Deadline 不是一切！專案管理中 10 個你需要知道的時間相關英文字

我有遇過一種同事，做專案的時候最常問的就是 “What’s the deadline”，每次開會一定會問。

好像截止日就是他的一切，其他所有和時間相關的問題他都不會提出。

我知道會問這個是因為截止日期對於專案進度來說非常重要，如果專案無法如期完成，會影響利害關係人的關係。

但是除了最終結果以外，在進行專案時，其實也有不同的場景和面向可以確保專案如期完成。

這邊分享一些專案管理常用的英文單字和應用場景，幫助大家在開會時也可以利用其他與時間相關的單字，不要只會問 Deadline。

Scheduling and Planning

• 時間表（Timeline）
• • 定義：常用於專案進度的視覺化，顯示專案代辦事項的順序和時間軸。
  • 使用情境：時間表可以幫助專案管理人員視覺化進度、分配資源，並調整時間安排以符合截止日期。非常適合用在宏觀的視野，看整個專案不同項目中的 dependecies
  • 例子：Can we zoom out to look at the broader timeline of the project?

• 時間框架（Time Frame）
• • 定義：專案某個項目的時程，包含起點和終點。
  • 使用情境：時間框架可以給予不同項目更明確的時間點，包含開始和結束。讓團隊能有效的規劃不同的項目，知道什麼時候要開始，什麼時候結束。
  • 例子：What is the time frame of task A?

• 里程碑（Milestone）
• • 定義：專案時間表中的重要事件或時間點，標示著某個主要階段的完成。
  • 使用情境：里程碑用於跟蹤進度、標記成就並向利害關係人傳達重要事件。它們通常標誌著專案從一個階段到下一個階段的過渡階段。
  • 例子：Completing the prototype design was a major milestone for the team, marking the end of the initial phase.

Time Management and Efficiency

• 前置時間（Lead Time）
• • 定義：任務的開始到完成之間的準備時間，通常用來衡量過程的效率。
  • 使用情境：前置時間有助於提前意識到瓶頸並改善流程，從而達成更好的專案管理。
  • 例子：Reducing lead time for procurement has significantly accelerated the project's progress.

• 週轉時間（Turnaround Time）
• • 定義：從開始到完成整個過程、任務或專案的總時間。
  • 使用情境：Turnaround time 是一個關鍵的績效指標，表示專案交付的速度和效率。
  • 例子：If we can improve the turnaround time of the process, we can reduce the timeframe by x%.

• 時限框（Timebox）
• • 定義：為任務或活動分配的固定時間段，通常用於敏捷方法論中以限制範圍，測試結果。
  • 使用情境：Timebox 有助於團隊保持紀律，在設置的時間段內專注於具體目標，並避免 scope creep。這是一種提高生產力和有效管理時間的技術，也可以用於建立明確的實驗週期。
  • 例子：We have to consider the longevity of the task, let’s give it a timebox to test out our assumption.

Risk Management and Buffering

• 緩衝時間（Buffer）
• • 定義：為應對不確定性或潛在延誤而在時間安排中添加的額外時間，提供防止意外事件的緩衝。
  • 使用情境：緩衝時間可以幫助風險管理，允許出現意外情況時有迴轉的餘地。
  • 例子：We have included a two-week buffer to accommodate any unforeseen issues.

• 停工時間（Downtime）
• • 定義：系統關機的期間，無法使用或無法生產，通常是用於計劃中的維護或意外中斷。
  • 使用情境：對於大型系統的定期維護都會有 downtime，確保更新的時候沒有差錯。有點像是遊戲更新無法登入的情況。
  • 例子：The server maintenance downtime is scheduled for Saturday evening to minimize disruption.

Execution, Control, and tracking

• 時間戳記（Time Stamp）
• • 定義：記錄事件發生或任務完成的確切日期和時間。
  • 使用情境：時間戳用於追蹤進度、記錄專案活動以及確保進度隨時被更新。
  • 例子：Let’s make sure we have a time stamp for each of these tasks.

• 衝刺（Sprint）
• • 定義：在敏捷開發中，會有俗稱的衝刺週期，在這個固定時段內會有必須完成的具體工作。如果沒做完，那可能會移到下一個週期。
  • 使用情境：Sprint 用於將大型專案分解為小一點，可管理的部分，讓團隊專注於迭代開發和持續改進。
  • 例子：The team is currently in the third sprint, focusing on user interface enhancements.

• 關鍵路徑（Critical Path）
• • 定義：專案中一系列相關任務的關鍵項目，如果沒有完成基本上專案就無法繼續
  • 使用情境：識別關鍵路徑對於有效的排程、資源分配和風險管理。像是產品如果沒有開發完，就無法推出，但是如果生產沒有做好完美品管，還是可以推出
  • 例子：Which of these tasks are the critical paths to deliver the product?