計劃趕不上變化?你需要另一個方式

閱讀時間約 4 分鐘
『喔不!又睡到下午了嗎?』在一聲驚呼之後我驚醒過來,看看炙熱的陽光已經透窗戶灑進房裡,再次莫名消逝的早晨我懊惱不已。
你也曾經有這樣的經歷嗎?原本睡前精心安排好、供在桌前的完美行程,被一次次突如其來的意外打亂而手足無措,也不知道是要先補償之前錯過的行程,還是要先完成當時間的預定計畫。
大家常說計畫趕不上變化就是這樣吧,世界變動的太快,資訊來的太多,以時間為基礎的行程表明顯不太能滿足現代需求了,我們需要有一個更有彈性的行程規劃方式。
喔不!現在幾點了?
我左思右想,想找到一個能符合需求的行程規劃的方式,而這個方式必須滿足三個條件,
  1. 彈性大、能應付突如其來的變化
  2. 能清楚知道自己當下要做的事情
  3. 使用上簡單方便
列完我們需要的條件之後,我開始思考是不是可以挑戰一下Scrum board呢?

Scrum board

Scrum board是一種Scrum工具(也稱為Scrum Task Board),可以幫助團隊與個人的工作項目清楚可見,也是當下各大公司中十分常見的任務安排方式,而Scrum board有許多模式,例如物理形式下的白板或便利貼,又或是利用線上軟體來執行。
但無論使用哪種方式,Scrum board上都要顯示出一定期間內所有項目,使團隊與個人了解到當前任務內容及其任務的優先排序。
有趣的是,Scrum工作法沒有強制規定Scrum板的標準格式。通常會由團隊來決定白板所需要呈現的內容,根據每個團隊的不同需要,Scrum board上是可以任意調整所記載項目,畢竟引進工作法是要給團隊大家一起使用,推進團隊中的溝通與合作,是要讓方法來配合團隊,而不是硬塞一個文化不通的嚴峻法則來折磨彼此。
雖說沒有硬性標準,但總會有一些範例。通常各單位的Scrum board最少都會有三個欄位,『待辦事項,進行中,完成』,這些欄位通常是一個流程形式,每一項的任務都會從左至右依序調整位置,因此我們可以從中很快速清楚知道每個任務的執行進度。
下面我們來簡單介紹一下這個Scrum board的實際使用方式。
這是一個四欄的Scrum board,但在看的時候,基本上我們可以分成兩大區域,分別是最左邊的BACKLOG(故事區)和右邊三欄的TO-DO/IN PROGRESS/ DONE(工作項目區)。

BACKLOG(故事區)

通常我們會放完整項目,簡單來說也就是一個目標與標題吧,也是工作的主要里程碑,譬如完成一本書、完成一個網站等等,是一個較大的項目,可以用來提醒我們的整體目標與考核內容。

工作項目區

則是放置工作任務細項,工作任務細項是指實際上要做的步驟或任務,對於外部的人來說可能不見得能了解,像是完成書目大綱、完成網站功能等等,通常是作為短時間的目標,這些目標會根據完成進度,由左至右的前進。

執行

在實際使用Scrum board來做每日安排後,我覺得這個方式實在是十分適合有多角色/任務的斜槓現代人,以任務為導向規劃與以時間為導向規劃的差異是在變化性高,使用上可以根據當下情況作調動,也會更清楚每個不同任務的推動情況,所以若是有規劃已久卻未成行的健身登山之旅一直掛在TODO欄位上,自己就會開始有種羞愧感。
那最後我來推薦一下我自己目前使用的Scrum board免費線上工具
- Trello (https://trello.com/)。
這是一個線上的任務規劃工具,個人或團隊能在上邊建立屬於自己的任務版,完成上述所說的任務規劃以外,還有許多非常方便的標注與嵌入功能。
而目前有網站版本與APP版本,方便大家在不同平台上了解進度。
最後我也來分享一下目前自己的任務規劃清單。
創建欄位之後,我們可以在上面建立任務卡,依據進度調整位置
Trello上面有許多功能,包含時間設定、增加標籤、留言等等,甚至也能指派成員
目前我非常滿意這種安排方式,也歡迎大家來跟我分享使用上的心得喔。
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