書摘《忘形流簡報思考術》：做簡報時千萬不要想怎麼做簡報
閱讀時間約 6 分鐘
從被洗臉意識到這不是簡報
簡報已經變成職場必學求生術。我過去雖然曾經有到過教育部、社會局、法院做簡報的經驗，但是說到真正的「做簡報」這檔事卻是從進到企業開始學起。
曾經有一次在企業簡報的經驗讓我自己意識到不同的場域對於簡報的重要性。在剛轉職到業界時，我高興的拿我製作好的簡報給Mentor確認。我的Mentor看了以後，非常驚訝的對我說：
你覺得貴公司的人有時間看你那些又臭又長的東西嗎?
當下的我只覺得，如果我不講這些擬案的脈絡只放重點，那長官怎麼「看」得懂我想要表達什麼？
開始外派印尼後，做簡報的機會以及情境多了許多。因為從日常業務的教育訓練教室規劃、活動辦理、招募情形、到組織面的人資政策、公司政策擬定，大大小小決策都需要先向老闆報告、同仁報告、員工報告，幾年下來簡報至少做了快一百個。
從挫折中歸納簡報的經驗
後來自己從各種挫折中歸納經驗，開始體會到不同的場合、對象要怎麼去設計內容編排，安插資料。再次回想當時同事給我的建議時其實相當有道理。
以前作簡報只是把自己想說的通通放進去，希望簡報是精彩豐富。
在企業簡報的目的是讓主管「聽」的懂你的問題點、論點，最後認同你的行動策略，並在短時間作出決策。簡報的內容只是輔助了解你的提案，主管會在有興趣的或有問題的地方停下來詢問。
有時候老闆只有10分鐘聽你接下來的公司政策要怎麼推行
所以其實不是不準備脈絡資料，而是在不同的時間、場合、對象將脈絡去蕪存菁、決定脈絡要講多少。或者把佐證文件放在黑幕後面，突然被詢問時可以調出來說明。
有時候在報告中，如果我發現到沒辦法直取論點、被質疑資料不足，我都會跟主管說「不好意思、我修改後再來報告」。有時候自己檯面下想的很順、但一到台上馬上卡住也是有。
一份簡報前前後後報了4-5次都可能發生。
換位思考，從自己當主管時去聽簡報
當自己在聽員工簡報的時候，就更可以體會主管的心情了! 有時候因為時間壓縮或是腦容量不足，看到員工的簡報超過十頁或者是講了三分鐘還沒有重點都會莫名的放空或煩躁，停下來請他們修改後再報。我相信員工都很「認真」再準備，但稱不上「用心」。主要不足有三點：
- 簡報準備許多資料，沒有自己消化過就拿出來報告 (無思考)
- 簡報的重點太多，反而不知道結論要下再哪 (無方向、無對象)
- 簡報單純呈現數據的現況報告，不知道放這些要做什麼(無目的、無行動)
這也讓我很苦惱，要怎麼提升他們的簡報能力?
簡報是為了連結
我相信每個在企業打滾久的人對於簡報都有一套自己的心法，但如果說到要教別人怎麼做簡報，還真的不知道從哪裡開始。（罵人倒是蠻快的）
當我看到《忘形流簡報思考術》這本書時深深的被標題吸引。
我對忘形流簡報的印象是作者獨特的簡報風格，常利用簡單的圖片以及幾句平易近人的話，便清晰的說明一個主題。簡約的方式讓人不自覺得跟著他埋下的梗默默讀完。過去自己在想怎麼把簡報作好時，都在找別人的範本，例如：版面要怎麼編排才漂亮、要用什麼樣的圖片跟配色才舒服。
但自己這幾年的經驗下來，簡報的初衷其實就圍繞在「思考」跟「表達」。讀完這本書後，這套心法真的是深的我心！立馬將書中的幾個重點摘下後傳授印尼員工。
簡報是連結講者跟聽眾的傳輸線：傳達、說服、溝通
- 1、以終為始：方向不對，努力白費
- 2聽眾為王：簡報是為了聽眾，而不是講者
- 3、知己知彼：簡報的順暢，來自對限制的理解
很多人一聽到作簡報就開打開PPT檔案埋頭開始打，但其實製作簡報前是要先思考，這是一份什麼簡報? 問題意識是什麼?
