商業開發筆記 #3 - 商務禮儀 Business Etiquette
2023/02/10閱讀時間約 5 分鐘
商務禮儀
商務禮儀指的是商務人員在自己的工作崗位上遵守的行為規範，也是商務活動中對人的儀容和言談舉止的普遍要求。而職業形象應與職業身分相符合，好的商務禮儀，將會體現出你的職場素養。
在成功的商業人士身邊，會有許多優秀的人，在此時我們能否留下好的第一印象非常重要。商業禮儀就是以正確的方式與他們往來，讓對方感受到尊重。
我們可以簡單分為如何介紹、交換名片、如何閒聊以及如何與客戶用餐。
一、如何介紹
在介紹時，我們要先排除不宜介紹的時機，例如活動當中以及判斷對方意願低的時候。
而介紹的原則是由卑至尊，遵守以下規則
- 以主為先：先介紹客人，再介紹主人
- 以長為先：先介紹晚輩，再介紹長輩
- 以尊為先：先介紹下屬，再介紹上級
- 以女為先：先介紹男士，再介紹女士
- 把個人介紹給團體
當客戶的高層來公司拜訪時，我們要先介紹自己公司同仁，並且從高階主管開始，再依序向下介紹。如果我們先讓客戶知道有哪些人，客戶自然會比較安心，此外，客戶可能無法記住很多人，因此要從較重要的人開始。
二、交換名片
我們交換名片是為了取得聯繫方式，當我們到一間公司的時候，可以主動提供名片給櫃檯。或是將場景轉換到會議室，我們可以在會議剛開始或是結束後交換名片。
在交換名片時，我們要注意兩個議題：
1. 如何遞交名片？
- 確保是站立的姿勢。
- 用雙手一併交給對方，名字、聯繫方式要面對對方，並注意不要遮住重要資訊。
- 同時說明自己的姓名、職稱以及公司，並兩眼直視對方。
2. 如何收取名片？
- 雙手接收，無法用雙手時，必須先道歉。
- 先看名片，複誦一次名字與職稱，同時直視對方雙眼，微笑致意。
- 如果有不會念的名字，當下應該直接詢問。
三、如何閒聊
我們都喜歡和自己相似的人。
當你去拜訪客戶時，該如何找尋共通話題呢？
我們可以從辦公室的環境、擺設，員工福利、交通狀況，以及跟他們公司有關的新聞開始。若是在會議當中，只要確認氣氛夠好，大家情緒都已經放鬆的情況下，就可以轉換話題。即便只是1~2分鐘，只要覺得彼此關係有增進，也就足夠了！
適合閒聊的時機點是在會議開始前以及會議結束後，以10~20分鐘為目標。
記住要維持自我，不要一昧的迎合對方，也不需要裝熟。碰到不熟、不認同的話題，自然的轉移話題即可。好的談話有來有往，秉持自己三分，他人七分的原則，找出彼此的共通點，產生共鳴，讓雙方都滿意、開心。
要記得，有好的收尾，才是一場好的對話。好的對話讓人有意猶未盡的感覺，而意猶未盡才會期待下一次的談話。
四、如何與客戶用餐
安排座位
提前抵達餐廳，事先安排好安靜、適合說話的座位，同時記得確認餐廳動向、付款方式是否只能使用現金等等。
站在接待區等候客戶，到餐桌旁時，把舒適的座位讓給客戶。可以的話，盡量與客戶坐在桌角兩側的位置。入座後，要確認有多少時間可以用餐，提醒服務生確認點菜速度，以便掌握節奏。
點餐
兩個原則，原則一是不要點最貴的菜，但也不要點最便宜的。原則二則是建議客戶點不同菜色，從前菜、沙拉、湯、主食…等，覆蓋各種價位。讓客戶知道可以不用在意價位。
點餐的順序由尊至卑，事先跟服務生說明點餐順序。盡量跟客戶點一樣多的菜，避免大吃大喝，也避免尷尬。
- 該不該點酒？
原則上入境隨俗，如果招待客戶吃西餐，除非席間的重要人物喝酒，否則你不該主動要求喝酒。此時，點氣泡水是比較安全的選擇，既不會讓你感覺到無聊，又可以直接加酒在裡面。
- 什麼時候可以聊公事？
點餐之後就可以開始，點餐到上菜前，大約有10~20分鐘，可以簡短的談一下公事。有興趣的話，可以在用餐時深入了解。一般情況下，公事只會占整體的一小部分，剩下時間多半在閒聊，我們要將公事盡量控制在10%以下。
結帳
如果你是主人，結帳的責任就是你的。在極重要的場合，提前到場時就可以把信用卡交給餐廳經理。結帳時機為主餐結束後，趁機找藉口離席。但如果你是客人，就不要搶著付錢，但要適時表達謝意。
要避免的事
- 不要點燉牛膝，會花費太多時間。
- 不要點漢堡，會把手弄髒。
- 盡量別點龍蝦、螃蟹等你不擅長處理的食材。
- 不要點會黏牙、染色、塞牙縫的食物。 如墨魚麵、菠菜、花椰菜、藍莓、黑莓…等。
- 點餐不要超過30秒。
- 小心會噴汁的食物，如小籠包、菠菜、番茄、流沙包、龍蝦…等。
- 如果你比大家早吃完，表示你要多說一點話。
- 如果你的食物比別人多，表示你說太多話。
- 要離開的時候，只要說「不好意思」就好。
- 不要抱怨餐點不好吃，至少意思意思吃個幾口。
五、其他禮儀
- 訪客進門後，要記得把辦公室門關上。
- 訪談過程專心對話，不工作、不接電話、不回訊息。
- 可以的話，坐在桌腳兩邊，而非對面。
- 應該招待客戶喝茶或咖啡，但身為訪客，應注意飲料潑灑出來造成的不良印象。
- 穿著永遠比客戶還正式，如有必要，穿全套西裝。
- 記住他人的名字。
- 等別人掛上電話後，再掛電話。
- 主人開車時，副駕為首位；司機開車時，後座右側為首位。
參考資料
- 商業思維學院：《B2B銷售入門》
- 經理人：別再犯了！不可輕忽的 7 個職場禮儀，做不好小心被列黑名單
- 經理人：business etiquette-商業禮儀
- VoiceTube：【職場英文】8 大基本職場禮儀學起來，一步步累積職場親和力！
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