信件撰寫小技巧，讓職場溝通聯繫更加順利
進入職場中，不可避免的就是會寫到電子郵件，不論是客戶往來或是內部信件通知，寄信成了日常中構通重要管道，我們都知道在職場中提升形象非常重要。但對於專業人士來說，撰寫一封專業的電子郵件也是很重要，不僅能有效傳遞信息，還能提升您的形象和溝通效率。這次將一起探討電子郵件撰寫的時候容易遇到的五個注意點，寫好郵件一起提升職場形象。
一、 一次性寄給多人？解密「副本」和「密件副本」的使用場景差異性！
在撰寫電子郵件時，可能會遇到要將郵件發送給多個收件人的情況。如果需要寄給多人，一封封的發信，耗時又繁瑣。這時候，可以選擇將所有收件人列於副本（CC）或密件副本（BCC）中，但這兩又有什麼差別呢？
- 副本 (CC)：使用副本，當您希望開放性的討論和合作，或者需要讓所有人都知道其他人收到了相同的信息時。
- 可見性： 副本中的﹝所有收件人可以看到所有其他收件人的郵件地址﹞，若是有機密文件的就要更加特別注意。
- 透明度： 所有人都知道郵件已經發送給多個收件人，因此這是一個開放的傳遞方式，若是公開會議或是集體通知就很適合。適用於需要開放的討論或合作，所有人可以共享信息並交換意見。
- 密件副本 (BCC)：選擇密件副本，當您需要保護收件人的隱私，或者想要發送給多個收件人而不讓他們知道彼此身份時
- 隱私保護： 密件副本中的收件人無法看到其他人的郵件地址，因此保護了隱私。而且收件人感受不到這是一封群發郵件，每個人都以為只有自己收到了，具有一對一的特性，因此適用於私密的或個人的溝通，例如發送個人諮詢或資訊。
- 保密性： 用於向不同的收件人發送相同的內容，而不讓他們知道彼此的存在。
二、 快速而準確的回覆：如何選擇「回覆」或「全部回覆」？
當收到一封郵件並需要回覆時，可以選擇單獨回覆給寄件人，或者將回覆發送給所有收件人（全部回覆）。選擇取決於您回覆的內容是否對所有人有意義。如果您的回覆涉及所有人，則使用全部回覆可以確保所有人都能獲得相關信息，節省多封寄信時間。總體來說，「回覆」適用於一對一的對話或特定收件人的交流，而「全部回覆」則適用於群體
- 回覆 (Reply)：
- 僅回覆給寄件人： 回覆僅發送給郵件的原始寄件人，其他收件人不會收到此回覆。
- 單一可見性： 只有郵件的寄件人能看到你的回覆內容。
- 獨立目的：通常用於個人對話或需要與單一收件人交流的情況下。適用於提供私人保持隱私的、具體的答案或討論，不一定適合其他收件人。
- 全部回覆 (Reply All)：
- 所有收件人： 全部回覆將回覆發送給所有收件人，包括原始寄件人和以及原始郵件中的所有參與者。。
- 全面共享性： 所有收件人都能看到你的回覆內容，則常用於需要給所有相關人員提供相同資訊或讓每個人參與討論的情況下，以促進透明度和群體溝通。
- 全局性： 可能引起較廣泛的討論，適合需要多方參與的主題。
- 郵件回覆效率的建議
- 優先處理郵件：將郵件分類為緊急和重要、一般和次要等級，並優先處理緊急且重要的郵件。這有助於確保你及時回覆最重要的郵件。
- 使用模板或預設回覆：如果你經常回覆相似的郵件，考慮使用模板或預設回覆。這可以節省時間，特別是在回復常見問題或提供常見資訊時。
- 建立文件和資料夾結構：建立組織良好的文件和資料夾結構，將郵件歸檔整理到適當的位置。這樣你可以輕鬆地找到所需的郵件，減少搜索時間並提高回覆效率。
- 回覆期限管理：對於重要的郵件，設定回覆期限並給自己提醒。這有助於確保及時回覆重要的郵件並避免延誤。
三、 簡明扼要：「主旨」撰寫的重要性與技巧
