全員參與制的會議形式

政策 （policy）：關於營運如何被執行的的總體決定，這個決定可以是治理方式、工作流程、一項策略或關於角色的定義。舉例：台灣召開口罩政策會議，發佈實施分流購買政策。

治理 （governance）：組織的管理機制，如組織結構、角色定義。屬政策中的一部分。舉例：台灣召開跨部會會議，確認衛生福利部、經濟部的職責範圍。

營運 （operational）：組織的日常行動（經營和運作），為實現圈子目標而執行的任務。受到政策決策的約束，營運將政策決策付諸實踐。舉例：在沒有政策以前，賣口罩的商家可以自行決定要賣多少口罩。因分流購買政策，賣口罩的商家得依照這個政策，讓每個人一週可以買兩片口罩。

基礎會議形式

1. 開場（Opening）：確保人員和圈子已準備好開會
2. 內容（Content）：使圈內的工作內容更加清晰。
3. 結束（Closing）：評估會議以改進會議。

開場 Opening

1. 在進入會議討論前，每個人都帶有故事、背景和某些體驗。例如：在地鐵的尖峰時間、灑了咖啡、最近孩子剛出生、離婚、家庭成員過世、對另一個工作圈子的表現感到沮喪、感激春天的到來、對正在做的工作感到自豪、對工作中的議程項目感到不安、或只是想喝第三杯咖啡……
2. 人們在「登入會議」這個環節分享的越多，越幫助我們成為更加鮮明立體的人、展現人性的一面，有更多同理心、願意相互支持，成為彼此的盟友。
3. 「登入會議」不是心理治療小組，而是幫助提醒每個人，我們都是有血有淚的人。當分享完一切影響我們心情和生活的大小事後，即可將注意力轉移到圈子內的工作討論上。

管理階段（ADMIN）

1. 出席 Attendance：確保會議記錄者在場，記錄下誰缺席。稍後將需要出席資訊來構建議程。
2. 會議時程 Duration：會議在被安排的時候，缺乏明確的會議時間長度，也不清楚每個與會者是否可以參與會議的認可決階段。透過明確訂定會議時程，讓整個進程更清楚。
3. 會議紀錄 Minutes：上次的會議紀錄是否已公開發布？錯過上次會議記錄的人是否已閱讀並理解上次的會議內容？簡言之：每個人是否已經取得同樣的資訊內容，零資訊落差，不必回頭討論上次會議的內容？
4. 補充資訊 Information：人們還有什麼其他資訊想分享的嗎？這些資訊可以是提醒其他人最近有個跨組織活動、或個人近況的宣達等。（這僅用於公告圈子外的資訊。任何關於圈子內的報告都屬於會議議程。）如果人們可以在這個階段將想說的事情說出來，他們將能在接下來的會議上更放鬆和專注。萬一宣達的資訊太過複雜或引發人們討論，你可以停止討論或者將其納入會議議程— — 如果是和圈子相關的議題。
5. 下次會議 Next meeting：是否有下次會議日期？如果沒有，那是否計畫在何時以及如何安排下一次的會議日期？即使已有固定的開會時間，仍然值得再次正式確認時間和日期。因為任何常規的開會時間都可能與，例如，國定假日或其他事的時間衝突。如果下一個會議日期的安排有問題，則請將其納入議程討論。

內容 Content

1. 認可議程
2. 處理/討論會議議題
3. 更新待辦事項：評估議程項目的進度

認可議程 Consent to agenda

1. 列出解決問題的順序
2. 為每個討論事項分派討論時間（如下所示 — — 指定標準時區*並為該討論事項列出詳細的開始時間 — — 使會議時間能夠更順利被計算；或不是列出開始時間，而是列出預計討論時間的總時間長短）。
3. 我們對每個討論議程的期望結果是什麼，載入：報告、探討或做決定（請參閱下一部分）

議程項目 Agenda items

• 報告（Reports）是一份對相關資訊的描述。
• 探討（Exploration）是針對一件議題或提案所進行的想法或點子的發想
• 決策（Decisions）則會批准一項指導圈子如何工作或治理的提案/建議

更新落後的工作清單 Update backlog

「好，所以我們認可推遲【議程2】，把它列入下次會議再討論。我會記下哪一天要來評估這次的決議。我們還沒談論如何確保每個人都知道決策更改了，因此我也將其放在待辦清單中。大家對議程還有什麼疑慮嗎？」

「有的，我們在會議中有要求帕文下次要像她今天一樣報告。」

「您是對的，請寫下來。還有別的嗎？（暫停）無異議。我認為我們差不多可以登出會議了。」

結束會議 Closing

• 人際關係動態（感激、緊張、溝通方式、連結感….等）
• 工作內容（完成了多少工作、釐清了哪些事、終於解決了一件棘手事⋯⋯等）
• 會議過程（溝通時是否足夠可靠或太強硬、會議時間是否充足，開會內容是否有意義、開會過程是否出現干擾….等）

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