一生必學的職場郵件寫作攻略：8 大書信禮儀，你都做對了嗎？
2022/03/13閱讀時間約 9 分鐘
工作時，你肯定收過一種信，大概是這樣寫的：
「Dear OOO 您好，我們公司想要拓展某方面的業務，一直以來在市場上致力推廣 OOO，這兩年間也拓展了……（文長後略）；因此想知道，找你合作的報價多少？」
每次收到這樣的信我都很無言，內容落落長、要花你很多時間在文字堆裡找重點，還缺乏基本的書信禮儀；要知道，這些錯誤可是很致命的！嚴重的話甚至會讓人留下「你不可靠」的印象。
反之，如果你能寫出得體的工作郵件，你會獲得很多的商業夥伴，還能讓自己的表現被更多人看見。
因此我打算用這篇文章，教你怎麼把商業郵件的 8 個重點全都寫對。
一.「主旨」就要把話講清楚
簡單扼要的信件主旨，除了能幫對方節省時間，還能一看標題就知道你寄信的目的。同時這能有效讓對方在茫忙的信海中，一眼就注意到你的郵件！
舉個例子吧：求職信。
通常 HR 的信箱打開，來幾乎都是一片人力銀行的自動轉寄信，要在其中脫穎而出真的得在主旨下功夫，像這樣：
你瞧！看出差別了吧？
與人力銀行的制式信件標題不同，你開頭如果能註明「來信者是誰」，並直接講明「你的來意」（例如：應徵貴公司某項職位），就能幫對方省下大量的時間，快速做出「要不要點開你信件」的判斷。
還能搭配一個殺招，用「感謝您撥冗閱讀！」來結尾；甚至是寫「感謝您撥冗 2 分鐘閱讀我的履歷」，這是在暗示對方「這不會很久唷」。
顯示你有禮貌又親切的人設，就跟我家樓下早餐店的阿姨一樣，害我都想跟你點份火腿蛋加大冰奶了。
二. 視彼此交情，調整稱謂與問候
來到信件的內文了。
注意！開頭別再 Dear 來 Dear 去了……問候稱謂的選定，要視你與對方的「親密程度」來使用。
- 不熟悉的人，請直接用他的「最高職銜」，再加上簡單問候語「您好」即可；例如：江校長您好、林老師您好。
- 如果跟對方的關係夠好、或他是你的平輩，可以在開頭加一個「Hi」，例如：Hi 小蛙老師您好！（千萬不要在前面加「敬愛的」，他又不是國父）
- 彼此已經非常熟了，甚至是很親切的合作關係，就可以用「Hey！」（或甚至不打招呼，直接說事情也沒差）。
三. 不拖泥帶水，且明確分段
來到內文的第一段，請直接講重點。
這樣對方如果很忙，看你第一段文字就知道要不要繼續讀了；記得，優先給對方的訊息，一定是「這封信跟他有什麼關係」，例如：要交代什麼工作、要請他幫忙連繫誰、要索取什麼東西。
千萬不要顧慮再三、搞一堆問候、還交代前因後果，盡量在三行內就把事情講完；也可以參考推特（Twitter）的字數上限設計，整段不要超過 140 個字，因為寫 Email 又不是寫文章，真的有很多事要交代就請你直接打電話吧！
當然，如果不得已得用郵件交代很多事，請一定要「分段」。
建議在每個段落前，用「粗體」加上放大 2 字級，手動做成小標題，這樣讀者在看信時，他的眼睛就像被你馬殺雞一樣舒服：
謹記這句話：「凡事寫給人讀的，都得尊重對方的時間。」
請用精簡的文字來敘述，不要用過多的形容詞、語助詞、副詞，或是太多背景的補充；多用動詞 + 名詞來傳遞訊息。例如：
- 「請盡快的與我聯繫。」（是要多快？）
- 「請在下午 15:00 前回電，我的手機 09-xx。」
最後信件的內文結尾，可以再次感謝對方撥冗閱讀，並提醒一遍你的「目的」；像我與別人的邀訪信件，最末段都會這樣寫：
以上資料供老師參考，感謝您撥冗閱讀此信；最後也向您詢問，是否願意接受本次專訪呢？期待您的回信，祝您有美好的一天！
四. 跟「符號」有關的事
正式商業信件中，請盡量少用表情符號、Emoji。
表情符號用了並不會讓人覺得你很萌啊，反而會給人不太正經的印象，要記得寫信不是在聊 LINE，主要目的是「溝通重要事物」與「交換資訊」。
但也不是都不能用，像一些安全的指示型 Emoji，可以用來提示對方點擊（👉👇）或注意（⚠️❗️）某段文字，以及做標題（1️⃣2️⃣3️⃣）。
如果雙方很熟的話，也是能視情況用些「❤️👍💪、～、^^、XD」的符號，但拜託……別用到這種老派的顏文字ヾ("´∀｀")ﾉ 。
另外寫信時，請顧及中文標準寫作的專業性，一律用「全形標點符號」，不要一下半形一下全形；使用全形標點符號是有助於閱讀流暢感的，能讓字與字之間的空隙相當平均，不會擠在一起。下面是一個例子：
- 我喜歡用 iPhone，這是一支好手機！（正確，空隙適中）
- 我喜歡用iphone,這是一支好手機!!（錯誤，字距擁擠，中英文之間要空格，且注意專有名詞的大小寫）
最後，如果你想要強調內文的重點，可以適當的用「紅色」或「暗橙色」來標示，別整篇搞的紅吱吱（是在寫血書嗎？）。
一封信盡量維持兩種顏色就好，而且信件通常都是白底的嘛，所以要避免用一些極難辨識的顏色，例如亮黃色、粉紅色。