有時候寫了信，對方回信或是根本沒有打開信封，最後只能親自電話致電溝通，這有可能是因主旨無法不清楚而使得收件人忽略掉或是覺得是廣告郵件而放到郵件垃圾桶中。主旨是郵件的第一印象，也是讓收件人決定是否打開郵件的因素之一。主旨應該簡明扼要地描述郵件的主要內容，同時引起收件人的興趣。使用明確的語言，避免使用模棱兩可或過於花俏的詞彙。另外，如果有關鍵信息，可以放在主旨中以便快速抓住收件人的注意力。- 簡潔明瞭： 主旨應該簡潔明瞭，一句話能夠表達郵件的主要內容。
- 關鍵信息：在主旨中使用關鍵詞可以幫助讀者更快地理解文章的主題和內容，也可在信件時快速搜尋。，避免偏離主題。
- 傳達目的：主旨應該清楚地傳達文章的目的和意圖，讓讀者明白你想要傳達什麼訊息。
- 適應讀者：考慮讀者的背景，確保主旨能夠對他們產生共鳴。
- 測試文章清晰度：在確定主旨後，也可以給周遭同事看看，畢竟連夥伴都看不懂，對方廠商應該會更難以理解。
四、個人品牌的傳遞者：如何在Email中展示「清楚的連絡資訊」
在專業的電子郵件中，提供明確的聯絡資訊非常重要。這包括您的名稱、職位、公司名稱、電話號碼和其他相關聯絡方式。透過提供清晰的聯絡資訊，你能夠更容易與同事、客戶和合作夥伴建立聯繫，並促進順暢的溝通和業務往來。
- 完整性： 在郵件簽名中提供足夠的聯絡資訊，讓收件人能夠輕鬆與您聯繫。
- 清晰明瞭： 聯絡資訊應該清晰明瞭，包括姓名、職位、公司名稱、電子郵件和電話號碼。
五、 信件寄出前最後一哩路：發送職場郵件前必看
- 確認收件人和主題：為何確保準確的收件人和有吸引力的主題是成功郵件的關鍵。舉來來說：如果您是一位行銷專員，正要向客戶介紹新產品，主題可以是：「全新產品系列：翻轉您的體驗！」
- 撰寫簡潔明瞭的內容：郵件內容應該簡潔明瞭，避免冗長。舉來來說：「親愛的客戶，我們很高興地通知您，我們的全新產品系列現已推出。這些產品融合了創新和功能性，將為您帶來嶄新的體驗。請點擊以下連結查看詳細資訊。」
- 使用正確的語氣和禮貌：選擇適當的語氣和禮貌詞彙，以建立良好且專業的溝通氛圍。舉例來說：「我們誠摯地邀請您參與我們的研討會。」
- 審查和校對有無錯別字：避免在郵件中出現拼寫和語法錯誤，以提高專業度。舉例來說：「我們期待著您的參與，一同分享和交流意見。」
- 添加相關附件和連結：如果需要，附加相關文件或提供連結，以便讀者獲取更多資訊。舉例來說：「您可以在附件中找到詳細的報告，或訪問我們的網站以獲取更多信息。」
- 使用具體的例子和數據：如何通過提供具體的例子和數據來支持你的觀點，使郵件更具說服力。舉例來說：「根據最新的市場調查，我們的產品在過去一年中實現了20%的增長率。」
- 善用重點和段落結構：如何使用重點或顏色，且用例式結構來撰寫郵件，使其更易於閱讀和理解。舉例來說：「重點一：活動日期 我們的活動將於八月十五日舉行。」
- 考慮收件人的需求和期望：了解收件人的需求和期望，並根據其背景和角色來調整你的郵件內容。舉例來說：「由於您過去對我們的產品表現出濃厚的興趣，我們誠邀您參加這次的產品展示活動。」
這邊也示範一種【會議信件模板】給大家，大家可以在依照各自情形進行增減修改。未來有會議通知時，會需要以郵件提醒各階級主管，屆時信件內容及活動主旨通知都會非常重要。只要按下連結，然後點選右上角的複製就可以自由編輯囉
【會議信件模板】
在現代專業生活中，撰寫有效的電子郵件是一項不可或缺的技能。透過適當地使用副本、回覆，以及精心撰寫的主旨，您可以確保您的郵件傳遞信息的同時也保持專業形象。記得在發送前仔細檢查，確保一切井然有序。藉由遵循這些建議，您可以成為一位出色的電子郵件寫手。