忘形特別提到一個重點「當別人看到你的簡報時，他的情緒會是什麼? 」
我認為這相當重要，因為情緒會驅動行為，簡報目的不就是聽完後能夠讓別人跟著你的建議做嗎？也就是說我們必須換位思考，預設對方聽了以後感受是什麼?會去做的行動會是什麼?
例如一份人力成本分析簡報，我們假定對方聽簡報時感到緊張、因為成本比起去年增加許多、部門績效卻沒有顯著提升，那後續就會認同你採取人力縮減甚至凍結的措施。
如果你沒辦法凸顯落差，別人聽了以後情緒平緩、相當鎮定，那當然不用期待別人會認同你後續的行動，他們會覺得維持就好、甚至挑戰你的策略有問題。
簡報的結構與思考原則
進一步的說，大綱式的設定好屬性、目標、行動，就會連帶你做簡報呈現的設定、細節鋪陳，這些也必須取決於你對聽眾的認識。
簡報的四個類型跟結構
- 1、結果型：簡短有力、先說結論、誘因與方案
- 2、感染型：講者魅力、渲染情緒、笑話與互動
- 3、啟發型：生命經歷、鋪陳故事、痛苦與轉化
- 4、資料型：內容說明、數據圖表、觀察與分析
做簡報時，或許已經設定好問題意識、目的、行動，但卻不知道內容要怎麼編排、放什麼資料去強化你的論點。這對大家來說真的超頭痛的！書中將簡報大致上分為結果型、感染型、啟發型、資料型四個類型協助讀者辨識，你的簡報類型可能是什麼？需要準備的內容是什麼？目的是什麼？
每個主題不一定只有一個類型的表示方式，必須呼應前面所說你的聽眾是誰？想要達成什麼目的。
例如一個慈善活動報告，如果是用於募款，那簡報的類型可能就是感染型，必須要慢慢的讓聽者感染悲憫的情緒，進而有所互動、點擊捐款。但如果今天同樣的方案，情境換成是在CSR委員會提案辦理員工志工活動，那可能需要直接呈現，我們要做什麼主題的活動、活動方案是什麼、對公司的行銷效益為何？開會時間有限不可能慢慢的說故事去感染主管情緒。
我相信初次做簡報的人，這些分類是相當有幫助的！等到熟能生巧，或許可以參雜做出自己風格類型的簡報。
簡報思考的原則：2W1H1、
- WHY:對方聽下去的理由（好奇）
- WHAT:你要說的事情（解釋）
- HOW:如何達成（行動）
許多公司其實都會要求簡報要有5W2H，或像是TOYOTA的A3 8步驟簡報。但實際上這對於簡報新手來說相當的困難，常常被架構嚇到不知道要放什麼內容。
忘形流挑選出其中最重要的2W1H：WHY、WHAT、HOW先引發讀者先去思考，讓對方產生好奇的理由、問題意識、主題是什麼?接著你要怎麼去解釋你要說的事情，最後則是採取什麼行動。
忘形流將簡報的4個類型搭配簡報思考的原則，讓讀者可以更了解每個類型要去思考的重點是什麼。
書中的內容相當豐富，包括忘形流簡報的架構、簡報九宮格、圖像設計等框架，可以滿足大部分在企業內簡報的需求，實在非常適合簡報的新手閱讀!!!
對了!這本《忘形流簡報思考術》的CP值高到我翻譯成印尼員工的教材!!
