行程,讓他在多個不同事業當中,可以很清楚了解自己每天的行程以及時間分配,進而有更好的運用。
也因此我們可以善用上面的 Deadline概念,搭配 Google Calendar 妥善安排每項事務的死線和緩衝時間,讓自己的時間管理更加游刃有餘!

Google Keep

對 Eddy 來說,在每天睡前要規劃隔天行程時,則是會習慣從 Google Calendar 了解當周有哪些事務後,再透過 Google Keep 來根據優先序或時序加以排列。
之所以這麼做,一來是因為透過這樣的工具轉移,可以逼迫自己每天要進行睡前規劃;二來是因為覺得手機的 Keep介面較為單純,可以讓我更聚焦當天事務,並且也有時鐘功能,可以提醒自己特定重要任務。
此外,Keep 的彈性也相當大,可以放置圖片、新增標籤等,因此做為當天待辦事項,其實功能相當齊全。

本文科技小啟發

  1. 控制科技,而不要被科技拉著跑
    許多新奇的數位應用,都是以搶佔人們的注意力為其主要目標,像是抖音、小紅書,甚至去年很紅的 Clubhouse等,都是以此來獲得流量進而營利。
    然而,這並不代表數位科技都不好,而是我們該找到彼此間的平衡,同時我們也可以透過一些數位工具來加以因應,協助我們的行為變得更加自律,因此本文提到的各種數位工具,不僅都是免費,也都支援各種系統的手機、筆電,讓我們可以在跨裝置的各種環境中,控制科技改善生活節奏!
  2. 建立Mindset+運用好工具=時間管理高手
    當然,科技都只是一種輔助工具,更何況還會日新月異地推陳出新,因此,關鍵仍然是要先建立好做事的邏輯和 Mindset,所以無論有哪種數位工具其實都好,重點始終是知道自己為何要做、該如何做。
    以 Eddy 來說,因為 Notion的兼容性很大,也支援 Google Calendar,因此日後應該會設法將上述的數位工具都整併在一起,重新建立我的工作流,但仍然是會把握上述時間管理的概念,再進而去加以運用。
透過按愛心,讓我知道你的觀後感吧!
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Eddy 的科技加速器,從2024年6月開始復刊。 會針對有興趣的公司,進行商業上的分析和探討,尤其著重在科技產業。 Eddy 畢業至清華大學科管所,目前是一名雲端顧問,期待透過自身的專業和經驗,分享產業新知和趨勢,與大家共同交流和成長。
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Mr.S-avatar-img
2022/03/21
Notion 真的大推,而且最近他們的資料庫更新超棒的! 雷蒙有做了一集影片講解,分享給您 https://www.youtube.com/watch?v=DBOxa293D64&t=723s
Eddy 的科技加速器-avatar-img
發文者
2022/03/26
謝謝Mr.S的分享,也有購買雷蒙的課程,希望可以再多多善用這樣的工具!
因為近期有面試許多科技業 PM 職缺,因此主要想和大家分享身為文商科學生(大學社會學系;研究所是管理領域),若對所謂科技業、數位金融 PM(Product / Project Management)職務有興趣的話,可以如何進行準備和爭取。
有些心細的朋友這兩天詢問,為何有段時間沒有上文了?事實上,跨年和慶生太開心忘記了,按照原本的規劃,早在上周 Eddy 就該發布一篇論文研究中關於數位轉型的文章(其實早已寫好,但目前來看可能腹死胎中不會發 XD)。 延伸閱讀:閱讀分享│寫作,是最好的自我投資(上) | 方格子 (vocus.cc)
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