別遞咖啡給想喝水的人。
忘了在哪本書中看過類似的話，但令我印象深刻，也一語道破溝通、簡報、提案與問題解決的關鍵。
如果這時候給的是咖啡，可能非但沒能解決問題，還是製造新的問題。
「這種人也太白目了吧！」
每當我在企業中說到這個例子時，總會有人不以為然地說自己肯定不會這樣做。但是當我請他們再想想日常與工作上的溝通與簡報是如何做的，有些人似乎想到了什麼。
「你覺得自己清楚對方要喝的是水？還是咖啡？」
「那麼，你給的是什麼？」
這時候，聰明的人會告訴我，水和咖啡他都會準備，讓對方自己選就萬無一失了！是啊，既然不知道對方想喝的是什麼，那就全都準備就好啦，總會中一樣吧？
你也是這樣認為的嗎？
不知道對方想要聽的是什麼，索性將所有準備的資料與資訊全放進簡報中，讓對方自己選擇需要的內容。這就是多數職場工作者的簡報成效不彰的主要原因，做得越好、越失敗！
單就準備的內容來看，都是有價值的；但對應到簡報的目的，可能就對於達成目標沒有實質助益。但我們還是放進去了，為什麼？
「都做了，不放太可惜了。」
「內容太少，會不會讓人覺得不夠努力？」
「我哪知道老闆到底想聽什麼？他又不說。」
如果問起這些與簡報目的有關嗎？我相信多數人的答案都是否定的，但還是選擇放了。因為不希望自己的努力沒被看到，認為沒有功勞也有苦勞。
這是用戰術的勤奮，來掩飾戰略的懶惰。
「是真的不知道？還是根本沒有思考？」
在不確定性高的情況下，的確準備多套劇本來因應各種可能性，是高效工作者常見的做法。但本質上還是為了對症下藥，只不過從事前判斷轉為臨場應變，而不是交由對方自己做判斷。
「讓對方容易做決定，而不是困難地做判斷；更不要讓對方自己找答案。」
這是我常說的一段話。如果你看懂了，我想無論是簡報、提案或爭取工作上的資源，都會事半功倍。
容我將主題拉回到簡報這件事。
製作簡報不過是一種手段，我們應該著眼的目標是將資料轉換為資訊，透過資訊讓對方產生共鳴；進一步從資訊中萃取出洞察的建議、創造誘因，讓對方願意採取我們想要的行動。
如果花在製作簡報的時間越多成果就越大，那只要不停的製作精美、精細的簡報資料就好了。現實不是這樣的，不能只顧著低頭埋首於簡報製作中，而忘了抬頭看看閱聽簡報的對象是誰？我們又是在解決哪些人的什麼問題？
以終為始，許多人都朗朗上口。
但你真的清楚「終點」在哪裡？而「開始」又是何時？當我們確認了起訖點之後，再從產出的目的與期望對方的反應或採取的行動出發，再來思考如何驅使對方做出期望回應的有效方式。
方向錯了，方法再對也到不了目的地。
簡單來說，從簡報受眾體驗路徑來看，不外乎是從知道、理解、認同到行動的過程。
你得清楚對方的起點是知道、理解，還是已經認同？或者根本還沒站上起點，也就是「不知道」的狀態。那麼，你又要帶往的終點是哪裡？只要理解就好，還是希望獲得認同，甚至是採取期望的行動？
清楚了起點與終點，我們就能將有限的時間與資源，投入在最重要的事情上。如果還有餘裕，再來把內容做得更好都沒有問題；倘若沒有想清楚這些，就很容易在我們擅長的部份持續投入大量的時間打轉，比方說畫面的設計、說話的口條或是更多的資料。
用成就感來掩飾思考不足的空虛感，無益於目標達成。
反過來說，會選擇製作簡報，是為了降低溝通成本、或是提升對方做出期望行動的勝算；如果不是，也就沒有製作的必要性。
劉奕酉｜鉑澈行銷顧問策略長、企業培訓顧問、暢銷書作者
擁有高科技產業十多年策略行銷與高階幕僚經歷，為台灣少數具有深厚實務背景的商務顧問，專注提供企業與職場工作者在思考、表達與問題解決領域的培訓與顧問服務。同時也是職場生產力作家，多家出版社、社群媒體指定邀稿對象；一年閱讀百本書、寫作百篇以上職場文章，以知識萃取、高效產出與全息圖解而廣受好評。
相關著作：《我用模組化簡報，解決99.9%的工作難題》、《高產出的本事》、《20道資料視覺化難題全解析》
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