五. 副件跟連結
郵件的「附件檔案」能反應一個人對工作的細心程度。
例如檔案名稱，通常有些人在寄求職信的時候，作品集會疏忽檔案命名，都用「未命名 1.jpg」、「未命名 2.jpg」、「未命名 3.jpg」，甚至是亂碼……這樣是很難分清楚哪件才是最重要的作品。
取檔名是非常有學問的，如果彼此間已經傳遞過一份文件，再次寄送時，你應該在同一份檔案名稱後面，加上新的「日期」或「修改版本」。
例如：專案活動設計.jpg → 專案活動設計_20220211.jpg or 專案活動設計_0211第二版.jpg
別讓兩份文件的名稱相似或相同，不然對方下載後會很難辨別出第一版、第二版的差異，得兩份都打開來查看。
再次重申：「請尊重對方的時間。」
最後要注意郵件的檔案夾帶上限，如果檔案太大或太多，你可以「壓縮」或「轉檔」，例如作品集很多份 .jpg、.png 圖檔，我建議直接轉成同一份 PDF 檔，別一張一張的夾帶寄送，讓他按一次「下載」就好。
附件真的大到爆（像是有影片），就改用 Dropbox、Google Drive，以雲端連結、共享資料夾的方式寄給對方，都 2022 年了，誰還不會用雲端呢？
記得要在信中說明：「由於檔案眾多，方便的話請至線上閱覽，此為我的作品集連結。」貼心點，把連結縮網址一下，不要一整坨亂碼網址直接貼上來。
六. 要加「簽名檔」
「簽名檔」通常會加在郵件的最下方，用意是留下你的聯絡方式，讓對方將來能主動聯繫你。
像以前我去拜訪客戶，會忘記對方在哪一層樓、哪一部門，這時就會習慣去翻信件裡的「簽名檔」，或打他的辦公室分機。
所以你的簽名檔一定要詳盡，替對方提供找到你最快的方式。
通常簽名檔會包括：
- 姓名（中/英）
- 職稱
- 聯絡電話（手機／辦公室分機）
- Email、LINE、FB、LinkedIn...
- 最後要加上你公司 Logo 和網址
七. CC 和 BCC
CC 是「副本（Carbon Copy ）」；BCC 則是「密件副本（Blind Carbon Copy）」，這兩個你一定要會用。
在寄件時，通常除了主要「收件人」外，與這封信有關的每一個協作者，都可以填在「副本」收件人欄位；例如主管、部門同事、或是專案的共同負責人。
當對方按下「回覆所有人」時，郵件就會自動傳送一封「副本」郵件，給所有被 CC 到的名單；這能讓跟這個案子有關的每一個人，都知道你們交流的內容、處理時間與進度，不用一封一封慢慢寄。
特別注意！當你要回信時，如果看到對方有 CC 他的主管、同事，請你要選「回覆所有人」；這樣那些被 CC 過的人也會收到你的回信。
這是基本的職場禮節，因為對方既然 CC 了他的同事，就代表他也希望這些人知道專案進度，如果你只用單一「回覆」，他就得自己再手動「轉寄」一次給主管，很麻煩的！
而前面提到的 BCC（密件副本），這就與 CC 不同了。
如果你用 BCC，對方收件時，就不會看到你也將這封信寄給了誰，這能確保某人的郵件地址不會外流。
例如你們家的大老闆或 CEO，他如果不想被對方知道自己的 Email，但又想看看你們在這封信裡說了什麼、你是什麼時候聯繫的，就可以在寄送時 BCC 他。
另外像一些大型的講座活動、研討會，有一堆報名者要做大量行前通知，也可以用 BCC，確保這些彼此不認識的與會者，不會看到各自的 Email 被赤裸裸的洩漏出去（有些人很介意的）。
八. 到最後了！按下寄送前請反覆確認
當上面每一個環節都完成了，最後請你在按下「傳送」前，再把信從頭到尾看一遍。
除了檢查錯字外，要試著親口朗讀一遍（是真的要唸出聲音來的喔），如果發現太冗長、或是有唸的不順、吃螺絲的地方，就請把那邊減修改一下。
尤其要注意「檔案附件」是否真的夾帶完成、「雲端連結」是否有開啟共享權限了；最尷尬的是忘記附件、或是連結沒開權限，對方要回信再跟你要一次。
永遠要記得那句話：「尊重對方的時間！」
一封好的信件就是一次專業的服務，是你展示自己的機會，要讓對方感受到你的認真與體貼；內容用心、言簡意賅，他就會覺得跟你合作是一件非常安心，甚至開心的事！
結語：除了要會寫信，你還要會寫作
其實你也看出來了，像這種寫信、寫文件都是你工作中非常頻繁的場景，所以「寫作」幾乎是你工作與生活的必備技能。
有時候不會寫，真的會犯一堆錯，還會讓人覺得「你很不可靠」。
而這也是為什麼我要開《個人寫作課：三種思維提升寫作力》的原因。
我希望你不會在工作中，因為「不會寫」而處處吃虧；相反的，你如果能用文字把自己的想法寫清楚，工作的溝通就不容易出問題，久了還會在職場中被重用。
所以加入我的《個人寫作課》吧，我會教你利用寫作，為自己的職場晉升鋪路！
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