夏流設計
Kyle Hsia
Kyle Hsia
2021-05-20|閱讀時間 ‧ 約 8 分鐘
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分享遠距工作後發現的好工具


這週因為疫情的關係,公司開始實習遠距工作後,除了拜讀網路上已經有多年經驗的文章之外,可以藉這個機會嘗試使用新工具也算是我很喜歡的環節。以下就簡單的分享這幾天發現的好玩工具,雖然不一定在公司內部能推行起來,但至少有一個機會開始讓大家願意去摸索不一樣的東西。

遠距工作後第一個會面臨的就是,大家不再隨時可以走到別人座位旁邊隨口聊兩句,或是遇到問題就直接開口問,Gather 創造了一個虛擬的辦公室,而且這個辦公室就像以前Gameboy裡神奇寶貝遊戲一樣,復古又可愛的風格。以下列出我認為Gather很有趣又特別的地方:
https://gather.town/
  1. 視訊對話就像真實世界:在裡面你只有靠近另外一個人的時候,鏡頭和麥克風才會自動打開,一離開就會消失。
  2. 創造私密空間:個人座位、會議空間,都可以算是只有進入那個範圍內才會聽到聲音,所以沒進去前,就算站在旁邊也不會聽到
  3. 線上協作工具:可以利用白板、或是其他可以嵌入文件的物件,讓需要共同使用的人一起進到畫面中編輯
  4. 娛樂間:除了工作之外,還可以設定很多遊戲,不管是俄羅斯方塊、德州鋪克等都可以讓大家在這上面放鬆
  5. 創造空間:對於喜歡還Minecraft的人應該也會喜歡用這上面的創作工具,打造屬於自己的空間
雖然最後同事們也沒有習慣在這上面交流和開始使用,不過一開始的時候也有遇到,看到其他人坐在電腦前,幾個人想去找他聊天,結果發現他在開會所以他線上會議那邊的聲音就炸開,直接下線Gather,所以如果有興趣持續使用的人可能要注意讓人知道你在開會中。

經過一天,馬上又獲得一個新的虛擬辦公室工具,試用了一天之後,Teamflow給我的感覺是更適合辦公室、更適合工作。因為在Gather想要新增一個文件或是連結,要先找到對應或是適合的物件,設定好之後再選擇要放哪,如果要新增一個不一樣的就要再做一件事,步驟比較多。但在Teamflow都是在左邊一鍵完成,更迅速。
Teamflow
  1. 迅速、輕量:在Teamflow很多事情相較Gather,都是非常迅速,很快就能完成,所以相比之下會有輕量感,雖然這類工具只要人多,或是開分享螢幕,都還是會蠻吃資源的
  2. 建造地圖更快速:同事今天就花了一些時間,快速地的將我們辦公室給模擬出來,這樣的好處是,容易讓一開始對使用工具無感的人會想上來看看
  3. 娛樂、休閒、工具樣樣具備:基本上Gather有的娛樂這邊都有,更精緻介面的德州撲克,也有連線對戰俄羅斯方塊,甚至可以快速地嵌入連結一起看youtube。協作部分不可或缺的分享螢幕畫面,且可以邊分享邊在旁邊建立即時的文件,馬上寫下會議紀錄,還能放上Figma的連結產生縮圖呢!
  4. 更自由發揮的空間:擺設上沒有Gather那麼遊戲化和特別,但除了內建的圖是可以用,他還可以自己上傳PNG檔案,創造屬於自己的空間
以工作來說,會更推薦Teamflow,Gather的話娛樂性比較多,適合在不能出門或是與國外朋友聚會的地方。

