邀請函撰寫，關於講師邀約的點點
2018/08/20閱讀時間約 7 分鐘
學生團隊該如何瞭解講師需求以順利邀請講師？
前言
幾天前剛結束一個幹訓活動，那是專門為了校內新上任幹部所籌辦的訓練，期望透過合適的課程規劃與交流活動讓不同社團的幹部認識彼此，並藉此提升團隊的活動籌辦能力。
活動過程順利、學員交流熱絡，結果可說成功，但若從活動回饋與檢討會的過程中可以發現，有些籌辦人員或學員認為「某些講師的授課內容不達預期效益」，因而造成訓練效果不彰，並重新思考這幾位講師對於同類型活動的價值。
我們可以試著思考問題的發生原因，首先將整體事件切割成「講師」、「學員」及「籌辦人員」三個部分。
籌辦人員
對於籌辦人員來說，邀請講師就是希望講師能提供契合活動目標的「價值」，因此我們從搜尋講師時就不斷地思考這位講師的適任性，也就是這位講師的授課內容適不適合本次活動內容，依據過去聽某講師講課的情況來評斷講課內容是否與活動契合，經開會討論後再分配人力寄出邀請函，我們的第一封邀請函如下：
OOO老師 您好,
我們是OO大學OO團隊。
OO幹訓為OO歷史悠久、口碑極佳的培訓活動，自OO年代開始，每年由學校課外活動指導組主辦，從第OO屆起交由經驗豐富的卸任幹部們籌備和規劃。OO幹訓具有「傳承」的意義，核心理念是讓每一屆新上任的學會、社團幹部能在營期間吸收、學習和成長，然後能以更好的心態和視野去面對接下來整整一學年的挑戰。今年第OO屆OO幹訓即將在O/O~O/O舉行，我們想邀請您蒞臨為全校系學會與社團的精銳幹部們上一堂「OOOO」的課程，授課時間預定安排在O/O營期第O天的OO:OO-OO:OO。
(講師資訊與課程要求)
考量到籌備時程，若您有意願，敬請在O/O前與我連絡授課時間、講籌部分和其他詳細事項，謝謝您撥冗閱讀此信，我們十分期望能與您合作。
謝謝，
祝您一切順心！
信中敘述活動緣由與理念，並告知課程大標與授課時間，是很不錯的邀請函，但是這封信的重點其實就在「講師資訊與課程要求」。
我想，這件事情可以看出學生團隊邀請講師時遇到的兩大問題：
- 對講師不了解
- 資訊傳遞不明確
針對不同的講師，我們必須寫進不同的「講師資訊與課程要求」，而由於不同講師由不同人員負責，容易導致籌辦人員對講師資訊不熟悉，甚至不清楚活動課程的明確要求是什麼？
「一位講師能提供多少價值？」
當我們在思考這個問題時，常常會把焦點放在講師的經歷、才能與風格，但當焦點都在「我們需要講師什麼？」時，我們常常會忽略
「講師需要什麼？」
講師
對於講師來說，一封好的邀請信件需要包含以下幾點：
- 開頭招呼(介紹主辦單位自己)
- 合作資訊(時間地點與預期合作內容)
- 後續行動(被邀約方看到信件後應該要做些什麼？)
- 邀請這位講師的原因
前面三項在一般合格的邀請函中都會出現，但第四項卻最重要也最容易被忽略，因此直接挑出來講。
所謂的邀約原因絕對不是空泛的稱讚形容詞，例如「課程內容豐富」、「資歷深」、「文章吸引人」等等，這些形容詞反而會讓講師不知道該怎麼辦，因為講師需要的是「點出需要什麼的原因」。
這就牽涉到籌辦人員對學員與課程目的的瞭解，為什麼這麼說呢？
即使是同樣的講師與同樣的授課主題仍會因受眾而改變授課內容，而其受眾就是學員，不同領域或團隊的學員需要不同的授課內容。
學員
