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【策展實務】佈展合約怎麼寫?小心那些灰色地帶的未爆彈!

2020/02/02閱讀時間約 5 分鐘
老闆們談完了大事,接下來就得擬合約,這時可千萬要小心。
恭賀新禧!當我們迎來新的一年,新專案也即將啟動,而策展初期尚未邁入企劃之際,當然要先「擬合約」啦!
但是,會寫「佈展合約」的企劃人其實很少,因為通常交由法務或財務接手,以確保公司基本權益沒有受到損害。
相對地,一些展務的專業細節也容易被忽略掉。
造成日後執行過程中的小瑕疵,或影響到更大的權責歸屬問題。
所以,我想從四個層面來分享一些概念與注意要點,並以「發包給佈展廠商」的甲方身分呈現說明。(如果你是承包的乙方,只要反過來思考就好囉!)

一、階段付款比例

展務內容發包無論是設計、工程還是採購等,通常會依據執行階段的「前+中+後」再加上「開幕後保固」四個階段付款。
  • 前期:或稱企劃期/設計期,如概念企劃、空間風格、展示創意等內容。
  • 中期:或稱執行期/製作期,如視覺設計、多媒體影音、展台展櫃展架等內容。
  • 後期:或稱佈展期/進場期,如展品運輸、現場工程、陳列佈置、收尾清潔等內容。
  • 開幕後保固:或稱押金,如開幕一週內軟硬體運行確保無誤,以及展期內的相關維修保固。
當然,一般簽約時會先給訂金,所以付款比例常見如下:
前期款(訂金)30%+中期款30%+後期款30%+開幕後保固10%
前期款(訂金)25%+中期款30%+後期款30%+開幕後保固15%
前期款(訂金)20%+中期款30%+後期款30%+開幕後保固20%
以上比例多寡,就是依據與廠商之間的信任程度啦~
而這部份需要提醒的是:
  • 中前期款合計不要超過六成,避免後期製作或現場執行品質不佳時,說話無法大聲。
  • 一定要有最後的保固付款,因為開幕後才是現場損壞率的最大挑戰。
  • 前期款(訂金)在給付之前,一定要有過幾次深談後的提案與報價單,若是從沒合作過的廠商,基於「不要相信業務嘴」原則,不建議超過25%。

二、驗收要件呈現

沒錯,要付廠商錢當然得先驗收。但「如何驗收」卻容易變成恐怖的模糊地帶。
因為除了展牆展台展櫃展架...等硬體品質比較不易有爭議,一般可就工務角度載明「可正常操作/可放置承重/可供展品上架/符合設計尺寸/符合材質規範/符合使用安全性/依據採購需求/依據預算範圍」等實際性描述,當作驗收項目條件。
然而,展覽仍有很多地方是甲方的「主觀美感」。
比如展件擺得夠不夠到位、色彩材質高度適不適當、影音設備夠不夠力、多媒體互動感應夠不夠快,甚至於燈光有沒有調好,也常是後期製作或現場驗收的爭執之處。
所以這時候,建議可以增加驗收專員:
"最終展示(效果)驗收以甲方xxx人員現場檢核為準。"
當然,這很需要有個足夠專業、敢做決策、能扛責任的人負責溝通與承擔。
他可能是老闆、策展人、創意總監或專案經理,但記得不要多頭馬車,也不要幾個人七嘴八舌;就交付一個有豐富經驗的大頭來做決定,不僅更有效率,也比較不會出現推諉責任的爭議。

三、設計責任歸屬

如果你發包的只有工程製作,策展從創意到設計企劃都自己來,那沒問題。
但如果不是,建議可以注意一下。
因為「設計」這名詞的範疇其實很大,合約裡必須要把工作項目/細節載明清楚,否則因應各間設計公司的習慣不同,很可能會遺漏一些東西。
主要我分為三塊,專案(策展)企劃、視覺(平面)設計和空間(展區)設計。以下需釐清其中的責任歸屬:
【專案(策展)企劃】主副標題、創意發想、會議記錄、提案製作、案例分析、目標客眾與消費客群分析、工時排程、人力配置、預算結構等。
【視覺(平面)設計】主視覺、展示圖文板、展品說明、現場行政用品、現場告示牌、廣告文宣、動態影片、公關與社群素材、商品開發、完稿發印排程等。
【空間(展區)設計】場地勘查、展品運送路線、展場尺寸量測、展區平面繪製、展示3D示意、工務製作尺寸詳圖、色彩材質燈光規範、設備道具採購或租賃項目、水電管線施作等。
這些都是廠商們都知道,但大家能推就推能少就少的項目(笑)。
所以記得要在洽談時就提出來了解,且一定要確認有個廠商點頭答應且白紙黑字載明負責,屆時才不會發生眾家裝死沒人做的慘況。

四、營運責任歸屬

展覽開幕了~ 大家似乎就沒事了?
NONONO~到閉展之前可都還有一堆事情要確認呢!這也是前面所說,為何要留開幕後保固付款的原因。
因為就算佈展進場時通通測試無誤,但一但正式營運,每天眾多遊客的操作碰觸或兒童的刻意破壞,在如此高頻率影響之下,很多東西包括電腦程式都容易導致損壞。
因此我建議,合約內要特別思考以下幾點,以供營運期不時之需。
  • 現場硬體設備之維護保固:屏幕、電腦、投影機、音響、燈具燈泡等。
  • 現場設備軟件之維護保固:程式、影片、遊戲、音樂等。
  • 現場消耗性材料之補充保固:互動性材料、遊戲贈品、印章印台墨水等。
  • 現場租賃項目之維護保固:桌椅、遮雨棚、人流圍欄、無線電等。
  • 現場道具製作陳列採購之著作權/所有權歸屬。
  • 現場平面設計文案作品之著作權/所有權歸屬。
  • 現場多媒體影音作品之著作權/所有權歸屬。
  • 展品運輸/展示/遺失/損壞之保險事宜。
  • 展場公共安全之保險事宜。

近年的展覽風格形式越來越多,也不侷限於既有的博物館或傳統展廳,所以在簽訂合約之前,將更需留意可能產生的相關權責問題。
活動現場常會有很多不可抗力發生,如何避免與如何解決其實是同等重要。

而找出問題的原因檢討,以確保未來不會再發生,也是策展人更重要的經驗累積!
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《新莊騷》地方誌創辦人,【地方有本小刊物】【有隻恐龍事務所】專欄作者。好滙造事工作室/企劃總監,學建築玩策展,做行銷搞創生。十年以上知識跨界&主題策展經歷,希望以10年以上知識策展經歷,帶動地方文創,打造地域品牌。歡迎來信聯繫:[email protected]
從策展企劃到知識跨界的職人筆記,偶而聊聊古生物博物館的冷門經歷。
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