我們在使用 RPA 工具來優化既有流程時，其實有不少技巧和方法可以協助我們在進行流程設計時更為順暢，同時更對於個人生活管理有所幫助！
因此，RPAI 數位優化器要和大家分享「標準化」能如何被運用在 RPA 流程開發之中，以確保流程設計的品質，以及如何將這樣的思維套用日常生活當中，大幅提昇自我發展與生活效率。推薦各位在讀完本文後，也可以嘗試實踐在日常生活支出，持續優化自己的人生！
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RPA 流程開發：將業務流程「標準化」
所謂「標準化」，主要是強調制定統一標準，並讓所有參與者都遵從之，進而達到提高兼容性、可重複性、安全性和品質的效果。這樣的概念從工業社會開始蔚為盛行，最經典的例子便是福特汽車，其原先僅是美國數百個小型汽車商之一，後期開始將標準化作法導入生產線，並製造出美國當時的經典車款－ T 型車，不但有一致、良好的生產品質，更大幅降低生產成本，根據統計該年代有近 60% 的車款都是由福特所生產。
在透過 RPA 進行流程優化時，我們也須將流程『標準化』。
許多組織在執行工作任務時，大多時候並沒有明確的流程與作法，因此一百個人就會有一百種執行方式，不過這樣一來容易衍生出以下幾個問題：
- 較難優化既有流程，進而落實最有效的流程執行方式
- 交接時需仰賴前人經驗與回饋，若無交接機會，新人就只能重新摸索
- 難以評估流程效益和投入成本
因此，當我們想使用 RPA 進行自動化流程開發時，第一步便得將流程「標準化」，讓每個步驟都有明確的輸入、執行方式和產出，才能讓機器人確實了解每個業務環節，並針對可能例外狀況進行判斷，才能達到最有效的人機協作！
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「標準化」對個人管理有哪些好處？
「標準化」對於個人管理同樣重要，將我們生活中較瑣碎、重複的事務進行標準化，透過制定 SOP 並養成日常習慣，有如為大腦開啟「自動導航模式」，將有助於我們專注於其他更重要的事務之上，包括祖克柏、比爾蓋茲等許多知名人士，也都有在日常生活中落實「標準化」作法！
以下就分享兩點「標準化」對於個人管理上的幫助：
1.執行作法優化：增加執行效率、強化穩定性
正所謂生活是由柴米油鹽醬醋茶所建構而成，每個人生活中都會有些繁瑣的小事需要處理，若能將其中一些事情進行標準化，也就是透過「制定 SOP」來增加執行作法的效率與穩定性，舉幾個常見情境為例：
- 身為上班族的你，是否會經常煩惱明天或下一餐要吃什麼呢？是要吃便當還是義大利麵？外送還是路過時外帶？全都外食是否太過油膩，容易對身體產生負擔？
- 每個月有信用卡帳單、水費、電費、電信費、學貸等各種帳單要繳，加上日常生活中的各種花費，卻不知道要從何紀錄起並妥善管理日常開支......
針對這些繁瑣卻重要的小事，我們可以透過制定計劃並將作法標準化，例如週末先想好隔周菜單，並分配外食、自煮比例，甚至可先去超市將下週會使用到的食材準備好、做好便當，這樣就不用每天花時間思考要吃什麼了！
針對第二點，我們也可以建立一套屬於自己的記帳系統，並確立紀錄的頻率，無論是要每天、每週甚至每月底紀錄，透過建立明確的流程與執行作法，就能讓我們在遇到類似狀況時比較不會手忙腳亂，對於個人財務規劃感興趣的朋友，也不妨參考「懶人財務規劃術，兩工具帶你無痛規劃自身資產！」這篇文章！
透過這些標準化的 SOP，我們在處理日常瑣事的時候將更加得心應手，因為會相當清楚下一步該如何執行，有了明確的步驟，後續若要重新檢視現有流程是否可再優化，也會更加有跡可循！
2.節約腦力：避免決策疲勞
根據心理學家研究，現代人一天平均要做超過 30,000 個決策，然而大腦在經過一連串的判斷之後，容易出現「決策疲勞」的狀況，因而出現自我控制力降低，甚至無意識做出錯誤判斷的情況。因此，我們可將日常生活中的部分事務採取標準化作法（開啟「自動導航模式」），讓我們得以將注意力和有限的決策能力放在其他事情上。
例如， Meta 執行長祖克柏的衣櫃都是相同色系與款式的衣服，之所以這樣做就是希望將穿搭標準化，讓我們平時不需為其所苦，減少需要思考、下判斷的狀況，進而達到節約腦力的效果。而 Microsoft 創辦人比爾蓋茲也有許多標準化做法，例如每天固定時間起床、某個時段要專注於閱讀，甚至一年當中的某一周會獨自去度假，並在那段時間沉澱思考「有意義的挑戰」。
因此，我們不妨想想一天當中，有沒有哪些你相對不在意，但卻可能花上不少時間思考的事情？如果有的話，我們可以開始思考這些事情能夠如何被標準化，避免自己總是被繁瑣的事務纏身，導致無力思考重要問題的窘境！
結語與觀點
「標準化」不只能運用在 RPA 流程開發上，讓流程變得更為穩定且有效率，也適用於個人生活管理上，來優化我們的做事方法與品質。總而言之，人類的注意力和決策空間是有限的，隨著我們每天接收到的資訊越來越多，我們更需確保自己有將時間聚焦在最重要的事情上，此時或許就可以建立「標準化」作法。
這樣的思維轉換不需花費很多時間，卻能大幅提高自己對生活的掌握度，讓我們一起成為自己的人生管理師吧！
讓我們一起由簡單開始，成就不簡單！
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這次的分享到此告一段落，想了解更多 RPA + AI 與數位轉型的最新趨勢與觀點、RPA 軟體功能介紹及實務應用案例，也歡迎追蹤 RPAI 數位優化器的社群和我們交流互動，我們下次見！
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