簡單,卻不簡單的番茄工作法,時間管理大師的必讀經典!

更新於 發佈於 閱讀時間約 4 分鐘
「一生都受用的高效技巧」,是番茄工作法最好的代名詞。
現代有許多教人如何改善效率、工作習慣與快速學習的書,但有些不過就是把常識包裝地冠冕堂皇,有些甚至是胡說八道。番茄工作法是個歷經三十年,在這個選擇性爆炸與講求速度的世界,仍極度實用的時間管理工具! 番茄鐘教會我們如何善用有限的專注力,提升自我實現的目標。


1. 為什麼番茄鐘工作法這麼紅? 你學到他的精髓了嗎?

簡單,可以隨時隨地運用,是番茄鐘工作法能持續長紅的原因。就像貝多芬寫了這麼多首音樂,其中,快樂頌的旋律人人都能哼上幾句,這不是因為她最好聽,而是因為她夠簡單!
基本的番茄工作法為30分鐘: 25分鐘工作,5分鐘休息;每4個番茄鐘,進行15~30分鐘的長休息。
所以,只要有一個簡單的計時器,就能快速進入高效率的狀態。若想大幅提升番茄鐘的效果,就要先抓住「管理時間之前,要先懂得管理自己」這個精髓。依循PDCA (Plan-Do-Check-Action)的步驟,從了解自己開始,持續執行與改善,才能讓番茄鐘成為你一生都受用的法則。


2. 大幅提升番茄鐘效果的關鍵4步驟


步驟1: 計畫 (Plan)
  1. 一大早,先列出所有待辦事項並排定優先順序
  2. 預估每個事項需要幾個番茄鐘
  3. 若一個事項需要超過 5~7個番茄鐘,則代表該事項太複雜,需要拆解成更小的項目來執行

步驟2: 執行 (Do)
  1. 根據步驟1安排好的內容,全力以赴地執行
  2. 若在進行番茄鐘的期間受到干擾,無法專注,則快速將干擾的事項依重要程度分類後記下來,便盡速把注意力轉回正在執行的番茄鐘上。 常見的干擾類型包含:
    - 內在干擾: 腦袋無法專注,思想飄向其他事情。這通常是害怕(怕無法及時好好完成)的一種偽裝,而不是真的有什麼重要緊急的事情需要馬上處理。
    - 外在干擾: 其他人的打擾。若遇到時,要記得”捍衛”番茄鐘,有效告知後續回覆時間、迅速協調、並重訂計畫。
  3. 專注25分鐘後,休息時間要確實休息。別做任何複雜的事情,否則頭腦便無法真的放鬆,這會導致下一個番茄鐘時段難以發揮最大成效

步驟3: 檢查與反思 (Check)
  1. 每執行完一個番茄鐘後,確實紀錄下: 使用的番茄鐘數目,與這期間的分心/干擾次數
  2. 一整天過後,盤點已完成的事項,了解每個事項所費的精力與需要的番茄鐘總數
  3. 透過記錄表,觀察自己的預估的番茄鐘數與實際執行起來的差別
  4. 了解自己一天最多可以執行多少個番茄鐘,以及哪些時段做哪種類型的番茄鐘 (EX. 創意、分析),效果最好

步驟4: 行動 (Action)
  1. 提升預估準確度的質與量
    - 提升量的預估: 減少預估番茄鐘數與實際番茄鐘數之間的誤差
    - 提升質的預估: 減少不在計畫的事項,讓預估越準確,自己對整天行程的掌控度也就越高。
  2. 找出適合你的步調: 透過記錄與反思,找到最適合自己做事情的時段


3. 實驗了2年的番茄鐘,我從錯誤中學會的2件事

不了解自己,是我犯的第一個錯。
第一次使用番茄鐘時,我對自己的能力太樂觀,每天都安排15個或以上的番茄鐘。但實際執行後卻發現,我最多只能完成8個,竟然只有預估的一半而已! 難怪在使用番茄工作法前,我的工作常做不完,需要帶回家加班。這不是因為效率問題,而是因為不夠了解自己。 認清這個事實後,我便開始慎選待辦事項,好好專注在重要的事情上。
其次,我以為工作無法專注的最大原因是外部干擾。但透過番茄鐘的練習與紀錄,我驚覺地發現,「我」才是無法專注的主因。「中午要吃什麼? 昨天看到一件很棒的商品到底要不要買….. 」這些看似無聊的話題,說來慚愧,都是我一一記錄下來,讓我無法專心的原因。了解到自己的問題之後,我便透過每天早上的冥想練習,來降低思緒容易飄走的問題。現在,我的專心程度可以練到「充耳不聞」,連同事在叫我都會沒發現呢!

我犯的第二個錯誤,是忘記簡單的力量。
在持續使用番茄工作法半年後,自覺已經非常上手,也很了解其中的精髓,因此便開始擴展它的應用範圍,像是運動訓練、子彈筆記與知識學習的架構。 但當系統建置的越複雜,也就越容易忘記自己為什麼出發。前陣子我在寫作上遇到瓶頸,該用的生產力系統都用上了,但仍久久無法突破。最後,我僅是重新拿起了倒數計時器,專注25分鐘,休息5分鐘;專注25分鐘,休息5分鐘….,重複地這樣循環,逐漸找到關卡的出口。

從了解與管理自己開始,才能管理時間。透過PDCA的4個步驟,將番茄鐘的效果發揮到最大。這看似簡單方法,卻是一生都受用的高效技巧,也是番茄工作法不簡單的力量!
相關推薦文章與連結:
  1. 間歇高效率的番茄工作法書本連結
  2. 想開始番茄鐘卻不知如何下手? 讓科技人教你如何用NOTION 打造事半功倍的番茄工作法
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