在職場上我看過很多人在寫 email 的時候感覺就是沒在點上，其實也不是文法或是用字不精準，反而是覺得在撰寫 email 的人好像沒有思考如何讓資訊更濃縮，好讓對方消化。
常常見到的錯誤可能包含：
沒有提供前因後果就劈裡啪啦開始講，或是交代的背景太少
這種人可能是一個興頭上，馬上打出一大篇文章，或是沒頭沒尾的直接跳到結論。
不然就是轉寄一封信然後只有個 FYI，連用 GPT 快速的歸納重點都懶。
討論時沒有找到共同語言也沒有對症下藥
很多時候組織大了就會出現各種自己的語言，不管是專業術語的縮寫，或是常見的問題種類。
小代溝可能是在文件裡頭夾雜很多術語縮寫，或是信件結構不完整。
嚴重的話可能是完全搞錯執行的方法，或是問錯問題
像是當不了解是否是產品本身的規格，就直接當傳話筒把所有事情都當成 Bug 丟給工程部門煩惱。
結果就浪費了一堆時間在解釋產品特性，下一次再來問說產品的推出時程可不可以提前，什麼時候好
一直在強調自己的論點，只在乎自己想達到的目標
這種情況尤其在跨部門溝通或是階級差距很大的時候會發生。
像是 A 部門和 B 部門不同調，然後 A 部門只在乎自己的 KPI，完全不考慮這樣做會怎麼影響 B 部門。
或是階級差太多，經理和專員看到的問題不同，想要執行的方向不一。
最壞的打算是溝通變成平行線，吵得難分難解卻沒有下一步，讓決定懸在半空。
所以我們可以怎麼練習來補足代溝？
知道別人在說什麼，聚焦問題
英文裡頭溝通如果不懂的時候常常會聽到一句話 What’s the context? 因為前後文有可能造成情境的不同，而這樣的背景在來回好幾次的溝通時至關重要。
而想要對症下藥得先找到對的問題，如果問題的輪廓不太明顯時我會從大方向開始問「What are we solving?」，然後一直定錨「Start with why」。
如果我已經 80% 確定方向和問題點，我可能會用 5 Why 來去引導話題流向 root cause。
*5 Why 是一個很困難的技巧，需要多次練習才能拿捏到使用的時機
消弭溝通上的矛盾，建立共識
有時候溝通的障礙可能來自於訊息交換的速度太快，或是抓錯重點。
這時候我都會說 「Let me playback…」一來是確保對方覺得自己有被聽到，二來是確保自己的理解正確。
另外一個我覺得非常好用的技巧是刻意營造共識，像是在一場混亂的討論之中突然冒出一句「I think we’re talking about the same thing」。
這個方法非常適合高階主管的場合，因為能夠做到高階主管的個人主義都很強勢，常常會為了自己定義的正確決定爭執不休。
但是大家都是為了公司好，所以再怎麼樣一定可以找到交集。
如果找到交集就可以丟出這句話，減緩對立的情緒。
闡述對方在乎的點，確保沒有遺漏
最後就是要記得對方講了什麼，不要討論了半天結果忘記把大腦的空間預留給整理資訊。
我習慣會在開會的時候寫筆記，確保把討論點紀錄下來然後行動項目歸納出來，然後在會議結束前重複一次。
這樣可以把發散的討論收尾，確保對方在乎的事情會被處理。
而如果時間還有餘裕，我也會最後確保有沒有遺漏的，像是問說「Where can I help you / where do you need my help」。
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我曾經擔心自己因為不是英文母語出生的，可能自己的溝通能力沒有其他外語國家的同事來得好。
後來發現其實會單字和聽得懂只是基本，但是更重要的是如何架構自己的思考流程，然後讓整個對話可以在可控制的範圍內前往想要的目的。
這種有辦法把所有人在乎的點轉換成淺顯易懂的技能，其實非常的稀有，磨練這樣的技巧遠比背單字重要，因為英文會隨著環境多講就會順，但是邏輯思考不一定總是有最好的訓練環境。