為什麼會看到廣告
留言0
查看全部
你可能也想看
Google News 追蹤
這個秋，Chill 嗨嗨！穿搭美美去賞楓，裝備款款去露營⋯⋯你的秋天怎麼過？秋日 To Do List 等你分享！
秋季全站徵文，我們準備了五個創作主題，參賽還有機會獲得「火烤兩用鍋」，一起來看看如何參加吧～
美國總統大選只剩下三天， 我們觀察一整週民調與金融市場的變化（包含賭局）， 到本週五下午3:00前為止， 誰是美國總統幾乎大概可以猜到60-70%的機率， 本篇文章就是以大選結局為主軸來討論近期甚至到未來四年美股可能的改變
Faker昨天真的太扯了，中國主播王多多點評的話更是精妙，分享給各位
王多多的點評
「Faker是我們的處境，他是LPL永遠繞不開的一個人和話題，所以我們特別渴望在決賽跟他相遇，去直面我們的處境。
我們曾經稱他為最高的山，最長的河，以為山海就是盡頭，可是Faker用他28歲的年齡...
書店是一個很棒的地方，可以翻閱感興趣的書籍，吸收大家的故事和經驗。這篇文章分享了練習寫書摘的放鬆方式，並提到了在壓力中找到跟自己對話的方式的重要性。
/失落 若有另一個名子，那必當是老人與海/
/在如今的歲月裡重讀老人與海，我驚訝的是，海明威面對失敗的看法，身處困境的反應，與我如此契合。當然能在失落中保有信心，是何等困難，但就是這樣的精神，值得時刻藏在心中。/
會接觸這本書是因為股癌大力推薦，但第一次看的時候，看到作者開頭看到寫性成癮的故事還有自己看性愛小說成癮的故事講了好大一篇幅，心想這是什麼奇怪的書就暫時棄看。
後來有一天聽到瓦基(閱讀前哨站)的pocast講這一本書，就重新拿起這本書來閱讀，原來作者是一個精神科醫師，透過故事跟研究來闡述爽痛平衡的概念
2024#6 4/13~4/27
［書摘］當代財金大師的估值課 - 亞斯華斯 Hswath Damodaran
喜愛指數：★★★★★
/估值是一套將故事轉化為獲利數字的推導過程。/
［一句話推薦］
估值，是將故事轉化為獲利數字的一套推導過程，看完並不能估算準確的實際價位，但能深
［書摘］一口氣讀完100部世界文學名著- 李志敏
喜愛指數：★
/ 觀看文學。或許，是為了 沉浸不曾碰觸的軟肋，是為了 強化遺忘許久的情感，是為了發出「哦哦哦，原來你想表達這個的讚嘆」這是我喜歡文學的地方。/
進步道不久，轟轟瀑布聲已在耳旁，再走進一片小白花鋪成的石子路（是油桐花季節）之後，見到瀑布，像在某些廣告裡見過般熟悉，一階階往上爬，每層有不同的風光。到了最上層瀑布，發呆時，我見石頭細縫裡魚群，在那麼狹小空間裡，遊得自在又忙碌。想起昨日《為自己出征》一書裡的蘋果樹，牠的野心來自心，無盡的果子供人們
謝謝你訂閱《紫式書齋》。紫式書齋是由我個人經營的電子報，將會分享我個人在美國從事研究工作期間的所積累的種種經驗。這些經驗可以幫助你，提高自己寫作的產量，獲得一些有共鳴的人生體悟，或者發現數據產業內的有趣觀察。
前言
活了30幾年終於要正式自身的問題，於是大量的找這類型的書籍來了解。看到書中許多有共鳴的分析句子或情境，心臟會隱隱的抽痛；我想，那會不會是身體在告訴我，過去真的積壓太多情感。
只有我自己才能成為自己最堅強的後盾！現在的我，是這樣想的。於是，正式開起了這段探訪自我之旅。
前言
前陣子又迎來新一輪的"心理低潮"，開啟了自我否定及頹喪的模式。這種輪迴模式持續多久了呢? 似乎從幼稚園、國小、國中...出了社會，直到現在快35歲了，模式仍然持續著。每次只要一但開啟這個模式，迎面而來的就是不可自控的焦慮、惶恐、絕望、失落、無望，連呼吸都覺得費力。
讓感覺變成指引。
結語
這個秋，Chill 嗨嗨！穿搭美美去賞楓，裝備款款去露營⋯⋯你的秋天怎麼過？秋日 To Do List 等你分享！
秋季全站徵文，我們準備了五個創作主題，參賽還有機會獲得「火烤兩用鍋」，一起來看看如何參加吧～
美國總統大選只剩下三天， 我們觀察一整週民調與金融市場的變化（包含賭局）， 到本週五下午3:00前為止， 誰是美國總統幾乎大概可以猜到60-70%的機率， 本篇文章就是以大選結局為主軸來討論近期甚至到未來四年美股可能的改變
Faker昨天真的太扯了，中國主播王多多點評的話更是精妙，分享給各位
王多多的點評
「Faker是我們的處境，他是LPL永遠繞不開的一個人和話題，所以我們特別渴望在決賽跟他相遇，去直面我們的處境。
我們曾經稱他為最高的山，最長的河，以為山海就是盡頭，可是Faker用他28歲的年齡...
