跟同事交辦工作,最怕他跟我說聲:「好喔。」

2022/03/07閱讀時間約 5 分鐘
大概進入職場 2-3 年後,通常會進入一段很漫長的「倦怠期」,而且越上班心越累;很大的原因是你不得不跟同事溝通,彼此進行一輪又一輪的折磨。
舉個常見的例子吧:請公司的美編設計一張活動視覺。
你覺得自己說的很清楚了:「要亮一點、要有節慶的感覺、要凸顯到讓人一眼就能看見,其它的你儘管發揮吧!」
他聽完後只回了一句:「好喔。」
放心……肯定給你搞砸,而且做出來的設計往往都跟「社區里民中心的瑜珈課招生海報」一樣悲劇!
到底是我沒講清楚,還是他沒聽明白啊?
當然是你沒講清楚。

職場難題,往往都是溝通出了問題

你以為自己講得很清楚了,但聽在對方的耳裡……其實抽象到爆。
他邊聽,還會邊吐槽:
  • 「要有節慶的感覺」→ 什麼叫節慶的感覺,是要燒香拜拜還是滑龍舟?
  • 「要亮一點」→ 多亮?LED 瓦數 10W?
  • 「要凸顯到讓人一眼就能看見」→ 那要不要改用雕刻的,有預算嗎?
最怕的就是他也懶得跟你溝通了,直接敷衍說:「好喔,知道了。」結果回去照自己的想法隨便弄一弄,在截止日前一刻才交出來,讓你不得不接受。
長期下來變成職場中的互相傷害,還在老闆面前吵架……結果通通被拖出去各打五十大板吧!

那該怎麼辦?

像這種工作交辦的事情,有個關鍵就是:不能增加對方的認知負擔
我們在工作的人,大腦其實特別脆弱且混亂,一方面要辦著眼前的任務,同時又要擔心另一件事的截止日期;再加上永遠跳不停的 LINE、Email、電話,早已無力面對複雜且抽象的溝通了。
這時你還用「要很亮」、「要喜氣一點」這樣的敘述來交辦工作,他的大腦會直接當機,甚至對你產生厭惡情緒。
所以應對方法也很簡單:不要用講的,要用寫的!
寫的時候要具體,有指令跟執行步驟;就像替對方的腦中鋪設一條軌道,讓他能邊看文字,邊想像出接下來工作的全貌。
例如前面說的設計工作,應該這樣寫:
以下是本次「春節活動」的視覺任務,我會分「陳列地點」、「視覺需求」、「文案呈現」、「截稿時限」來說明本次的設計需求:
  1. 陳列地點:海報的視覺會出現在我們旗艦店的門口,考量到人們在逛街時注意力會比較浮動,視覺應該要維持單一元素、單一訊息、對比度強烈的設計。
  2. 視覺需求:只放「本季主打商品」在海報的正中央,因為是春節,背景最好是紅色的;請挑能跟紅色產生強烈對比的商品照片,要去背、畫質得高到能看見商品上的 Logo、按鈕等細節。
  3. 文案呈現:文案只有 8 個字的空間,最多佔全海報的 1/3;用粗體、像春聯般的毛筆字,要讓路人在 10 步之外就能看到海報上寫了什麼。
  4. 截稿時限:視覺最後的截稿日是週四下午 18:00
  • 但要先給行銷部跟老闆過目,確認沒問題後再發到各門市陳列,於週日上架。
  • 所以我們抓本週二下午 15:00,我會跟你核對第一稿設計。
  • 第一稿沒問題後,週三下午 14:00 會同時交給行銷部跟老闆;如果有需要微調的,尚有 1 天的時間。
你看,如果你能給他這樣的一份文件,他做出來的設計大概不會差到哪去。
而且討論時,他也能快速的指出哪邊有疑慮,例如:「文案 8 個字擠一行有點滿,我能改成兩排嗎?比例一樣能維持在版面的 1/3,字級可能會縮小一點,但這個大小在 10 步以內還是看得清楚。」
所以會寫作,你就能在事前展開良好的溝通,對方也會覺得跟你一起工作很輕鬆!

寫作,是你的保護傘

寫作不僅能解決前述的溝通問題,還能幫你的工作架設一頂「保護傘」。
像這種需要反覆溝通的事情,出狀況時往往會各說各話、死不認帳。
所以你如果會寫,就能提前把想法、需求,整理成一份正式文件;率先發到工作群組、或是用 Email 寄給雙方的部門,留下紀錄。
這能讓你的溝通能力與思考過程被看見,在工作上是一大加分,同時這些文字也會成為你自保的手段;有寄送時間、溝通細節、雙方共識,白紙黑字他想賴也賴不掉。(記得要請對方回覆「已收到」)
攝影師:Andrea Piacquadio,連結:Pexels
不要以為只有作家、或是行銷文案才需要學習寫作,任何人都需要寫,也都能從中獲益。
會寫的人,工作效率會越來越高,重複勞動的次數則會降低。
以這種溝通文件來說吧,其實寫一次就能成為「模板」;之後跟不同職位的人聯繫時,把其中的字詞、需求、時間等資訊替換一下,馬上就能寄出,對方還會覺得你效率真高、工作能力挺強的。
所以寫作,是每一位職場人必備的底層技能,現在你就應該開始練習用書面文字表達你的觀點,不僅在工作時能溝通順暢,還能讓自己的成就被記錄、被查閱、被看見!

當然,聽完後你覺得都很有道理,但一定會遇到一個問題:
我不知道要怎麼開始啊!
畢竟網路上有那麼多資訊、課程,坊間也有很多教寫作的書,可是你實際動筆後,往往會發現還是寫不出來……
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職場中的寫作,其實不用追求多高的文筆技巧、更不需要你具備文學素養與天賦,你甚至不用寫出像廣告文案那樣的創意。
我會教你的,是思考、是表達、是清楚的用文字傳遞自己的想法。
先帶你學會三種寫作思維能力:訪者思維、作者思維、編輯思維;掌握它們,當你在寫一份工作文件時,腦中就會自動進行思考:「這是寫給誰看的?是同事、客戶,還是老闆?他的需求是什麼?」
再結合我教你的寫作技巧「自然語言寫作法」;這是一種基於你日常口語表達的便捷寫作方法,能應對各種職場寫作的場景,讓你成為一位高效率產出文字的工作者。
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