【職場】搞清楚目的事半功倍

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「請提供一些公司相關的照片?」、「麻煩提供一些公司正面形象的照片?」我的單位管理全公司的照片、宣傳影片、簡介影片,時常有別部門的同事,沒頭沒腦地要求提供照片,「公司相關照片」、「正面形象照片」多麼廣泛又空泛的形容詞。
通常都要再進一步細問:「照片是要用在那裡?」、「正面形象是指得獎照片嗎?或是公司落實社會責任、敦親睦鄰的照片?還是公司創新成效?」、「是要近1年或那一年到那一年的這類照片?」
大海撈針,會浪費很多時間。
因為,10餘年的大小活動、形象照片及影片,雖有依日期主題建檔,但檔案大到不行,不管是從隨身硬碟中拷貝或雲端下載,都需要好幾個小時,如果全部將檔案給同事,他也是大海撈針,要花很多時間去挑選,浪費很多時間。
仔細說明後,多數同事頓時明白,配合地清楚說明照片用途,我和工作夥伴也能快速找到合適檔案提供使用。
不過,偏偏仍有同事冥頑不靈,不理會管理單位的建議,說要請示自己主管,接著還是堅持不論新舊、主題「全部都要」。會這樣,通常有兩種情形,一種是他們的主管本身搞不清楚用途及主題,下屬抱持著使命必達心態來索取;另一種是堅信「魔鬼藏在細節裡」,從全部檔案中自己挑選,才能挑到最想要的照片及影片,不相信檔案管理單位比較了解檔案內容。
碰到堅持「全部都要」的,我們也不會堅持提供篩選服務,直接提供雲端連結反而省事,反正過濾及挑選所要花的時間是他們的,搞不清楚目的,瞎忙一通,浪費的可是公司人力成本呀!
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