一個在上市公司擔任管理部門的朋友跟我聊到，他們公司目前正請外部專家協助開始撰寫2022年度的永續報告書。雖然永續報告書是掛名最高主管負責，但實際的撰寫過程，是他在統籌處理，包括對外與外部專家的聯繫，以及對內的公司內部各部門的協調。
他最近正在苦惱一件事，外部專家為了協助公司製作永續報告書，提供了一份「利害關係人問卷」，並要他把這些問卷轉交給各部門的主管填寫答案及提供資料並進行回收。但是他擔心，由於他只是一個小小的職員，可能叫不動其他部門來做這些事，其他部門的人如果就問卷內容有什麼溝通事項，他自己也無法搞定這些事。
身為上班族，被主管賦予重責算是肯定，但隨著公司內部組織的複雜化，執行被主管賦予的任務過程中，也可能會面臨到各式各樣的問題，都有各自的甘苦談。
我覺得他這個應該還不至於算是個大苦惱，或許可以請外部專家直接到公司舉行一個簡要的說明會，由外部專家直接跟各部門主管溝通，這是一個選項。但是，如果公司規模大，召開這樣的說明會似乎大費周章，就連包括約說明會的會議時間都是一項成本。所以，或許也可以考慮請外部專家在提供問卷時，一起附上簡要的說明（包括提供問卷的目的及背景，就問卷內容有問題時可直接聯繫外部專家的聯絡方式），由各部門同仁有問題的時候，直接與外部專家聯繫。
希望這位朋友的苦惱可以就這樣解決了～
