數位轉型-個人實戰技能(四)：會議 = 戰場@職場

如果把職場中的每個人比喻成戰國時互相競爭的國家，那麼在每次的會議就是血淋淋的戰場了，在關鍵的戰役上漂亮的發言刷長官心中的存在感，狠狠的捅刀背刺同事，踩著別人的屍首往上爬，就形成了會議的日常；但是你懂怎樣開會才能讓自己發光發熱嗎?

如果只是在追求個人的表現，重點就會在理解人跟人之間的利害關係以及用力的準備好會議的內容，但是如果講到帶領一群人開場好的會，筆者唯一有印象的，好像是小時候的公民課有講到「會」應該要如何的開，但可能是因為那一套的方法感覺太羞恥或做作了，反而讓我們沒有真的掌握到開會的要點或精髓，其實在會議中「司儀」是讓確保會議能夠成功的一個關鍵角色喔。

司儀在會議中的角色是什麼? 套句電競圈的講法：他在控場，確保議程按照既定的路線前進；在遇到了影響會議進行的狀況時，也需要排除這些狀況。在筆者參與過大部份的會議下，為了省事習慣會將主席和司儀的角色合併到一個人身上，但是這會有一個缺點，當主席的職場權力是大於與會的所有人時，控場的結果容易變成是主席說了算，反而沒有辦法聽到、得到更多不同面向的意見了。

撇除這一點，要如何讓一堆人開一場有意義的會呢 ? 會議的本質還是溝通，所以溝通上有兩個核心觀點需要先知道

除了在刻意欺騙或耍詐的狀況下，我們在違背了自己曾說過的話時，多少總會帶點罪惡感或羞愧，也因為這個理由，使得我們在團隊管理上，總要試著引導團隊認同或講出我們希望他們講的話(黑暗兵法)，另外，常常在證明立場時，心態上並沒有要打擊其他同事，有時只是希望不要被誤解，但換位思考一下，和你不同立場的人，聽到你一直在證明和辯護時，感覺起來就像是被指責般刺耳，因此更容易的強化了他的防衛心態，當這件事發生時，會議或討論就容易卡在衝突和沒共識上；綜合以上兩點，為了能得到有效果的會議，我們就會需要《引導》的這門技術。

當理解了以上的大原則，接下來要理解的，就是其實每個人的「會議狀態」可能是不同的；由於會議的目的不同，可以切出來的階段也都不盡相同，但一般來說，會議的狀況大致上可以切成以下的幾段

可怕的事情來了，並不是每個人都會照著這個狀態在開會的，有許多人在會議前，其實對會議的主題或問題是不熟悉、不了解及沒有準備的，也因此，就會有人建議應該要做好會議前安排。

即便做好了安排，進入到會議中，你或許還是會聽到以下的發言…
A：「目前這個狀況，是行銷部還是客服應該面對或處理?」
B：「在處理的過程使用 email 來通知，要注意到用詞的嚴謹，所以我覺得…」
C：「用 email 即效性很差，是不是改用使用即時通訊的軟體會來得好一些?」

在以上的發言中，你會發現 A 停在問題的確認上；B 已經跳到評估方案上了；而 C呢? 其實還停在產生解決方案上，就因為每個人不見得有認知到自己的狀態，使得會議的討論常常失焦以及需要花很多的心力去同步，因此，你已經可以理解為何「司儀」這個角色會需要引導的能力，同時，這也是為何有人倡導有效的會議人數應該少於 1-2 張 pizza 可以餵飽的狀態下。

另外，依據上方的會議階段，在某些階段會需要發散，而在某些階段又需要收斂；但每個人思維模式是不同的，有些人擅長依據框架想事情，有些人需要透過講話或對談整理思維；而又有些人則鍾愛獨自探索想法，在面對各種不同的思維，如同面臨天南地北的各項食材，需要平衡的料理好每個人的訊息讓大家可以吃得下去；加上並不是每個人都能輕易的在不同的思維模式下切換，因此「司儀」又要在發揮他引導的技巧，讓每個人進入發散或收斂的狀態，並把大家推進到適合的會議階段上。

因為環境、個性及成長教育的不同，會使得我們在表達時，採取不同的〈表達編碼器〉，例如筆者過去有位在國外企業待比較久的主管，當聽到一些新的想法但是他不認同的，他會習慣的說 hmm~ interesting. 也有一些人，尤其是工程師，在他不同意的時侯不會直說，但會找一堆事實或證明來證明你的想法有問題；這些都是表達編碼器的在作祟；也因此，在引導學中，有一項特別需要鍛鍊的技術，就是【聽懂別人講的話】。

隨會議的形態、目的不同，其實都應該有不一樣的流程和手法，但萬變不離其宗的，如果在會議的進行中有個夥伴懂得引導的手法，將更容易事半功倍喔，而這個引導的技巧，在面臨到數位轉型的重重溝通時，更會顯得無比的珍貴。