三十而立 📑04 - 3個有效會議的關鍵成分，終止無效率注定失敗的團體溝通，讓每一次的會議都能促進團體利益
你好，我是王啟樺，目前在加州大學洛杉磯分校(UCLA)擔任統計機器學習方向的博士後研究員。
你是否也會有很多覺得無效的會議需要參加呢？
我大概跟你一樣，人在江湖，很多寶貴的時間精力，被沒有意義的團體溝通給消耗。目標不明確的會議很多，過程亂七八糟的會議很多，與自己無關但卻要出席的會議很多。但很多事情又需要團隊合作才能推進，卻又無力改變，只好逆來順受。
改善這種無效率注定失敗的團體溝通，我們需要從根本去重新設計會議的本質。
這篇文章想系統地介紹給你，設計有效會議的三個關鍵基礎成分。這三個成分分別是：
- 成分 #1 ：目標 - 從「要不要做」「打算怎麼做」「具體怎麼做」三者擇一
- 成分 #2 ：過程 - 讓「溝通內容」符合「會議預期結果」
- 成分 #3 ：人員 - 是事情需要他，而且對他有好處，才邀他過來
如果你也是無效會議的受害者，想要從根本改善會議效率，歡迎閱讀以下內容，了解有效會議的三大基礎成分 ：
成分 #1 ：會議目標，從「要不要做」「打算怎麼做」「具體怎麼做」三者擇一
目標，是會議想要達到的「預期結果」。
設計會議時，從下面三個選項中，決定一個當作預期成果
- 要不要做：決定某件事要做不要做
- 打算怎麼做：更深度的討論事情
- 具體怎麼做：一個具體的行動計畫
決定會議的預期成果很重要，我曾因為忽視這個點而吃了很多虧。
如果不正式決定某件事要不要做，那常常會變成自己努力感動自己。如果沒有一個具體的行動計畫，那事情常常就虎頭蛇尾，沒有下文。如果沒有表明要更深度討論事情，那會議會淪為應付，便宜行事。
而每次會議結束，在會議紀錄裡面記錄成果。
成分 #2 ：會議過程，要讓「溝通內容」符合「會議預期結果」
過程，是會議進行時的「主要溝通內容」。
會議的本質是團體溝通，但如果沒有刻意設計，「溝通的內容」很容易就與「會議的目的」脫軌。
- 如果是討論「要不要做」，那就要說明做這件事的預期收益，以及需要花費的資源
- 如果是討論「打算怎麼做」，那要收集做這件事至少兩種可能的方式，然後討論大步驟
- 如果是討論「具體怎麼做」，那要提供足夠細節，且要在下次會議前可以合理完成的具體三步驟
負責任的會議，要先根據會議預期目的，對溝通內容打草稿，那才能確保有效進行，真的做出實質改變。
成分 #3 ：會議人員，是事情需要他，而且對他有好處，才邀他過來
人員，是因為達成會議預期目標的過程，需要做的事情需要他，而且對他有好處，才邀請他加入，而非走形式的打卡check in。
不按事情決定會議，而是按人員決定會議，那勢必失敗。這點在我經驗很有共鳴。如果是研究任務而開的會議，那目的明確，所以討論的內容都在點上。但我每週一直有一個是因為人員而起的會議，而非因為事情而起的會議。那麼每次會議的主題會不聚焦，久而久之也感覺不到推進。
所以，開始檢視自己的會議，有哪些不是因為事情而是因為人而設置的。將其改善掉，改成更事情導向的會議，那整個行事曆就會產生新的活力。
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