有時候不是你粗心，而是缺少紀錄的習慣
更新於 發佈於 閱讀時間約 4 分鐘
前幾天，我到新公司繳交入職資料時，發現資料還是有缺，導致繳交的進度被延誤，原本還信心滿滿比別人提前完成作業，因一時疏忽打亂了時序。
天啊！申請完整的個人資料還需要再多花一天時間！時間一點一滴的浪費在沒有必要的流程上。
雖然主管表示沒什麼，還在可接受範圍內，要我別放在心上，但想必對這位公司新人有印象扣分了吧。
這時候回頭想想，前幾份工作好像也滿常發生類似的狀況。
例如：每天都有例行性的工作，卻忘記更早之前還要做事前準備；又好比，突然發下的任務，一時間手忙腳亂，根本不知道怎麼處理，東拼西湊的結果然會讓人不滿意阿。
回到房間，躺在床上，閉上眼好好思考，我到底是少做哪些事情呢？我很積極也很用心去提前想解決方案了，怎麼還是出錯了？
最後我發現，原來是少做了紀錄呀！
我頓時恍然大悟，把他寫下來，不是比起全部用腦子記好很多嗎？
如果能夠重來，將我過去的工作經驗，加上「紀錄」這個步驟，可以針對「例行性工作」及「突發性任務」有以下建議。
一、例行性工作：紀錄工作流程，有變動就更新
在日常工作中，每個人都會被分配到重覆並且繁瑣的任務，雖然公司都會安排前輩引導你該如何進行，但往往不會有太多時間耐心教你，多半是教了一兩次，就要下手去操作。
如果都憑直覺及記憶，想必成效會東落西落的。就好像沒有獲得正確照顧的小樹苗，日後怎麼成為大樹呢？
我的建議是利用小筆記本或手機筆記軟體，把每個步驟完整紀錄下來。
記得在前一份工作中，前輩都會交接日後會碰到的任務，我將這些作業流程記錄到手機的記事本中：
「打開公司官網，找到網網相連這個頁面，尋找 A部門的網頁，在網頁左列有 “XXX資訊網” ，點進去後找到上方列由右至左第二個 “員工入口”……」
能做到這麼細節，已經是偵探程度了吧！如同一本小型操作手冊，引導你怎麼做好工作。
可是，規定還有作業方法，會隨時間改變，遇到流程變動的話該怎麼辦？
我也傾向先做紀錄，之後找時間重新對到工作步驟上，一旦有更新的規定或作法，就立刻調整。
如此一來，手邊就會有份專屬你的工作清單，把日常該做的事項全部記錄清楚。
二、突發任務：打破砂鍋問到底，把想到的都寫下來，展現出價值的時刻
公司時不時有大型活動，或是突如其來的任務分配到你身上，一定會使你腦中處理器當機，根本不知道該怎麼下手呀！
此時只好找看看過往有沒有類似的資料做參考；如果沒有，心裡只剩下一個慘字。
像是腦中已經沒有靈感，老闆還要你寫篇500字心得報告，就算坐在電腦桌前面半天，還是擠不出幾行字。
別慌！既然沒有頭緒，我們不妨先寫下來，搞懂事情脈絡吧！
我們可以先理清人、事、時、地、物；從活動對象、目的、時間、地點等等，全都寫下來。
這個做法能幫助你在心中畫出地圖，整理清楚自己的思緒。
還有個提醒，肯定不是每次都能得到這麼多的細節。這時候會找主管詢問有沒有其他需要注意的地方；但是，該如何向主管問出更多細節呢？
我想這最好的方式是，先提出一個相對可行的具體計畫，給予主管參考，讓他判斷可不可行。
例如：「主管好，針對這次的活動我想提出一個方案。將這次場地辦在離公司距離5公里處的XX公園，可容納500人……主管，您認為呢？」（以上是我舉例的，可以根據掌握到的資訊作調整）
這時候，無論提案過或不過，都能透過主管的反饋，得到計畫上的更多細節；同時展現出你想讓工作更順利的進展下去的決心，甚至能促使主管調動資源協助你將計畫完成。
結語：
無論是例行性工作、突發狀況，我們都該做好文字方面的紀錄，除了幫助釐清工作的進展，同時整理思緒，及早做好準備，從容面對所有即將發生的事情。
有時候不是你粗心，而是缺少紀錄的習慣
優化措施不外乎都是希望能夠在職場上走得更順利，少走些冤枉路，展現出你的積極態度是最重要的。
希望你我都能在職場上用心完成每項挑戰，感謝你讀完我的文章。
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