現在遠端視訊工具百百種,大家耳熟能詳的就是Zoom、Google Meet、Team Viewer,基本上這幾款就能滿足大部分的基本需求,一定都可以錄影、改背景、用白板、遠端操控螢幕等好用功能。
接下來這款Butter,用了不同的方式切入,也的確有滿足到一些上述那些工具沒有滿足到的地方,以下介紹幾點我認為頗具特色的地方:
Butter UI
  1. 獨樹一格且清晰易懂的介面:從進入Butter,參與會議或是自己建立房間,都非常的好上手,且介面上的編排很簡潔,連我主管都是進來用說了好幾次UX做很好呢
  2. 具備更多的互動元件:Butter多了像是看直播一樣的可以按Emoji會飄上畫面,也有提供舉手和想發問的互動,且這個互動我認為比其他工具都來得明顯但又不突兀
  3. 讓協作都在這場會議中:如上圖中可以看到,不管是白板、youtube、Miro、Google Doc 都可以直接顯示在中間,不需要離開這個畫面,可以互相看到彼此是在遠距工作後發現蠻重要的一點,不然在主持或是講話的人完全不知道別人的反應。就算是分享畫面,Butter也會多開出視訊讓分享的人在講的同時可以看到其他人的視訊畫面
  4. Agenda:在這個房間內可以設定你的行程表,並且設定時間,讓整場會議可以更有效地發揮和得到最大的效率,在左上角可以看到現在的這個議程時間還有多久
  5. Waiting Room:這點是我覺得蠻細心的一個地方,基本上要進入房間的人不一定要註冊,只要名字打好就可以送出進入房間的需求,非常迅速,且在等待過程中有音樂,主持人可以設定這個音樂,我個人喜歡設定成比較熱血的音樂,讓進入房間前有種準備好要做點什麼事的氛圍
Butter waiting room

切換為在家遠距工作之後,除了用上述的溝通工具之外,有時候還是會利用文字傳達訊息,這時候很考驗我們的文字描述能力,必須切中重點,簡單扼要,讓對方可以理解我們要傳達的意思; 又或者是所謂的非同步溝通,因為在家工作之後,有可能互相時間難一致,利用預先傳遞訊息,並搭配畫面且可以重複讓需要知悉的人都能接收到資訊。
以上這些需求,當然可以利用自己的各種螢幕錄影工具達到,但是,Loom的整體操作流程非常流暢和效率,尤其是一錄完的當下,會自動傳到網頁上,直接複製一個鏈結,就可以傳給需要的人,以下說明使用過程中感到推薦的幾個好處
Loom screenshot
  1. 錄完即分享:因為錄完之後馬上幫你上傳並且可以複製連結,這邊的一連串動作很流暢且快速,尤其Mac內建畫面錄影檔案都巨大,要上傳也要等,所以這邊的方便讓我習慣,如果要說的話太多,我就直接錄影分享給同事
  2. 誰看了影片:有人點了連結和看了影片你都會收到通知,如果對方是有登入的狀況下你會知道是誰
  3. 據時間標記的互動:你可以在特定的時間軸上加上Emoji,或是留言,這些都會帶有時間標記,可以知道在哪邊
  4. 互動簡易好懂:整個體驗流程都非常的簡單,基本上是可以立馬上手,且你在註冊時如果有選你的工作角色是什麼,他會附帶他們公司是怎麼運用Loom在協作,蠻貼心的地方,有實戰經驗分享
Loom: emoji and comment

如果你是個想素顏或是像我一樣沒開冷氣到下午頭髮就會油的人,可以在電腦裝Snap Camera讓你的每個地方視訊都可以套用濾鏡,不過當然很有可能同事會一直說你這樣太干擾。不管是頭上放貓、變身二次元等都是可以在Snap Camera實現
Snap Camera UI

讓自己進入工作狀態

我自己是在外租屋族,所以已經算是不會被打擾,還不錯的環境,唯一的考驗就是背後是一張床。前陣子同事分享了一篇文章,講到工作型態有分成兩種:
  1. 「整合者」:習慣在工作時間處理私事,也能在私人時間處理公事,整合者往往會糊掉工作與家庭之間的界線
  2. 「區隔者」:偏向徹底劃分公私時間的,區隔者則會盡力維持清晰的界線。
清楚了解自己是哪一種之後,會更好地找到適合自己在家進入工作狀態的儀式感。

最後分享我目前在家工作很喜歡聽的音樂,舒服又能讓我專注

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以分享自己的設計經驗為主。經歷創意行銷公司、外商到新創軟體公司。同時分享正職以外的時間如何接案增加收入並管理自己的時間精進專業能力
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