與千禧孩子的相遇(下)

更新於 發佈於 閱讀時間約 8 分鐘
每個團隊中的個體都可以成為翻轉團隊的人,每個個體的一份用心與貼心,都能為團隊帶來驕傲與榮耀,一次與千禧孩子們的合作,讓我感受到許多的驚艷,讓我覺得跟他們共事相當愉快,誰說年輕人不可取呢?從他們身上,反而提醒了我許多職場上的應對之道。

因緣際會透過轉介紹收到某大學學生的邀約,到他們的幹部研習營分享一些經驗,這不是第一次有機會到大學分享經驗,但我沒料到的是這群千禧大學生們給了一次次的驚艷,讓我對這個世代的孩子們有了很大的改觀。

魔鬼永遠都在細節裡

負責在課前跟我溝通的同學Y,透過轉介人拿到我的聯繫方式,很快的就發出第一封mail給我,而從邀約到實際上課時間很短,所以我快速的回了Y同學的信件,並且提出我想確認的問題以及需要的協助,依照和不同單位合作的經驗,和事前的聯繫可以感受到對方的誠意與熱情,有些窗口很冷淡,很制式化對應,又或者回應緩慢,有的則是積極熱情,讓人喜歡跟對方一起合作。

我自己每天的工作也在回應客戶的訊息和email,我都會藉此提醒自己,要保有對客戶服務的熱忱,要讓客戶覺得跟自己工作是件愉快的事,不要在這樣看似平常連繫的小細節中漏了馬腳,或者讓客戶體驗不佳。

Y同學的回覆很快也很清楚,不確定的部分也清楚告訴我那一天可以確認,確認後就可以馬上答覆我。這是我在跟其他單位合作中少見的情況,更別提大學生,因此我對Y同學以及這所學校產生基本好感。

任何一個公司員工,對外人來說都是代表公司,從第一次的接觸,就足以替公司加分或扣分。

禮貌很基本但很重要,而且無關世代,禮貌就是一種基本尊重。

由於我無法隨時收發私人mail,每次我都會告知合作方,如果有需要立即確認回覆事宜,可以用line跟我連繫。

除了一些重要的檔案以及照片,必須透過email往返,許多人使用line的時間點往往會忽略基本禮貌,總是隨性地想發就發,沒有顧及是否打擾對方,這種隨興所至的現象在群組中更是屢見不鮮,除非是很熟悉的朋友,知道對方作息,不然太早(早上8:00前)或太晚(晚間10:00後)的訊息都是一種沒禮貌的打擾。

還有另一種訊息打擾就是每次發訊都認定對方應該秒回,所以會在幾秒內連發數個訊息,或是在群組中標註某個人數次,我就曾在會議中被這樣的訊息干擾過,從那之後對方就被我列入沒禮貌的黑名單。

工作上與客戶對應時,最好最正式的文字傳達工具仍舊是email,通訊軟體是方便用來做短暫立即的討論,如果真的非常緊急,就會直接撥打電話詢問。

Y同學從最開始的邀約信件到line上面的溝通,不僅沒有在不恰當的時間發訊,每次簡短的討論確認後,總是不忘「謝謝」,這是基本又簡單的禮貌,但卻是一種如沐春風的尊重。

勇於發問有利於雙方溝通,才能提升雙方工作效率。

連繫過程中我最欣賞Y同學的一點就是「勇於發問」。

對於我提出的需求,只要有任何她不確定不明白的,她都會跟我再三確認,相對的,有些必須要他去跟學校或其他同學確認的地方,他也會把所有的資訊都弄清楚後進行溝通,雖然有些項目,Y同學提問比較多,但我都願意跟他說明清楚,因為我知道這樣的有效溝通會讓雙方工作效率提升。

職場上常常看到有些人對於主管交辦事項不清楚卻不敢提問,導致執行過程中用猜測揣摩方式進行,這往往會導致與主管期望有落差,反而落得責罵或能力不佳錯覺,有禮貌性的提問就是一種溝通與提升效率的好方法。

貼心用心的安排,創造美好的合作體驗,要創造出讓別人喜歡跟自己一起工作的感覺。

課程當天我自行驅車前往,從校門口到教室的短短路程,又開啟我的美好體驗。守衛聽到我是要來上課的老師,而我還在手忙腳亂的找出是哪個單位邀請時,守衛看了我的車號對照手邊的紀錄本,馬上微笑的說:「歡迎老師來上課,同學有幫你預先辦理登記入校,你從右手邊進去然後看到某大樓前的停車格,您車可以停在那裡,他們就在那裡辦活動。」守衛邊帶著笑容邊熱情指引我停車的方向與位置,我曾經遇過主辦單位也有預先登記,但到了門口還是得耗費時間確認半天,而且沒有告知哪裡適合停車的窘境。

