不知道你有沒有遇過這種狀況?當主管交代某個任務,吩咐兩周後要交出報告,但是才經過兩天,主管就開始詢問進度,但是這時候才剛收集資料,甚至還沒開始做。然後又經過兩天,又繼續詢問進度。
這時候會思考一個問題「主管交代的任務要先重視速度,還是完成度?」
正確答案是「速度要快、完成度也要高。」
但是多數時候,資歷較淺的員工不管花多少時間,很難一次就交出在主管眼中及格的作業。因此,如果是新人,一般要追求速度,再追求完成度。
迅速的處理,不論交出怎樣的成果,至少會給出一種很有效率的印象。
為了避免工作拖延的情況發生,有幾個建議的方法
1. 開一個資料夾
手邊還有工作時,又接到新的任務時,可能會想晚點再處理,一個不小心又過了好幾天。其實,當下可以開個資料夾,將手邊可以用到的資料丟進去,或是寫在記事本上,之後有空再來處理,可以讓你對這件事有存在感,避免後面趕進度的情況發生。
2. 詢問有經驗的前輩
嵐貓在進公司半年左右,和一位前輩接了一個新工作,進行一個月後,因為前輩有事要出差幾個月,所以接下來的工作都由我負責。當時我對這類型的工作還不熟悉,常常接到客戶抱怨,後來請教其他的前輩,雖然過程非常曲折,最後總算把案子結束。
之後有類似的工作時,同事都會來詢問我的意見。工作的時候卡關,千萬不要自己懊惱,可以詢問前輩是否有類似的經驗,不要怕被指責,中間的過程會讓你更進步。
3. 主動交代任務的進度
主管也是過來人,下屬在煩惱的事情他也煩惱過,交代任務也可能是想確認你現在的程度。有些人在交代任務後,就像石沉大海,因此在主管心中留下不好的印象。
如果真的遇到甚麼困難,一定要主動向主管報告進度,在交代的過程,可能因此找到解決方法。千萬不要在期限快到時,被主管催促,才慌忙提出自己遇到問題。就算完成度不高,也要盡快呈報:「我已經按照我的想法處理了,不過不確定是否妥當,請您過目有沒有需要調整的地方,我會再進行修正。」
要避免最糟糕的評價
「迅速處理」並不代表「隨便處理」,像是錯誤的資料或數據是必須排除的、不確定的資料就不要放上去。主要是要大家避開「做事慢、做得又差」這種最糟糕的評價。
千萬不要有「能者過勞」的想法,擔心太早交出去,會接到新的工作,所以就慢慢做再交上去。當主管因為你有效率而交代新工作時,代表你的能力已經可以勝任這個工作。相反,如果主管對你有「做事慢、做得又差」的想法,之後有新工作就不會交給你,你就喪失了進步和升職加薪的機會。