何謂業務流程自動化？What is Business Process Automation?

業務流程自動化 (BPA, Business Process Automation) 是一種利用技術工具和系統，來自動執行、監控和管理企業流程的方法。企業需要以更少的資源做更多的事，來確保流程達到高效率的目的。許多企業開始建置業務流程自動化作業，解決工作流程中的獨特問題，將生產力最大化。

何謂業務流程？

業務流程 (Business Process) 是指企業或組織內部完成特定業務目標，所需的一系列相互關聯的活動和任務。可以含括各種不同的活動，包括資料輸入、處理文件、協調各個部門之間的工作流程、決策制定、客戶服務等。它可以是一個單獨的任務，也可以整體業務運營中的子流程。

業務流程通常包含任務與步驟，並依照特定的順序和規則來執行。每個步驟都可能包含不同的角色、資源、系統和工具，同時通常也需要定義業務規則、指標和監控績效等方面。

何謂業務流程自動化？

業務流程自動化 (BPA, Business Process Automation) 是利用技術和軟體工具來自動執行、監控和管理企業內部業務流程的過程。通過BPA，可以將手動的、重複性的工作轉換為自動化的流程，進而提高效率、節省時間和資源，並降低人為錯誤的風險。根據一項研究，超過一半的美國工人可以將 30% 的工作自動化。

業務流程自動化的類型

業務流程自動化可以根據自動化的程度和應用範圍分為不同的類型。

任務自動化 (Task Automation)

將單一任務自動化。例如：自動化數據輸入、文件產生、發送電子郵件或通知等。這種自動化通常針對單一流程的特定步驟，不涉及整個業務流程。

工作流程自動化 (Workflow Automation)

將自動化應用於定義的一系列任務。在工作流程中，可能部份任務可以自動完成，部份需要決策思考的任務，則由員工來處理。

流程自動化 (Process Automation)

利用技術和工具，將任務自動化與工作流程自動化串連起來，制定出端到端 (End-to-End) 的整體流程，自動執行、監控和管理企業內部業務流程的方法。目的在於減少人工介入、提高效率、降低成本，並增加準確性。

機器人流程自動化 (Robotic Process Automation)

機器人流程自動化 (RPA) 是一種利用軟體或機器人，來自動執行重複性、規則性的業務流程和任務。應用包括數據輸入、文件處理、資料整合、報告產生、電子郵件自動回覆等。

機器人流程自動化並不涉及人工智能或機器學習。它僅限於根據預定的規則和指令來執行任務，而不是通過學習和自我進化，來適應新的情況和任務。

智能自動化 (Intelligent Automation)

智能自動化是一個更複雜的解決方案。它結合了上列的四種自動化，並與人工智慧 (AI, Artificial Intelligence) 技術結合，運用人工智慧的智能決策和認知能力，例如機器學習、自然語言處理、計算機視覺等，使機器能夠理解、分析和處理非結構化數據、文字、圖像和語音，來執行更複雜、多變、決策判斷等更高層次任務的自動化流程。

自動化業務流程的好處

1. 提高效率、準確性與生產力
2. 降低錯誤與延遲風險
3. 減少人力與資源的需求，降低運營成本
4. 簡化流程並監控績效
5. 更容易執行安全與和合規要求
6. 整合跨部門或團隊的作業流程

更重要的是，標準化流程更容易擴展、更容易複製，並提高產量與效能。

哪些業務流程可以自動化？

任何業務流程都可以自動化，重點在於自動化的程度與所使用的工具與方法。我們來針對不同類型舉例。

核心流程 (Core Process)

核心業務流程是為企業創造收入的主要業務活動相關的流程。

1. 銷售流程
2. 行銷流程
3. 客戶服務流程
4. 生產流程
5. 配送流程

支援流程 (Support Process)

不直接產生收入，但支援流程可確保企業運作所需的資源。

1. 人力資源流程
2. 財務流程
3. 技術流程

長尾流程 (Long-Tail Process)

通常是特定需求下，具有較高的複雜性，不易標準化的業務流程。例如退貨流程、客訴解決、客戶特殊要求處理、產品開發流程等。

總括來說，業務流程自動化是企業實現效率、效能和競爭力的關鍵工具。隨著技術的不斷發展，市場上有許多成熟的 BPA 工具軟體與系統，都能協助企業在競爭激烈的商業環境中獲得成功。

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(資料來源: Pipefy)