在網路時代似乎很難找到一件網路無法協助你辦到的事情,或者說,網路至少能協助你找到某些資源。透過網路,我們可以取得知識、和他人聯繫、娛樂、甚至完成已有千百年以上歷史的人類活動──報稅。就在網路剛開始發展之際,各國政府早已知道網路的潛力。在1993年,「電子化政府」的概念由美國政府首次提出,我國也在1996年開始著手建置電子化政府。至今許多與政府相關的大小事都可透過網路完成,小至報稅、對發票與查詢法規,大至連署參與公共政策,
網路不僅替每一位使用者開啟一扇通往全世界的窗口,也為過去高高在上的政府與公民搭起一座可互通有無的橋樑。
│電子化政府不是一條網路線這麼簡單
這場建構自動化政府的歷程,必須從零開始。已習慣處處都有Wifi、不上網就渾身不對勁的我們,或許很難想像「建設基礎網路」正是電子化政府企劃的最初核心項目。當基礎建設逐漸完備、公務人員與民眾都願意使用網路之後,中央政府才開始逐步推動民眾可透過網路申辦服務、將公文放在網路資訊平台供民眾取用、將公共交通工具的時刻表與網路連動,就連醫療機關的網路掛號服務,也屬於電子化政府企劃的推動項目。
至今各年齡層的網路使用者多半擁有運用網路查詢政府公共資訊,或使用線上申請服務的經驗,特別是20至49歲的民眾,熱衷於使用網路表達自己對公共政策的意見。電子化政府無疑已成為公民取得政府服務、獲得政府資訊的重要管道,且多數民眾也樂於使用網路報稅、下載公文、取得政府通知訊息。
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│不簡單之一:電子文件
即使電子化政府確定可以達成服務公民的目標,但對於實際執行企劃的公務人員來說,這場從紙本檔案橫跨至電腦資料的「改革」,肯定需經歷長時間的規劃與執行,更別說以公文電子化為目標的執行項目中,還包含需要建置電子文件管理系統的龐大工程。
電子文件管理是電子化政府的一大執行重點,包括將過去的紙本文件轉換成數位影像資料儲存,以及規劃並推廣電子公文。這種轉換資訊載體的過程有兩重困難,其一在於硬體設備,其二在於後續應用。硬體設備即是電子化政府的最初核心項目「建設基礎網路」的目標之一,而後續應用的困難在於如何依據公文目的與時效性的不同進行管理,以及如何設計一套便於公務人員使用的系統。
在尚未建置電子文件管理系統前,參考已完成國家的建置策略是發想企劃的常見方式。從美國、英國、澳洲等國的電子文件系統發想策略中,可發現系統設計的核心重點是「找出國家偏重的管理工具」,也就是先建立整體發展策略,再根據電子文件管理生命週期建立各階段的作業標準與規範。比如美國重視文件的保存年限表,明定每一份文件需具有保存年限,而後政府依照保存年限決定文件的管理方式。而英國則看中文件的業務分類表,重視文件對使用者的用途為何,並以此為基準分類保管文件。但澳洲政府注重文件的詮釋資料,要求各級政府從製作文件的初始階段,就要使用詮釋資料說明文件對政府與國家的用途,也看中詮釋資料是否能說明文件的發展歷程。
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從上述三國的發展策略即可發現,建置電子文件管理系統的核心重點,就在於「找到此系統之於政府的用途,並以此為核心設計系統」。而我國的電子化政府仍在發展中,系統設置亦仍有發展空間。若以確立電子文件管理系統為未來電子化政府發展方向,則可從公務人員對文書檔案價值的觀念開始,找出電子文件在電子化政府中的定位,在設計管理系統的發展策略。
│不簡單之二:法規
在審視此三國的電子文件發展過程中,也可看出我國在電子化政府方面的不足。美、英、澳在發展電子文件系統時,皆在企劃中明訂各項目應完成的時間點,輔以相關法案與政策。儘管我國已推動電子化政府逾20年,由於電子化政府涵蓋範圍甚廣,目前相關法規多以個別的規則、辦法、條例等方式訂定,至今尚無「電子政府法」之類的完整、獨立法案,難以全盤審視至今的電子化政府推動成效。
│與時俱進政府的發展空間
電子化政府是已發展國家的發展趨勢,我國在此領域也已經取得不少成果。如今臺灣的公民可以使用網路完成報稅、海陸通關、申辦身分證明文件、取得政府公開資訊、參與公共政策;此外,地震或豪大雨時的手機簡訊通報,以及高速公路使用ETC收費等,也屬於電子化政府所推動的服務項目之一。
便利的服務就像空氣,身處其中時感覺非常習慣,離開時才驚覺這不是理所當然。如今在臺灣幾乎隨處都能使用網路、只要打開手機就能取得政府資料,長達20多年的電子化政府推動功不可沒。在網路仍快速發展的當今,我們可以期待,未來政府還能提供哪些改變人民生活便利性的多樣服務。
參考文獻
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