車剛停妥,就看見一個正在接聽電話的身影從樓上下來, Y同學聽著我的指引迅速找到我,第一句話就是:「歡迎老師!謝謝老師來,老師看來好年輕。」幾句開場白就讓我覺得心情特別舒爽,看我拿著電腦又拿其他東西 ,Y同學連忙說:「老師我幫你拿!」 我望著這個頭嬌小的女孩,約莫XS尺寸,讓我這XL尺寸的老師怎麼忍心要她幫忙拿東西,但又不忍讓她尷尬,請她幫忙拿一個看起來大但很輕的道具。

她引領著我坐電梯到二樓教室,貼心按著電梯按鍵,讓我先進入,出來時也是他先出來幫我按著電梯讓我方便出來,這些都是我平常接待客戶的標準禮賓動作,我心裡想著:「要不就是Y同學本身家教好,不然就是學校教的好。」這些看似普通的小動作,都是一種令人感受貼心的舉動。

團隊合作就是能夠彼此協助,團隊缺的都不是英雄,而是能相互鼓勵一起前進的夥伴。

等候電梯時,Y同學就用身上的無線對講機通知其他工作人員老師已抵達,所有準備工作要確認就緒,這讓我想起自己學生時代辦活動時,也都會借幾台對講機方便連繫使用。

進到教室,協助測試設備的同學已經stand by,其他相關的工作同學也都就位,同學們見到我也是立馬起身笑臉盈盈喊著:「老師好!」 讓我有種被盛大歡迎的感覺。

我在上課當天早上發現我原本告訴Y同學的接頭形式有誤,急忙發訊通知Y同學處理,Y同學給我一個快速又放心的答案:「 沒關係,我們會處理好。」而忙中有錯的我,到了現場才發現我似乎把轉接的接頭遺落在另一個包包中,我有點慌張翻找,這時測試的同學跟我說:「老師,沒關係慢慢來!如果真的找不到, 我可以請另一個同學問問,她可能有轉接頭。」一番混亂過後我們終於搞定了設備。

這時另一個同學來跟我再次確認等下進行的時間與流程 (因為他負責幫我開場) ,於此同時 Y同學問我:「老師有甚麼要我們幫忙做的嗎?」我快速的交代他們協助發放上課資料, 一切在同學的熱心協助與幫忙下,五分鐘的時間就把前置工作完成,他們還貼心提醒我:「老師這是幫你準備的水,有需要隨時找我們。」

我有點訝異這個團隊的良好默契與效率,還有整個團隊的熱情與禮貌,實在不太相信這些都只是大二左右的孩子,在同學陸續進入教室的片刻,我才發現這三天兩夜的研習營,他們很認真的邀請四位不同領域的人來分享,還幫每個老師作了海報貼在教室牆上,這群孩子的用心著實讓我驚訝,課程中設備一度有些狀況,我正要開口請工作人員處理,卻看見同學已經自動跑到設備旁快速排除狀況,讓我可以繼續進行不被中斷。

課程中另一個讓我見識到團隊的美好,是來自於這些孩子們的互動。團隊中外向主動的人總會先站出來,但我看到他們會鼓勵比較內向的同學舉手發言,而且不只一個同學如此做,是好幾位同學都這樣,團隊中要的從來不是個人英雄,而是願意鼓勵團隊一起前進的夥伴們。

美好的體驗永遠是最好的口碑。

結束完課程後,Y同學遞上表格要我填寫,我最怕遇到要填寫很多的表格,但這表格設計得相當方便填寫,所以不需花費太多時間,而在我填寫的同時,工作人員主動地幫我把上課中使用的教具回收整理妥當交給我,這實在令我太驚訝了,這還是我遇到第一個會主動做這件事的單位,而且還是大學生啊!

填完表格後,除了剛剛課程結束主辦單位精心準備頒發給我的感謝狀(這是學校制式的),他們自己又另外遞上紀念品給我,最可愛的是知道老師要開車返回中部,還送上能量飲提振精神。這次的合作不僅讓我覺得相當愉快,也忍不住幾次和身邊朋友分享這些點滴,大讚這所學校的教育,這群孩子們可能不知道,他們的每一份貼心用心,都讓他們成為學校的驕傲口碑。

誰說千禧孩子沒禮貌又不懂事呢?至少我遇到一群很可愛的千禧孩子。

#海邊小鎮的工作日誌

#千禧孩子提醒我的待客之道

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Emma 的沙龍
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職場大小事,就讓在海邊工作的女子說給你聽。雖然不是所有的事都在海邊小鎮發生,但面對職場海波浪,千萬別讓自己變成消波塊啊!
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