書店是一個很棒的地方，可以翻閱感興趣的書籍，吸收大家的故事和經驗。這篇文章分享了練習寫書摘的放鬆方式，並提到了在壓力中找到跟自己對話的方式的重要性。
/失落 若有另一個名子，那必當是老人與海/
/在如今的歲月裡重讀老人與海，我驚訝的是，海明威面對失敗的看法，身處困境的反應，與我如此契合。當然能在失落中保有信心，是何等困難，但就是這樣的精神，值得時刻藏在心中。/
會接觸這本書是因為股癌大力推薦，但第一次看的時候，看到作者開頭看到寫性成癮的故事還有自己看性愛小說成癮的故事講了好大一篇幅，心想這是什麼奇怪的書就暫時棄看。
後來有一天聽到瓦基(閱讀前哨站)的pocast講這一本書，就重新拿起這本書來閱讀，原來作者是一個精神科醫師，透過故事跟研究來闡述爽痛平衡的概念
2024#6 4/13~4/27
［書摘］當代財金大師的估值課 - 亞斯華斯 Hswath Damodaran
喜愛指數：★★★★★
/估值是一套將故事轉化為獲利數字的推導過程。/
［一句話推薦］
估值，是將故事轉化為獲利數字的一套推導過程，看完並不能估算準確的實際價位，但能深
［書摘］一口氣讀完100部世界文學名著- 李志敏
喜愛指數：★
/ 觀看文學。或許，是為了 沉浸不曾碰觸的軟肋，是為了 強化遺忘許久的情感，是為了發出「哦哦哦，原來你想表達這個的讚嘆」這是我喜歡文學的地方。/
進步道不久，轟轟瀑布聲已在耳旁，再走進一片小白花鋪成的石子路（是油桐花季節）之後，見到瀑布，像在某些廣告裡見過般熟悉，一階階往上爬，每層有不同的風光。到了最上層瀑布，發呆時，我見石頭細縫裡魚群，在那麼狹小空間裡，遊得自在又忙碌。想起昨日《為自己出征》一書裡的蘋果樹，牠的野心來自心，無盡的果子供人們
謝謝你訂閱《紫式書齋》。紫式書齋是由我個人經營的電子報，將會分享我個人在美國從事研究工作期間的所積累的種種經驗。這些經驗可以幫助你，提高自己寫作的產量，獲得一些有共鳴的人生體悟，或者發現數據產業內的有趣觀察。
前言
活了30幾年終於要正式自身的問題，於是大量的找這類型的書籍來了解。看到書中許多有共鳴的分析句子或情境，心臟會隱隱的抽痛；我想，那會不會是身體在告訴我，過去真的積壓太多情感。
只有我自己才能成為自己最堅強的後盾！現在的我，是這樣想的。於是，正式開起了這段探訪自我之旅。
前言
前陣子又迎來新一輪的"心理低潮"，開啟了自我否定及頹喪的模式。這種輪迴模式持續多久了呢? 似乎從幼稚園、國小、國中...出了社會，直到現在快35歲了，模式仍然持續著。每次只要一但開啟這個模式，迎面而來的就是不可自控的焦慮、惶恐、絕望、失落、無望，連呼吸都覺得費力。
讓感覺變成指引。
結語