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簡單且可立即實踐的效率倍增法—《工作與生活的技術》工作

2021/04/23閱讀時間約 5 分鐘

花很多時間工作,卻總是覺得做不完?

重點不是做多久與做多少,記住,永遠聚焦於「產出」!
身為一位freelancer ,做工作規劃那是當然的事,但有時也會列了許多to-do list 之後,一天下來卻只完成了其中幾項。
「列出最重要的3件事」及「預估完成時間(以蕃茄鐘為單位)」然後,最重要的「按下計時器倒數」。其實就是讓自己更有意識的聚焦最重要的事,強制有產出。

計時器工作術

讀完這本書後,發現自己最大的盲點,就是雖然很容易投入工作,卻對「工時」沒有掌握性。台大的葉丙成教授曾在演講中分享到:
「很多人時間管理不良,是因為對自己的能力掌握不精準」
也就是對自己完成這件事情需要多少時間,估計得不精準,以至於實際達成的所需時間多出預期。解決的方法,還是回到「有意識」這件事(我自己工作就很常進入忘卻時間狀態),這時候「計時器工作術」就是一個很好的方法。利用計時器執行番茄鐘工作術—每25分鐘休息5分鐘,讓自己有意識的理解「完成一項工作需要幾個番茄鐘」。我自己剛開始使用的時候,也覺得有點干擾,專注在工作中的時候,突然計時器逼逼逼!但此時我也突然驚覺,原來我在一件工作上,所需花費的時間超過我的想像與預期,這也是為什麼,我那一大堆to-do list總是無法全部完成,根本是我高估了自己的工時。
其實使用計時器工作術對我來說最大的幫助,其實是自我效能感的提升,工作好似永遠無法預期完成的感覺,令人沮喪。運用科學的方法,規劃-紀錄-回顧-反思(類似PDCA) ,藉由一次次的紀錄核實與調整,越來越了解自己在執行某件事的能力,準確的掌握完成所需花費的時間,越精準,對於每天所能安排的工作量也會越準確,才不會讓每天的工作看似安排很滿,實際達成卻很少,越來越懷疑自己的能力,然後發現,問題也許不在工作能力不足,而是對工時規劃的預期不準確。

計時器小秘書幫我們「生時間」

書中提到「計時,是為了忘記時間」,看似矛盾,但我們的確時浪費許多零碎時間。書中的舉例就讓我很有感,9點抵達高鐵,發車時間9:39,此時還有將近40分鐘的時間,此時只要設定30分鐘的計時器,就可以專心投入工作,不需要一直check手機查看時間,也不需要擔心忘記時間錯過高鐵,反而讓自己無法投入,工作更零散。這個時候,計時器小秘書幫我們「生」出完整30分鐘的工作時間,可以寫一篇文章、或者做個簡報。

其他可以「生時間」的小技巧

多一個螢幕,多一倍效率

這是個我從來沒想過的方法,因此覺得特別值得推薦。書中舉例,當我們要回覆會議的Email時,我們需要打開Gmail,寫好信件內容,到了要確認會議時間時,我們要「轉換」到行事曆畫面,查看時間,然後「記在腦子裡」,再「切換」回Gmail回信。過程中切換來、切換去,而且有時還重覆不只一次,因為腦子有時不給力,可能會又忘記!這時,如果有雙螢幕,就可以一個螢幕開啟Gmail,一個螢幕查看行事曆。
而我自己最常使用的場景,就是核對資料的時候,身為電商工作者,有時候要將各平台的數據紀錄下來統計分析,此時就是我最常交叉轉換不同螢幕的時候,但是,的確只要有雙螢幕,這個無聊又可惡的工作,就可以瞬間加快許多,難怪福哥說,一旦啟用雙螢幕,就「回不去了」!

寫下工作才開始做事

有多少次本來規畫要做簡報,但打開電腦就被其他事抓走了?寫下一天想要完成的事情,從中抓出3件「一定要完成的事」(聚焦),排出先後順序,然後開始計時器工作術!超有效!
我自己則是使用Notion做年度-週工作計畫與紀錄,經過多次嘗試後,最終採用設計師 Rex The Designer的模板,詳情可參考:

無痛早起術

早起很痛苦?早起真的很痛苦!所以福哥在書裡給我們無痛早起3步驟:
1.唯一需要意志力的時候:鬧鐘響起時無論如何把自己拉下床。
此時就算迷迷糊糊,完全沒有醒也沒關係,就讓自己離開床就可以。
**2.執行醒腦動作:到浴室沖個熱水澡,**刺激交感神經喚醒自己。然後再泡杯咖啡(生活總要有點儀式感,你知道的←才怪)。
**3.FB打卡說早安,然後關掉:**記錄自己好厲害,收到別人的反饋,刺激自己持續下去的動力!(重點是打卡完畢要馬上關掉FB,而不是再滑半小時手機!)

移動工作力

積極使用移動時間,像是等待、搭車、通勤等等的零碎時間。過去我總覺得,通勤、等車是「難得的放空時間」,但是,當實行早起工作術後,我們追求的是「更完整的休閒時間」,相當於把休閒從「零碎時間的活動」(忙裡偷閒),轉換成好好留出一段完整的休閒時光,這樣不是更爽快?!這時候,就更有動力利用零碎的時間完成工作了!像是高鐵、搭車時間,可以用來回覆mail,不能坐下的步行時間,可以用來聽Podcast。書中福哥更極端的是,在到蘭嶼的船程上,完成部落格遊記。為了追求更多的休閒時間,積極的移動工作力有其必要!

提升工作效率,是為了追求更多的休閒時間

身為Freelancer的我,最讓我感到「回不去了」的,就是可以自由安排自己的時間,這份時間的自由,真的不是金錢和名聲可以取代的,但是,要在自由的時間裡,有積極的產出,的確需要技術與與練習,不然真的只是浪費時間、浪費生命、沒有成就感。
福哥的工作術,因為早起,5點-7點工作2小時,9點-1點工作4小時,每天聚焦工作6小時,之後就是完整屬於自己的時間,想像每天下午1點下班,之後就可以放心做自己想做的事情,難道不令人興奮嗎?透過精準的工作規劃、聚焦、早起、善用零碎時間,然後每天1點下班,工作有產出,生活有品質,這樣的人生,不用羨慕,只要開始實踐《工作與生活的技術》。
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Yeh Nina
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Nina Yeh|我思故我在 Cogito, ergo sum
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