Notion 一點通｜Waterfall 瀑布式專案管理，搭配 #Dependencies 功能
專案管理的方法
前陣子 Notion 頻繁地更新版本，新增了一些功能，很明顯最近的軟體發展方向是要優化組織管理和專案管理，像是發布的 Team wiki 模版就是為了方便團隊內部管理，而今天要來介紹 Notion 針對專案管理上優化了哪些功能，以及分別對應的專有名詞和特定用法有哪些，大家聽完之後應該會有初步的概念。
Waterfall 瀑布式專案管理
專案管理的傳統作法是瀑布式專案管理，至於另一種敏捷式專案管理我們留到下集再說。之所以被稱為瀑布式，是因為傳統的專案管理有很明確的步驟流程，而且大量運用時間軸或是甘特圖來呈現視覺化效果，可以看到就像是瀑布一樣由上往下進行，但我個人覺得這更像是攔砂壩的感覺。
這種專案管理的特性也和瀑布一樣，必須完成一個階段才能往下一個階段去，具有不可逆行的特性，就像蓋房子一樣要先打好地基才能蓋牆壁，蓋好牆壁才能上樑柱，所以營造建築業就很適合用這種方式來進行專案管理。
流程與階段
瀑布式專案管理的步驟和順序包括：
- 需求分析：明確項目的需求和目標，明確的分工和指派，並定義產品功能和範圍。
- 設計：基於需求分析結果，進行產品設計、架構設計和系統設計。
- 實作：根據設計文檔和需求分析，開始編寫代碼並進行開發。
- 測試：對代碼進行測試，包括單元測試、集成測試和系統測試。
- 交付：將開發完成的產品交付給客戶或最終用戶。
- 維護：對產品進行維護和更新，以確保其長期有效性和性能。
搭配 Dependencies 功能強化任務的相依性
因為瀑布式管理特別強調每項階段任務的相依性，如果你的專案是採用瀑布式，那麼在使用資料庫可以選擇 Timeline view（時間軸檢視），找到右上角 options 的地方，把 Dependencies （依賴關係）的功能開啟，開啟後你會看到原先的時間軸每個任務會產生一個單向的箭頭，箭頭本身要完成才可以往箭頭指的任務前進（這樣看起來就像瀑布一樣往下推進）。
有時候各任務的時間點並不一定剛好是接續著，有可能會遇到重疊的情況發生，這時候裡面有三種功能可以選擇：
Shift only when dates overlap（僅在日期重疊時移動）只要前後有被管制的項目，日期重疊的話會自動推移。Shift & maintain time between items（轉移和保持項目之間的時間）鎖定現有的時間間隔，當移動項目的時候所有的時間間隔保持一致一起移動。Do not automatically shift（不自動轉移）僅移動目前項目，前後的對應項目不進行動作。Avoid weekends（避開週末）避免管制項目在週末開始或結束。開啟這項功能後，任務的開頭或結尾會自動避開六日。
結論
最後我們來總結一下，瀑布式專案管理的特性還有優缺點。
優點
- 各階段性和最終目標明確。透過甘特圖的可視化，每個人每個時間該做什麼事情一覽無遺，比較沒有模糊地帶。只需循序漸進，按部就班完成任務即可。
- 強調各階段的依存性。對於需要標準作業程序的場景特別有效，適用於製造業、營造業、品管部門、運輸業等行業特性。在這個階段沒完成就無法進行下一個階段。具有一定的品質控管和安全性保障的結果。
- 可建立重複執行的標準作業程序。當專案近趨完善，爾後有類似的活動就可以直接套用 SOP，就算成員更迭也可以有個作業依循可以直接上手，減少不良溝通引發的成本消耗，像是活動策展、舉辦馬拉松路跑活動…等等。
缺點
- 專案期間比較長。通常一個專案週期可能長達數個月以上，不具備彈性和變化。缺乏彈性的情況下，如果中途一個環節出現問題，會連帶影響後續整個進度。
- 強調各階段的依存性。沒錯這是優點也是缺點，因為每個階段的依存性很強，有時候必須把上一個步驟完成後才能進行下一個步驟。
- 線性作業無法回溯。而回饋機制往往在專案後期，這樣發展會比較僵化，也會遇到一個問題：計畫趕不上變化，還會受到沉沒成本的影響，導致最終結果偏離預期。
你可以把瀑布式想像成戰爭前夕，進攻方需要把大軍集結在前線，準備好了才發起進攻，類似這樣的概念。
敏捷式就不一樣了，敏捷式比較像是特遣隊或是特別行動小組，鎖定特定任務目標進行快速反應打擊。我們下一集會探討敏捷式專案管理搭配 Notion 來執行會是什麼呈現方式。
所以一般來說，兩種模式各有各的適用性，並不一定哪個好或哪個不好，把握一個原則，如果你的專案有明確指向的成果目標，可以使用瀑布式，如果中途的不確定因素過多，可以考慮改用敏捷式來因應瞬息萬變的狀況。
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