依前面所述，這次活動的目標是增進新任幹部的人脈與實務能力，但針對不同類型的團隊，需要的實務能力也不同，更何況這是幹部人數約在15人以下的學生團隊，不該以企業團隊為基準授課。此外，若活動的學員們遍及各社團，則授課內容不應具有專一性，而應採基礎知識或思路拓展的教導方式。
由此我們可以得知，邀請函除了基本的活動介紹與邀約資訊外，受眾類型與活動目標也是講師需要明確得知的，畢竟最瞭解活動內容與受眾的就是籌辦人員，若由講師親自去思考這些資訊反而會有偏差，以下舉個好的邀請函的範例：
(來源：邀請函邀約須知：如何寫邀請信件，邀約過程的溝通要點？)
(來源：邀請函邀約須知：如何寫邀請信件，邀約過程的溝通要點？)
侯智薰先生您好：
我是ＡＡＡ，為台南女中第十四屆成長營課務組負責人，想邀請您為我們在「七月份的課程中準備約三小時的演講」。
// 招呼簡短有力，說明自己是誰、哪個單位、結論是什麼？
南女成長營是由畢業校友和應屆畢業生組成，在暑假期間回到母校，舉辦一個主軸為「傳承」的營隊給高一及高二的學妹們。期望透過學姊與講師們的經驗分享，及其他活動規劃，讓學妹們能從中汲取他人經驗與自身體會，內化並獲得能量，在未來的道路上，擁有更多的勇氣與智慧去面對困境，並拓展課業之外的視野。
// 再介紹自己單位，說明這次活動主題的連結。
// 分享者在意的不只是這次的參與觀眾，更會在意主辦方
// 畢竟主辦方也會參與，多認識主辦方也能思考未來的延伸合作。
（以我自己來說的話拉）
今年有規劃「自我行銷」的主題，個人是在雜學校中認識您所創辦的N次坊，在聽您向我們介紹的言談中，感受到您致力於發展南部工作坊的熱情，刺激了我的想法，讓我開始思考自己缺乏的能力以及一直想學卻因行動力不足而喪失多元學習的機會，因而十分嚮往能夠加入您的團隊，想鼓勵更多的人去嘗試不同的領域亦向他人分享經驗。期望能邀請您與我們分享您的理念，衝擊學員們的思想，使他們能夠反思，從自身出發，藉由觀察與思考，多元探索、發掘優勢，進而行銷獨特的自己。
// 說明為什麼是找我，希望我能在這次合作中做些什麼。
今年營期在7/11（二）到7/15（六），
講座的時段在11日下午、13日上午及14日下午共三個時段。
若您願意蒞臨演講，希望您能告訴我您有空的一或數個時段，由我們進行時間上的安排再儘速告知您確切的時間。
//把確切行動告知：選個日期回傳。
另外，演講鐘點費的部份，供您作為選擇是否接受邀約的考量之一。
由於南女成長營的經費來源除了學員報名費及工作人員費用外，只有學校和校友會稍微的補貼，所能提供的講師費是公定的一小時1600元（演講共兩小時，中場有10分鐘休息，3200元），交通費則提供台鐵自強號的來回票價（依講師所在地調整，先以台北到台南來回估算，約1476元）以及從台南火車站到台南女中來回的計程車費用（約200元，依實際狀況），並附有一個50元的餐盒（可選擇換為現金）總共約4926元。
//費用酬勞的說明
萬分期待您能蒞臨指教，並祝您
平安健康、天天開心
南女成長營全體工作人員 敬邀
聯絡人資訊：ＯＯＯＯＯＯ
手機：09ＯＯＯＯＯＯ
Email：ＸＸＸＸＸＸ@gmail.com
「溝通得愈清楚，講師便愈能掌握團隊需求」，這是籌辦人員與講師需要共同達到的目標，畢竟課程的價值絕對不僅止於那幾千塊的講師費，而取決於對學員與團隊的幫助。
最後，敬祝大家在辦活動時都能達到預期效益與初衷，
我是惑許，我們下次見！
我是惑許，我們下次見！
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